Facultad Matemática, Física y Computación Especialidad: Ciencias de la Información Thesis Director : MSc. Yusilka Martínez Veitía MSc. Asleni Díaz Jiménez Tutores: MSc. Yusilka Martínez Veitía MSc. Asleni Díaz Jiménez Departamento de Ciencias de la Información Título: Diseño de un Cuadro de Clasificación para la Facultad de Matemática, Física y Computación Autor: Jorge Luis Álvarez Valero Santa Clara, Noviembre, 2022 Facultad Matemática, Física y Computación Especialidad: Ciencias de la Información Academic Department of Information Science Title: Design of a Classification Table at the Faculty of Mathematics, Physics and Computing of UCLV Author: Jorge Luis Álvarez Valero Thesis Director : MSc. Yusilka Martínez Veitía MSc. Asleni Díaz Jiménez Este documento es Propiedad Patrimonial de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, y se encuentra depositado en los fondos de la Biblioteca Universitaria “Chiqui Gómez Lubian” subordinada a la Dirección de Información Científico Técnica de la mencionada casa de altos estudios. Se autoriza su utilización bajo la licencia siguiente: Atribución- No Comercial- Compartir Igual Para cualquier información contacte con: Dirección de Información Científico Técnica. Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Carretera a Camajuaní. Km 5½. Santa Clara. Villa Clara. Cuba. CP. 54 830 Teléfonos.: +53 01 42281503-1419 Agradecimientos Para todas aquellas personas que durante estos 5 años de estudio me han apoyado y resulta muy importante para mí, poder manifestarles mis agradecimientos. A Yusilka Martínez Veitía y Asleni Díaz Jiménez por ser mis tutoras, por su orientación, sus excelentes consejos y su apoyo incondicional durante todos estos meses. Gracias a ustedes puedo decir que concluí mi tesis. A mis padres especialmente a mi madre que me apoyó siempre y me educó para q me convirtiera en todo lo que soy hoy. A mis tías Meida y Melli por brindarme sus excelentes consejos y por ayudarme en todo lo necesario. A mis primos por apoyarme y siempre estar ahí cuando los necesite. A mi familia en general que siempre estuvo a mi lado en todo momento A los amigos que hice en estos 5 años por compartir momentos únicos juntos A todos los profesores de la carrera por todo lo que me enseñaron y formar parte de estos 5 años de mi preparación como profesional. A todos los que de una forma u otra estuvieron a mí lado y me brindaron su apoyo, en especial a mi grupo de ciencias de la información. Resumen La organización documental es una etapa fundamental que permite la correcta disposición de los documentos a través de instrumentos archivísticos, entre los que destacan los cuadros de clasificación documental. Éstos resultan de utilidad en las universidades para visualizar de manera conjunta, los grandes volúmenes de documentos que se generan. Se presenta una investigación que tiene como objetivo: elaborar un cuadro de clasificación orgánico-funcional para la Facultad de Matemática, Física y Computación. El estudio presenta un enfoque cuantitativo de tipo descriptivo y clasifica como no experimental del tipo transaccional o transversal. Entre los métodos que apoyan la investigación se encuentran los del nivel teórico y empírico. Las técnicas de investigación más empleadas son la entrevista y el cuestionario, que resultaron clave en la conformación del resultado final. La población está constituida por el fondo documental de la Facultad de Matemática, Física y Computación. La muestra clasifica como no probabilística intencional. Se incluye el fondo documental de la FMFC, excluyendo los subfondos de la Secretaría Docente y del Centro de Investigaciones de la Informática. El cuadro de clasificación que se propone contribuye a la organización y gestión de los fondos documentales de la Facultad. Palabras clave: clasificación documental, cuadro de clasificación documental, orgánico-funcional, Facultad de Matemática, Física y Computación. Abstract The documentary organization is a fundamental stage that allows the correct disposition of the documents through archival instruments, among which the documentary classification tables stand out. These are useful in universities to visualize together, the large volumes of documents that are generated. A research is presented that aims to: elaborate an organic-functional classification table for the Faculty of Mathematics, Physics and Computing. The study presents a quantitative approach of descriptive type and classifies as non- experimental of the transactional or cross-sectional type. Among the methods that support the research are those of the theoretical and empirical level. The most used research techniques are the interview and the questionnaire, which were key in shaping the final result. The population is constituted by the documentary fund of the Faculty of Mathematics, Physics and Computing. The sample is classified as intentional non-probabilistic. The documentary collection of the FMFC is included, excluding the sub-funds of the Teaching Secretariat and the Computer Research Center. The proposed classification table contributes to the organization and management of the Faculty's documentary collections. Keywords: documentary classification, documentary classification table, organic-functional, Faculty of Mathematics, Physics and Computing. Tabla de contenido Introducción ............................................................................................................. 1 Capítulo 1. Referentes teóricos conceptuales sobre los Cuadros de Clasificación Documental. ....................................................................................... 9 1.1 La organización documental: Clasificación y Ordenación.......................... 9 1.2 Los cuadros de clasificación documental ................................................ 16 1.3 Los cuadros de clasificación documental en archivos universitarios ....... 22 Capítulo 2. Diseño del cuadro de clasificación orgánico-funcional para la Facultad de Matemática, Física y Computación .................................................... 28 2.1 Caracterizacion de la FMFC .................................................................... 28 2.2 Caracterización de la organización documental en la FMFC ................... 31 2.3 Cuadro de Clasificación Documental para la FMFC. ............................... 32 Conclusiones: ........................................................................................................ 46 Referencias Bibliográfica ....................................................................................... 47 Anexos .................................................................................................................. 50 1 Introducción La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. La clasificación documental es la fase del proceso de organización documental, donde se identifica la producción de información en diversos soportes, estableciendo agrupaciones en concordancia con la estructura orgánica y funcional del fondo. La clasificación documental es un proceso técnico proveniente de la archivística tradicional francesa, asumido en la actualidad por la gestión documental, debido a la propia evolución de esta ciencia (Carreño y Ramirez, 2018). Sánchez (2020) define la clasificación como un “conjunto de procesos que agregan valor intelectual a la conformación de las agrupaciones documentales, a la vez que tienen como interés facilitar el acceso a la información” (p. 25). Autores como Páez (2004) hacen referencia a los sistemas de clasificación resaltando para ello las diferencias a partir de la diversidad de conceptos y términos de los sistemas de clasificación: - La clasificación orgánica proporciona un sistema tradicional, se trasforma a un ritmo vertiginoso por lo que su uso resulta inseguro y obliga a rehacer los cuadros de clasificación. En este caso resalta la flexibilidad del sistema al basarse en organismos administrativos que pueden sufrir modificaciones o alteraciones en el tiempo. - La clasificación funcional proporciona seguridad al mantener la construcción clasificatoria. Se resalta la mayor estabilidad que brinda este sistema por basarse en elementos como funciones y actividades, las cuales dan claridad sobre las series que se designen, a la vez que tienen menos probabilidad de cambio en el tiempo. Para Mundet (2006) el sistema que se elija debe responder a tres aspectos fundamentales para el proceso de clasificación, estos son: • Estabilidad para mantenerse en el tiempo. • Objetividad y no depender de percepciones. • Sustentarse en la naturaleza del documento. 2 El proceso de clasificación documental ha mostrado un proceso evolutivo, determinado por el desarrollo de las ciencias, su integración y diversificación. De ahí que exista una amplia variedad de sistemas de clasificación. Estos tienen como tareas principales la organización, el control y almacenamiento de la documentación que constituye prueba y evidencia de las transacciones administrativas. La clasificación favorece la sistematización del conocimiento, en general, de los tipos documentales generados por la entidad y su posterior reutilización. Como antecedentes de la investigación se pueden citar: Antecedentes internacionales  Diseño del Cuadro de Clasificación Documental del Instituto Colombiano de Antropología e Historia (Parra, 2009). Este trabajo de grado se desarrolla un cuadro de clasificación que permitió identificar toda la documentación producida en el centro. Refleja la clasificación dada a la documentación producida por el Instituto, se registra los códigos de las series, subseries y oficina Productora, se consideró necesario incluir los datos relacionados a la normatividad, valoración documental, y también el proceso al cual hace referencia la serie o subserie.  Propuesta para la gestión documental de archivos escolares en Chile: El Instituto Nacional General José Miguel Carrera (Adrizola, 2017). Este trabajo aborda la organización documental del liceo Instituto Nacional General José Miguel Carrera de Santiago, desarrollando dos herramientas críticas para la gestión de documentos: el cuadro de clasificación orgánico-funcional y la tabla de retención documental, desde una visión de la archivística integrada conceptualizando los documentos como prueba y memoria de la organización. Antecedentes nacionales:  Propuesta de cuadro de clasificación funcional para el sistema de archivos de la Universidad de Ciencias Informática de Cuba (Lopez y Mena, 2009). Se realiza una propuesta de organización documental basada en los principios archivísticos fundamentales para el contexto en el que se desarrolla la producción documental de la referida institución. 3  Cuadro de Clasificación Documental de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad “Marta Abreu” de Las Villas (García, 2013). La confección del cuadro de clasificación se realiza bajo el criterio orgánico, teniendo como guía la estructura y el organigrama de la entidad investigada. El cuadro de clasificación que se propone posee todas las condiciones para el perfeccionamiento de la actividad informacional en la institución que se destina.  Implementación de un Sistema de Gestión Documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y la Educación (Font, 2014). El objetivo de esta investigación es identificar la estructura, las funciones y sujetos productores de los documentos en la Facultad de Ciencias de la Información y la Educación para proceder a su organización dentro del sistema de gestión documental.  Clasificación archivística por procesos: una experiencia en la Universidad de La Habana (Guirola, Batista, y Herrera, 2016). Se analizan las prácticas de la clasificación documental y expone una propuesta de cuadro de clasificación por procesos al subfondo de la Escuela de Verano de la Universidad de La Habana. Situación problémica: En la Facultad de Matemática Física y Computación se hace difícil la búsqueda y recuperación de los documentos que son generados en el ejercicio de las funciones de los departamentos y áreas administrativas. Debido a la ineficaz identificación de los tipos documentales generados y la ausencia de una clasificación estructurada de la documentación. De igual forma, no se manifiesta una correcta vinculación de las funciones con los documentos generados por los sujetos productores. Interrogante científica: ¿Cómo organizar los documentos archivísticos en la Facultad de Matemática Física y Computación de la UCLV? 4 Objetivo general: Elaborar un cuadro de clasificación orgánico-funcional para la Facultad de Matemática, Física y Computación. Objetivos específicos: Examinar los referentes teóricos conceptuales en relación a los cuadros de clasificación. Caracterizar la organización documental de la Facultad de Matemática, Física y Computación. Diseñar un cuadro de clasificación orgánico-funcional para la Facultad de Matemática, Física y Computación. Justificación de la investigación: Los instrumentos de clasificación son los primeros en lograr la descripción de un archivo. Los cuadros de clasificación documental (CCD) son herramientas cuya principal finalidad es la descripción y organización del fondo documental. El diseño de un cuadro de clasificación orgánico-funcional para la Facultad de Matemática, Física y Computación (FMFC) permitirá una visualización conjunta de los fondos, las funciones institucionales y las relaciones jerárquicas entre los grupos documentales. De este modo facilitará la planificación de manera sistemática a todas las operaciones del tratamiento archivístico. Asimismo, se determinarán los sujetos productores, las funciones y los documentos de la FMFC. Además, permitirá la transferencia de documentos archivísticos, la evaluación y la realización de otros instrumentos de descripción. Con la implementación del cuadro de clasificación orgánico-funcional se beneficiarán los gestores documentales al tener organizados los fondos en un único instrumento de organización. Esta investigación aportará un instrumento de organización para la búsqueda y recuperación de la información dentro de sus archivos de gestión. Desde el punto de vista teórico y metodológico puede servir de guía en la conformación de este tipo de instrumentos en instituciones con funciones y estructuras similares. Limitaciones del estudio: La principal limitación del estudio estuvo dada por el insuficiente conocimiento sobre las funciones administrativas pertenecientes a cada sujeto productor de 5 documentos y la antigüedad de las mismas, por lo que no existe, en muchos casos, una relación directa entre las funciones y los tipos documentales generados.  Objeto de investigación: Clasificación documental  Campo de investigación: Cuadro de Clasificación Documental Descripción de los capítulos Capítulo 1. En el capítulo se abordan los referentes teóricos sobre la ordenación, la clasificación y su vínculo con los CCD. Se presentan la importancia y características de los mismos. Capítulo 2. Se exponen la caracterización de la FMFC y los resultados del diagnóstico sobre la organización documental en dicha Facultad. Además, se presenta la propuesta de CCD orgánico-funcional para la FMFC. Apartado Metodológico de la Investigación Para desarrollar la investigación se han empleado diferentes métodos y técnicas de recogida y análisis de información. A continuación, se explican los supuestos metodológicos que apoyan la obtención de los resultados de la investigación. Enfoque de la investigación: El enfoque de la investigación es cuantitativo, se recolectan y analizan datos para determinar la información que contendrá el cuadro de clasificación que se propone. Tipo de Investigación: La investigación es descriptiva ya que se recolectan datos sobre la variable clasificación documental. Se describe el contexto y la organización documental en la FMFC. Además, se identifican las tipologías documentales y las funciones asociadas en el proceso de producción documental. Diseño de investigación: La investigación es no experimental del tipo transaccional o transversal ya que no se tiene control completo de la variable clasificación documental. Además, 6 se estudia el transcurso de los documentos desde su creación hasta su archivado en las dependencias de la Facultad. Variable: Clasificación documental. Definición conceptual de la variable clasificación documental: “es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo” (INEC, 2017, p. 9) Operacionalización de la variable. Tabla 1. Operacionalización de la variable Variable Indicador Dimensión Clasificación documental Clasificación Régimen jurídico Estructura jerárquica Funciones Ordenación Series documentales Tipos documentales Población: Fondo documental de la FMFC, constituido por los subfondos del Decanato, Vicedecanatos, Administración y Departamentos docentes. Muestra: La muestra clasifica como no probabilística intencional. Se incluye el fondo documental de la FMFC, excluyendo los subfondo de la Secretaría Docente y del Centro de Investigaciones de la Informática. En el primer caso por presentar un sistema de clasificación y ordenación general. En el segundo caso porque sus documentos no presentan valor fiscal y contable para la administración general y el desempeño de sus funciones queda reflejado en los documentos archivados por el Vicedecanato de investigación y posgrado. Métodos de investigación: Métodos teóricos Analítico Sintético: Permitió el análisis detallado de la documentación relacionada con el tema de investigación y la síntesis de toda la información relevante. El empleo de este método facilitó la elaboración del marco teórico, 7 se referencian los principales autores y postulados sobre la clasificación documental y los CCD. Sistémico estructural: Permitió establecer el sistema de contenidos de lo general a lo particular. Se definió el procedimiento técnico documental para el diseño del cuadro de clasificación. Además de tener en cuenta la propuesta de estructura institucional para el diseño del cuadro de clasificación. Inductivo deductivo: Permitió establecer un orden lineal de los conceptos a partir de temas relacionados con la clasificación documental para luego enmarcarse específicamente en el diseño del cuadro de clasificación. Métodos empíricos Análisis documental clásico: Se utilizó para la recopilación de fuentes de información de variada tipología documental (tesis, libros, sitios web y artículos científicos), indispensables para llevar a cabo el desarrollo de la investigación. Encuesta: Este método se desarrolla para diagnosticar la organización documental en la Facultad de Matemática, Física y Computación a través de un cuestionario. Técnicas de investigación: Revisión de documentos Se aplica esta técnica a partir de la revisión de distintas tipologías documentales. Para la organización y agrupación de las fuentes consultadas se empleó la norma APA 6ta edición y el gestor bibliográfico EndNote. Cuestionario: Se aplicó un instrumento para diagnosticar la organización documental en la Facultad de Matemática, Física y Computación tomando como referencia la Sección Control intelectual y representación. La cual pertenece al Nivel Inicial del Cuestionario de Autoevaluación o check-list del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD de la RTA). Anexo 1 Entrevista: La entrevista se utilizó para determinar las funciones y documentos generados en la FMFC. Para el desarrollo de la misma se selecciona la entrevista semiestructurada que permite introducir nuevas preguntas a partir 8 del diálogo con los implicados. Fueron entrevistados; el Decano, los Vicedecanos, los jefes de departamentos, los coordinadores de carrera, los jefes de disciplinas, los profesores principales de año, los profesores guía y la administración. Anexo 2 9 Capítulo 1. Referentes teóricos conceptuales sobre los Cuadros de Clasificación Documental. En el presente capítulo se examinan los conceptos y posturas en relación con la organización documental. Se hace énfasis en las concepciones entorno a los cuadros de clasificación documental y sus tipologías. 1.1 La organización documental: Clasificación y Ordenación La organización de documentos se encarga de sistematizar los tipos documentales y otorgarles un orden lógico de acuerdo a las funciones y prioridades organizacionales. El archivo constituye el espacio por excelencia para visibilizar, de manera conjunta, el resultado de la organización documental. En el blog ATS Gestión Documental (2018) se define al archivo como; “acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta”. El archivo ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, por los siguientes motivos: 1. Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en un único sistema. 2. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación. 3. Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos. 4. Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un modo seguro y certificado. 5. Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una óptima gestión del sistema de gestión documental (Universitat Oberta de Catalunya, 2022). El archivo puede ser concebido como local, institución o servicio especializado. Para la investigación que se presenta se asume la última acepción, ya que se 10 centra en la acción de archivar correctamente bajo los preceptos de la Disciplina Archivística. La función esencial del archivo es facilitar el acceso a los documentos por medio de instrumentos de organización de los fondos documentales. Para lo cual, se debe favorecer la identificación óptima de los documentos archivísticos, así como su clasificación y ordenación lógica. Con anterioridad, se hace referencia a los documentos archivísticos, al ser el recurso principal dentro del archivo. Se considera oportuno para la investigación que se presenta definir el término. El documento archivístico es un objeto informativo que registra actos o transacciones de la sociedad, en este caso de la institución y que, por tanto, posee una naturaleza funcional evidenciar, que le da valor administrativo y patrimonial (Castillo y Mena, 2011). En tanto, la Coordinación de Archivos de la UNAM (2019) se refiere al documento de archivo como “ Aquel que registra un hecho, acto administrativo, legal, fiscal o contable y es generado, recibido, obtenido, adquirido, procesado y/o conservado en el ejercicio de las funciones o competencias (…) en cualquier época y con independencia de su soporte” (p. 12). Se coincide con lo expuesto por la Coordinación de Archivos de la UNAM, porque se aprecia el desarrollo en el concepto de documento de archivo. Se reflejan los valores de los mismos, el acto de creación y se hace distinción de que pueden ser desarrollados en cualquier soporte. Los documentos de archivo tienen diferentes características, entre las que destacan. (González, 2010)  La propia génesis u origen, nace dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo por personas físicas o jurídicas.  Los documentos de archivo son únicos, exclusivos, responden a la actividad concreta de un productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La información de cada documento nunca es idéntica a otro. Su condición de únicos está definida por: - Integridad: debe estar completo, no le debe faltar ninguna de sus partes. - Autenticidad: que correspondan al autor, fecha, lugar y asunto que en él se consignan. 11 - No generan propiedad intelectual ni derecho de autor.  Tiene un carácter seriado, el documento de archivo no es una pieza aislada, su existencia viene determinada porque pertenecen a un conjunto, al cual se le denomina serie documental. Las características de los documentos de archivo demuestran la importancia de los mismos. Se resaltan las cualidades de autenticidad, fiabilidad, integridad y utilidad que deben cumplir por su condición de fuentes de información de un archivo. La organización documental es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales (Valiente, 2010). El proceso de organización se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión) (Aparisi, 2020). De acuerdo a lo planteado por González (2012) la organización del fondo documental de un archivo responde a dos necesidades: 1. Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. 2. Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos, es decir, aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la única ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa del fondo documental. Las ventajas expresadas con anterioridad constituyen referentes del alcance de la organización documental al más amplio nivel. Reflejan las aristas fundamentales y la razón de ser de este proceso archivístico. Mateo (2020) fundamenta que la organización presenta una serie de objetivos fundamentales: 12  Coadyuvar con el servicio de consulta, y considerando que los documentos aportan mayor información si se encuentran integrados por su contexto.  Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, bien mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original, si se trata de fondos institucionales, o bien según la distribución lógica de agrupación, en el caso de las colecciones.  Evidenciar o reconstruir la disposición de un archivo, a partir de las relaciones funcionales y estructurales que, de manera natural, se producen entre los documentos durante su ciclo vital. Una correcta organización de los fondos documentales en las organizaciones favorece la conservación, disminuye las pérdidas y mejora las búsquedas de información. Lo que repercute en un adecuado control interno y una reducción de los riesgos asociados a la gestión diaria de los documentos. De acuerdo con Mateo (2020) la organización consta de dos etapa:  Clasificación: supone establecer clases o grupos de documentos, únicos y diferentes entre sí de modo que queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Esta separación por grupos documentales se efectúa según el principio clave de la Archivística: el respeto a la procedencia de los fondos documentales.  Ordenación: consiste en unir y relacionar los distintos elementos de cada clase o grupo creados inicialmente, de acuerdo con una unidad –orden establecido de antemano. Habitualmente los términos "clasificar" y "ordenar" se emplean de manera indistinta en el lenguaje coloquial. Desde el punto de vista archivístico, existen muchas y muy importantes diferencias que hay que conocer (Mateo, 2020). Parra (2009) plantea que “la clasificación como proceso archivístico, permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones”. (p.15) La clasificación es un proceso clave del tratamiento archivístico de los documentos. Constituye una herramienta de gestión documental que provee la 13 estructura de los documentos en el fondo, a través de la identificación de las agrupaciones documentales, y revela las relaciones existentes entre los documentos por medio de los descriptores de contenido (Guirola et al., 2016 ). La clasificación documental “es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo” (INEC, 2017, p. 9). Se concuerda con el criterio de Parra (2009) ya que aborda de manera amplia todo lo relacionado con la clasificación documental, haciendo énfasis principalmente en la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional. La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza con las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). La clasificación no determina cómo deben situarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, especifica la unidad administrativa, la función y la serie. La clasificación se ha tipificado en función de la diversidad de las organizaciones y de su propia naturaleza cambiante. En sus inicios se utilizaba la clasificación por materias para segmentar los fondos documentales. La misma fue factible en organizaciones de pequeña estructura y con tipos documentales fijos. La propia clasificación por materias dio paso a la clasificación orgánica que solventó la organización documental de acuerdo a la estructura institucional. Se utiliza un criterio orgánico cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución. Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan. Entre los inconvenientes para desarrollar la clasificación orgánica se encuentran según Barbadillo (2010):  Obligación de cambiar el cuadro a medida que se producen cambios organizativos.  Solo muestra un estado de la evolución del archivo.  Muestra un momento del tiempo. 14  Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales. En la clasificación orgánica las series son agrupadas en función de las divisiones administrativas o de la propia estructura orgánica de la institución; así quedan sujetas a los departamentos, unidades con una estructura jerárquica dividida desde las unidades administrativas más simples a las más amplias. (El documentalista audiovisual, 2014) Por su parte, la clasificación funcional permite organizar los fondos por funciones administrativas. Las funciones y actividades no suelen cambiar con frecuencia, por lo que este tipo de clasificación suele ser estable. La clasificación funcional es la agrupación de los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la institución, dentro de una estructura jerárquica y lógica. La identificación y agrupación de los documentos se lleva a cabo mediante un cuadro de clasificación. (El documentalista audiovisual, 2014) La evolución de la clasificación documental permite hablar de clasificación orgánico-funcional y clasificación por procesos. La clasificación orgánico- funcional responde a las prácticas y técnicas devenidas de la clasificación orgánica y funcional, por ser el modo en que se organizan lógica y físicamente los documentos y series documentales, cualquiera que sea su soporte. (Archivo General de la Universidad Pública de Navarra, 2009) La clasificación por procesos es un “(…) modelo que permite ver la producción documental como un todo integrado, en el que cada rol de un proceso realiza su gestión, de manera sistemática, en lugar de obedecer solo a unas exigencias rígidas según la dependencia que los crea”. (Vargas y Hernández, 2009, p. 22) La elección de uno u otro tipo de clasificación está en dependencia del tipo de institución, la definición de su estructura, funciones, procesos, actividades y documentos. Asimismo, se tendrá en cuenta el marco regulatorio imperante que regula la actividad documental en el ministerio al cual pertenece la institución y demás normativas nacionales e internacionales. Por su parte para Heredia (1995) la ordenación es “(…) el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como 15 los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado”. A su vez Jiménez (2003) argumenta que “la ordenación no es solo una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo)”. En la definición anterior se aprecia una evolución en el concepto de ordenación, desde el punto de vista de la gestión documental. Se introduce el término dinámica admirativa para hacer alusión a los trámites que anteceden la disposición final del documento de archivo para su organización. Los documentos se crean de manera paulatina y requieren de las exigencias propias de su contexto, utilidad, valor, entre otros atributos que lo distinguen como documento de archivo. Los principios generales para la ordenación documental de acuerdo con Martín (2009) son;  Principio de procedencia: Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes.  Principio de orden natural: hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. (p. 1) La ordenación documental se rige por sistemas de ordenación para secuenciar las series o subseries que se intervienen. Estos sistemas de ordenación se establecen en dependencia del fondo documental y de las variabilidades de las funciones por las que fueron generados. 16 Figura 2. Sistema de ordenación. Fuente (Parada, 2013) La clasificación y la ordenación no admiten igualdad de significado. Estas dos actividades, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivística se considera organización documental. Ambas van encaminadas a respetar la situación en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se ha deshecho. (Jiménez, 2003) La clasificación y la ordenación constituyen procesos que respaldan la organización documental. Ello permite tener un control de los documentos de archivo, así como facilidades para su localización. Lo anterior repercute en una adecuada gestión de los fondos del archivo. 1.2 Los cuadros de clasificación documental Los instrumentos archivísticos permiten planear, describir, monitorear, controlar y organizar las actividades documentales y sus documentos. Constituyen herramientas que apoyan la labor del archivero para gestionar los fondos que tienen bajo su responsabilidad. Existen diferentes tipos de instrumentos técnicos archivísticos relacionados con la planeación, el control y la consulta de la información contenida en los documentos de archivo. Cada uno tiene una finalidad específica y se utilizan en las distintas etapas del ciclo vital de éstos (Dirección General de Innovación, 2021). 17 Figura 3. Los instrumentos y su aplicación. Fuente: (Dirección General de Innovación, 2021) Entre los instrumentos de control archivístico se encuentra el CCD. El mismo es el resultado de la clasificación y constituyen un instrumento de control esencial en los sistemas de gestión documental. Sierra (2006) analiza las conceptualizaciones de cuadro, clasificación y documental:  Cuadro: esquema donde se registran las diversas agrupaciones documentales de un archivo (fondo, sección, subsección, serie, subserie y unidad documental), dependiendo de la fase en la cual se esté trabajando.  Clasificación: tipificación de la documentación de acuerdo con algunas características preestablecidas, independientemente del soporte, acceso, origen, destino, etcétera.  Documental: la totalidad de los documentos del organismo productor resultado de funciones comunes, específicas y/o sustantivas: los cuales responden a procesos y procedimientos establecidos por la institución. Es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción, valoración, recuperación, difusión, etcétera. Pudiendo definirse como un índice de clasificación basado en las series documentales de una organización. 18 El CCD es el primer instrumento de descripción de un archivo, y el único que permite una visualización conjunta de los fondos, las relaciones jerárquicas entre los grupos, así como de la institución y de la actividad que desarrolla. (Sierra, 2006) Según Parra (2009) el CCD es un esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. Se registran jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales. El código se asigna a las dependencias, teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad. Roberge (2011) define el cuadro de clasificación como: una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama generalmente expedientes. (p. 15) El CCD, es un instrumento clave dentro del proceso de gestión de documentos, debido a que permite la identificación de archivos por medio de la asignación de números o modificaciones a las series y subseries. (Navarro, Flor, y Segovia, 2019) Los autores concuerdan en que los CCD se estructuran de manera jerárquica y se clasifican y ordenan los documentos que componen el fondo. Asimismo, requiere la asignación de códigos que responda e identifiquen a la institución. Para la investigación que se desarrolla, se asume el concepto propuesto por Roberge (2011), debido a que refleja de manera fiel la esencia del mencionado instrumento. Se puede resumir que los CCD son una estructura jerárquica y lógica que se encarga de organizar la información. Refleja de manera organizada toda la documentación producida y registrada por la organización, sean series y subseries documentales con su respectiva codificación, siendo agrupadas por las unidades productoras o dependencias. Los CCD son una herramienta de naturaleza organizacional, los mismos se pueden clasificar de acuerdo a la finalidad con que se crean. Según (Archivosagil, s.f.) existen varios tipos de cuadros de clasificación: 19  Orgánicos: reflejan la estructura orgánica de la organización, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades administrativas, departamentos u oficinas.  Funcionales: se basan en el análisis de las funciones o actividades de la empresa, que no tienen por qué coincidir con su estructura orgánica, ya que un departamento puede realizar más de una actividad. Este suele ser el tipo más eficaz por ser más flexible y estable que el orgánico, ya que soporta mejor los cambios que se pueden producir en la trayectoria y organización interna de una empresa o institución.  Orgánico-funcionales: son los más comunes y como su nombre indica son una mezcla ente los sistemas orgánico y funcional. En este tipo de cuadros las categorías más generales son los órganos o sujetos productores y de ellos se determinan las funciones.  Por proceso: Es la evolución lógica de la clasificación funcional y orgánica-funcional, ya que las instituciones en su constante cambio, pasan a estar acopladas sobre procesos. A la hora de elegir un sistema u otro se debe tener presente el contexto en el que se enclava la entidad. Para ello, hay que tener en cuenta elementos como la estabilidad, objetividad y naturaleza de los documentos y procesos administrativos. Según Corrar (2014) para que sea eficaz un cuadro de clasificación debe cumplir las siguientes características:  Debe recoger todas las series documentales generadas por la empresa, independiente de su cronología y soporte.  La clasificación tiene que ser sencilla, para poder ser utilizada por todo el personal de la empresa.  Debe ser eficaz, de manera que garantice y facilite la recuperación de información.  Tiene que ser flexible. Esto quiere decir que debe permitir incorporar nuevas series documentales y adaptarse a los posibles cambios en la organización interna y actividades de la empresa, sin ser necesario modificar todo el cuadro. 20  Contar con pocas subdivisiones, ya que un exceso de jerarquización aumenta la confusión, el error en la clasificación y la frustración entre los usuarios.  Establecer un sistema de codificación que identifique las distintas clases o categorías y las series documentales. Dicha codificación debe ser por sí sola suficiente para suministrar información sobre los documentos. Este código puede ser numérico, alfabético o mixto. Las características citadas permiten que el instrumento sea operativo y cumpla con las funciones para las que fue creado. Además de proporcionar facilidades en el proceso de gestión por parte del archivero. Para la conformación de los CCD se deben tener en cuenta principios que garanticen uniformidad, González (2012) propone los siguientes: Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, es decir, todos los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad. Delimitando así el fondo queda fuera cualquier otro documento de procedencia ajena. Unicidad: El cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con independencia de su cronología, desde la más antigua a la más reciente. Estabilidad: El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, que perduran en el tiempo y permite una clasificación más segura y estable. Simplificación: Se desarrollarán las divisiones justas y precisas, fundamentales e ineludibles para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas. Al cumplir con los principios anteriormente expuestos, se garantiza el enriquecimiento de la estructura del archivo. A su vez, el CCD puede responder a las expectativas de la institución que lo implemente y asegurar la estabilidad del fondo documental. El CCD requiere de una estructura lógica jerárquica de la información como resultado del proceso de organización documental. Por lo que resulta necesario aplicar conceptos básicos, que se presentan a continuación; Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la dependencia o entidad, que se identifica con el nombre de éstas. 21 Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones de cada dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie: La división de una sección que corresponde a un conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico (Luna, 2020). Los niveles básicos del CCD están divididos en clases, subclases y divisiones. Por su parte entre los niveles complementarios de clasificación se encuentran las subdivisiones uniformes, las específicas y las nominales. Figura 4. Niveles del cuadro de clasificación. Fuente: Elaboración propia Corrar (2014) propone los pasos para hacer un cuadro de clasificación: 1. Identificar los departamentos u oficinas que componen la organización. Para ello podemos consultar el organigrama de la empresa, donde se refleja su estructura jerárquica y las relaciones dentro de ella. 2. Conocer las funciones y actividades de cada uno de los departamentos. El análisis de las funciones permitirá conocer las diferentes actividades desarrolladas a lo largo del tiempo, las cuales se plasman por escrito, dando lugar a las series documentales. Para establecer las funciones estudiaremos los documentos y la organización de la empresa. La International Standard for Describing Functions (ISDF) es una buena herramienta para describir dichas funciones. 22 3. Identificar las series documentales que generan y/o gestionan cada departamento y describirlas para conocer en detalle quien las gestiona, si son expedientes que tipo de documentos los forman, y cualquier otro dato de interés que nos ayude a conocerlas y definirlas. 4. Elegir el tipo de cuadro de clasificación que vamos a elaborar. 5. Escoger el tipo de codificación: numérica, alfabética o mixta y asignar codificación. 6. Crear el cuadro de clasificación. Los pasos para estructurar el CCD apoyan el resultado final del mismo. Si se cuenta con una guía para su estructuración, se evita la pérdida de información en cada etapa. Además, facilita su hacer por personal con escasas o curtidas habilidades para el trabajo en el archivo. El CCD es un instrumento de referencia para estructurar las series documentales y vincularlas con las actividades que las han generado. Al mismo tiempo, es de utilidad para conocer exhaustivamente el contenido del fondo documental. Su implementación mejora la gestión que se realiza con los documentos producidos por las organizaciones, ordenándolos e identificándolos debidamente. 1.3 Los cuadros de clasificación documental en archivos universitarios Los archivos universitarios merecen un procedimiento especial dentro del conjunto de archivos que existen, especialmente porque en ellos se encuentran fondos documentales de naturaleza muy particular. Estos fondos son el reflejo de las funciones, actividades y trámites que lleva a cabo una institución tan importante como la universidad, en los campos de la docencia, la investigación y la acción social. Los mismos pueden ser consultados por usuarios internos y externos muy especializados. En las universidades la documentación y el archivo tienen una tarea central: facilitar el acceso y consulta a las diversas fuentes de conocimiento por parte de la comunidad universitaria, pero también, hoy, de la sociedad. Debe existir una cultura del archivo, prestar atención a la memoria, que se observe y contemple la necesidad de preservarla (Santin, 2022). 23 De acuerdo a lo planteado por Rivas (2004) se entiende por archivo universitario: el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. Los archivos universitarios están llamados a resguardar la memoria documental como evidencia de su aporte docente, investigativo y social. Asimismo, permitir y facilitar el acceso a la información que atesoran a sus usuarios, especialmente, egresados, docentes e investigadores. Según Borras, Llanos y Moreno, 2000 como se citó en (Grana, 2014), el patrimonio documental de la universidad lo constituye el conjunto de documentos producidos o recibidos por: - Los órganos de gobierno y de representación, tanto de los servicios administrativos centrales como de las facultades, escuelas, departamentos o institutos o cualquier otro órgano creado para facilitar las funciones que tiene la universidad; - Las personas físicas al servicio de la universidad en el ejercicio de sus funciones docentes, investigadoras o administrativas y - Las personas físicas o jurídicas que hagan cesión o donación expresa de sus documentos. Según Rivas (2004) la misión de un archivo universitario es planificar, implantar y evaluar un sistema de gestión de la documentación administrativa y de archivo, así como conservar, preservar, organizar, describir y hacer accesible todos los fondos documentales, ya sean administrativos o históricos, de la universidad. Por lo que, los gestores documentales tienen el deber de organizar y velar por los fondos de la propia universidad, que son la consecuencia directa de sus actividades docentes, administrativas y de investigación. La Universidad de Granada (2008) hace referencia a las funciones que debe cumplir el archivo universitario: 24 a. Recoger, organizar, conservar y hacer accesible la documentación que tenga depositada, con objeto de servir de salvaguarda de derechos, en la gestión administrativa y como fuente de información, haciendo posible su acceso y consulta a la comunidad universitaria en particular y a los ciudadanos en general, de acuerdo con el marco legal y normativo vigente, contribuyendo a la racionalización y calidad del sistema archivístico universitario. b. Elaboración de los instrumentos de descripción adecuados, que permitan un correcto acceso y gestión administrativa de la documentación, que facilite la resolución de los trámites administrativos y la toma de decisiones. c. Implantación de las directrices del Sistema Archivístico de la Universidad. d. Establecimiento de criterios y pautas sobre transferencias de documentación, selección y eliminación de documentos, gestión documental, así como cualquier otro aspecto del tratamiento de la documentación. e. Establecer las pautas necesarias, no solo en lo relativo a una correcta ubicación de la documentación, sino también en lo tocante a la seguridad y utilización que deben de tener las instalaciones del Archivo. f. Asesorar a la administración universitaria en todo lo referente a la organización y tratamiento técnico de la documentación. g. Realizar estudios de identificación y valoración de series documentales, con vista a su conservación y acceso. h. Elaboración y propuesta del Reglamento del Archivo Universitario, tanto para su aprobación como para su reforma. i. Promover las actividades encaminadas a difundir el patrimonio documental de la Universidad. j. Ofrecer servicios de acceso al documento, como consulta, préstamo y reproducciones, disponiéndose para ello de los medios técnicos y los recursos humanos necesarios. 25 Las funciones del archivo universitario están previstas para garantizar la protección de los fondos documentales. Así como para entre otras acciones; mantener, promover, buscar y recuperar la información que resguardan. Santin (2022) menciona dificultades generales en torno a producir la labor archivística en las universidades: a) es una acción disputada por una variedad de disciplinas, entre ellas la historia, la comunicación, la bibliotecología, la propia archivística, entre otras; b) es una acción que desarrolla una multiplicidad de actores, aunque a veces nadie se entrona en ser el responsable de realizar la tarea de tutela del conocimiento producido en las casas de estudios superiores; c) el tipo de conocimiento que se archiva es de índole diferente: teórica, práctica, científica, técnica, tecnológica, de arte; d) con relación a su localización, se encuentran límites borrosos acerca de cuál y cómo debe ser el espacio en el que se localice la producción de la práctica de documentación y archivo. (p.31) En las universidades resulta engorroso desarrollar los procesos documentales en los archivos por las cuestiones mencionadas anteriormente. Pero ello no demerita ni disminuye la importancia y los beneficios que reportan para estas instituciones la cultura archivística. La autora Flores (2013) refiere consideraciones que sería aconsejable tener en cuenta para lograr la homogeneización y unificación de los procesos de producción, utilización y disposición de los documentos universitarios. Entre ellas se encuentran: - Estudio y análisis imprescindible de todas las agrupaciones y tipos documentales de las universidades, incluidos los documentos en cual- quier soporte y formato, con la finalidad de proponer siempre el tratamiento más adecuado. - Desarrollo de programas integrados de archivos y documentos universitarios, a partir de una concepción global de las funciones, los órganos y servicios universitarios en todas las fases de la evolución. 26 - Aplicación de métodos y técnicas propias para el tratamiento uniforme de los documentos, basados en sistemas de clasificación, métodos estándares de recuperación de la información, etcétera. Las consideraciones emitidas por la autora constituyen una guía para encausar la labor de los gestores documentales universitarios. Además, permiten la comprobación de los elementos que intervienen en la concepción de esta tipología de archivo. En las universidades se implementan instrumentos para la organización archivística. El CCD constituye una herramienta que facilita la gestión de los fondos documentales. A continuación, se presentan ejemplos de CCD en universidades. Universidad Complutense Madrid. Presenta un CCD funcional, el cual se encuentra en construcción constante, resultado de revisiones periódicas sujetas a los estudios de las series documentales que custodia el Archivo. Universidad de Burgos. El CCD que presenta está sustentado en dos grandes categorías de documentos: los de gestión de actividades administrativas y los de actividades específicas, que corresponden a la investigación, el estudio y la docencia. Universidad de San Carlos. Guatemala. El CCD se estructura sobre la base de las funciones generales y específicas de la Universidad. Estas funciones están representadas en doce clases, además, es el nivel abstracto del cuadro de clasificación. En cada una de sus clases se encuentran subclases y divisiones. Universidad de Ciencias Informáticas (UCI) de Cuba. Presenta un CCD funcional para el sistema de archivos de la UCI. Se tienen previstas actualizaciones periódicas y de ser necesaria la inclusión de nuevas series deberán codificarse a partir de la última serie registrada. Los archivos universitarios constituyen la base para salvaguardar la historia de la educación superior. Los CCD resultan una herramienta útil para describir, organizar y controlar la documentación que se genera por las instituciones de la educación superior. Un instrumento de esta tipología facilita la búsqueda y recuperación de todos los documentos de la organización. Además, evita duplicidades e inconexiones entre los documentos que componen el fondo. También, permite conocer el contexto en que se crean las series y su relación 27 con otras series. En el caso de las instituciones universitarias los CCD con mayor presencia son los de tipo orgánico-funcional. 28 Capítulo 2. Diseño del cuadro de clasificación orgánico-funcional para la Facultad de Matemática, Física y Computación. En el presente capítulo se exponen los resultados del cuestionario aplicado a la organización de documentos en la FMFC. También se brinda una relación entre las funciones y los documentos que generan cada departamento de la Facultad, esto ayudará a la realización de la propuesta del CCD, que también se da a conocer en este capítulo, dando cumplimiento a los objetivos plantados en la investigación. Anexo 3. 2.1 Caracterización de la FMFC La FMFC tiene como misión formar profesionales de alta calificación en las áreas de Matemática, Física, Ciencias de la Información y las Ciencias Computacionales e Informáticas, y contribuir a la formación en Matemática, Física y Computación de todos los estudiantes de la Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas; superar los profesionales afines a estas ciencias, desarrollar una cultura sobre las mismas en toda la sociedad; así como asimilar creativamente los avances científicos promoviendo su introducción en la vida socioeconómica del país y produciendo nuevos conocimientos científicos y técnicos, así como contribuir al perfeccionamiento de la gestión universitaria a partir de su automatización. Se cuenta con un claustro formado por docentes e investigadores, con categorías de doctores y masters en las áreas de Ciencias Matemáticas, Físicas o Técnicas, agrupados en los departamentos de Matemática, de Física de Ciencia de la Información y en el CII, el cual incluye al Departamento de Ciencia de la Computación. La Facultad ofrece excelentes condiciones para el desarrollo de las más diversas investigaciones y estudios de superación (cursos, entrenamientos, maestrías y doctorados) en los campos de las Matemáticas Aplicadas, la Enseñanza de las Matemáticas y la Física, Ciencia de los Materiales, Física Teórica y Aplicada, Gestión Documental, Sistemas de Información, Inteligencia Artificial, Bases de Datos, Procesamiento de imágenes y señales, entre otras disciplinas. Se han mantenido relaciones de cooperación con numerosas universidades europeas y latinoamericanas. 29 La Facultad se organiza en cuatro departamentos docentes (Matemática, Física, Computación y Ciencias de la Información), una entidad de Ciencia, Tecnología e Innovación (Centro de Estudios de Informática), y un departamento administrativo; que muestran la composición siguiente:  El departamento de Matemática: integrado por 33 profesores y 20 universitarios en adiestramiento. Responde por la carrera de Licenciatura en Matemática y la prestación de servicios de Matemática al resto de la UCLV.  El departamento de Física: integrado por 23 profesores y 7 universitarios en adiestramiento. Atiende la carrera de Licenciatura en Física y garantiza la impartición de la Física en otras carreras.  El departamento de Ciencia de la Computación: integrado por 51 profesores y 4 universitarios en adiestramiento. Atiende las carreras Licenciatura en Ciencia de la Computación e Ingeniería Informática, y en menor medida es responsable de impartir la Computación a otras carreras de la UCLV. Este departamento además de multicarrera, tiene como particularidad en cuanto a funcionamiento su ubicación como parte del CII.  El departamento de Ciencias de la Información: integrado por 13 docentes y 2 universitarios en adiestramiento. Atiende la carrera de Ciencias de la Información.  El CII: integrado por 19 docentes y 2 investigadores, así como por 8 recién graduados en formación como reserva científica; integra además la mayoría de los docentes del departamento de Ciencia de la Computación organizando la gestión de la Ciencia y la Técnica en cuatro laboratorios de investigación. Este centro transita, como parte del perfeccionamiento de las entidades de ciencia e innovación tecnológica, a su consolidación como Centro de Investigación.  Personal no docente: se cuenta con 22 trabajadores no docentes, ubicados en las estructuras antes mencionadas o en el departamento 30 administrativo de reciente creación, desde el cual se gestionan los procesos de apoyo. De las 5 carreras que atiende la facultad 4 están acreditadas (Licenciatura en Ciencia de la Computación, Ingeniería Informática, Licenciatura en Matemática y Licenciatura en Física) y 1 recibió su primer proceso de evaluación externa, cuyos resultados fueron muy satisfactorios según el informe presentado por el grupo de expertos de la Junta de Acreditación Nacional (Ciencias de la Información). La Facultad, además de su actividad de pregrado, realiza una abundante y activa actividad de postgrado, reconocida por su calidad e impacto en el territorio. El organigrama de la FMFC muestra los niveles de organización de la misma mediante una estructura jerárquica, encabezada por la máxima dirección, en este caso, el Decano. Figura 1. Organigrama de la FMFC 31 2.2 Caracterización de la organización documental en la FMFC Para la recogida de la información se utilizó el Cuestionario de Autoevaluación o check-list del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (MGD de la RTA). Se toma como referencia la sección control intelectual y representación, evaluando principalmente tres ítems: identificación de la organización y sus documentos, clasificación de los documentos y descripción documental. El cuestionario se aplica a nueve trabajadores teniendo en cuenta que sean sujetos productores de documentos y, a su vez, que ocupen cargos importantes en la Facultad. Entre los encuestados se encuentran: el Decano, la Vicedecana docente educativo, la Vicedecana de extensión universitaria, la Administradora, la jefa del departamento de Ciencias de la Información, la coordinadora de carrera de Ciencias de la Información, el jefe de departamento de Matemática, coordinador de carrera de Matemática y el jefe de departamento de Física. Los resultados se reflejan en la siguiente figura. Figura 5. Resultado del cuestionario realizado en la FMFC El primer ítem: identificación de la organización y sus documentos se pudo comprobar que no se recopila información de todas las fuentes de información 32 legales posibles. Además, no se comprueba la aplicación del régimen jurídico en cada unidad de la Facultad, por lo que se ve afectado el conocimiento de la documentación existente y las funciones básicas que la generaron. La inexistencia de un organigrama impide conocer en su totalidad los niveles de jerarquía existentes en las dependencias que componen la Facultad y la evolución histórica de las misma y sus relaciones vinculantes entre funciones. Los tipos documentales generados en la Facultad no poseen una identificación concreta que permita conocer sobre su estructura lógica-formal y su contenido sustantivo. Igualmente se desconoce sobre la totalidad de documentos que son recibidos por las diferentes dependencias. El ítem clasificación de los documentos arroja la inexistencia de un CCD, por tanto, existe una deficiente recopilación de información sobre las funciones y objetivos básicos de la organización. No se comprueba la adaptación del cuadro de clasificación al uso diario en las unidades responsables de gestionar documentos. No existe a nivel universitario una codificación asignada para la identificación de cada una de las Facultades en la UCLV. No existe un despliegue jerarquizado que permita un análisis sobre los objetivos-funciones-sujetos productores-series documentales existentes en la institución. El último ítem: descripción documental, evidencia la escasa representación del contenido de los documentos y sus caracteres externos. No se realiza la adecuada identificación de los sujetos productores y las funciones pertenecientes a los mismos que reflejan documentalmente sus funciones. Es escaso el estudio sobre el régimen jurídico y el contexto documental, por tanto, no existe una adecuada gestión y diseño de formularios documentales. No existen instrumentos de descripción archivística o instrumentos de descripción multidimensionales y relacionales en los que se contextualicen los documentos. Por tanto, no se realizan comprobaciones sobre la adecuada recuperación de información. 2.3 Cuadro de Clasificación Documental para la FMFC. Para la elaboración del cuadro de clasificación que se muestra, se utilizó el criterio orgánico-funcional. Se tomó como punto de partida el sistema de 33 clasificación funcional creado por Michel Roberge, dado que el criterio escogido es orgánico-funcional se le realizaron varias adaptaciones para así conformar el cuadro de clasificación para la FMFC. La propuesta de Roberge está pensada para todas las organizaciones de manera general; por lo que fue necesario, según las características referidas de la FMFC realizar cambios en algunas de las clases correspondientes a la documentación de gestión global, así como incorporar todas aquellas que son específicas. Se hace necesario destacar que el cuadro de clasificación se encontrará sujeto a actualizaciones periódicas derivadas de su revisión; si fuese necesario incluir nuevas series, estas deberán codificarse a partir de la última serie registrada, de manera que no se altere el orden previamente establecido. El cuadro se estructura en niveles correspondientes a las establecidas por el organigrama institucional y las funciones generales y específicas de la FMFC, y está dividido en categorías, clases, subclases y divisiones incluidas en dichas funciones. Con ello, se logra una estructura jerárquica y lógica en la clasificación. Las subdivisiones específicas F.100.1. TÉCNICO DE TRABAJO DOCENTE- INVESTIGATIVO, F.100.2. TÉCNICO DE GESTIÓN UNIVERSITARIA y F.100.5. TÉCNICO D EN GESTIÓN UNIVERSITARIA no generan documentos, por tanto, no formarán parte del cuadro de clasificación. Facultad de Matemática-Física y Computación Cuadro de Clasificación Clases orgánicas (Clases) A. 100. GESTIÓN DEL DECANATO B. 100. GESTIÓN DEL VICEDECANATO DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA C. 100. GESTIÓN DEL VICEDECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO D. 100. GESTIÓN DEL VICEDECANATO DE FORMACIÓN ACADÉMICA E. 100. GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DOCENTE Subclases orgánicas E. 100.1. COORDINACIÓN DE CARRERA E. 100.2. COORDINACIÓN DE DISCIPLINAS E. 100.3. COORDINACIÓN DEL AÑO 34 F. 100. GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Subdivisiones específicas F.100.1. TÉCNICO DE TRABAJO DOCENTE-INVESTIGATIVO F.100.2. TÉCNICO DE GESTIÓN UNIVERSITARIA F.100.3. TÉCNICO DE ASEGURAMIENTO TÉCNICO-MATERIAL F.100.4. EPECIALISTA B EN CIENCIAS INFORMÁTICAS F.100.5. TÉCNICO D EN GESTIÓN UNIVERSITARIA Cuadro de Clasificación A. 100. GESTIÓN DEL DECANATO A. 101. Documentos constitutivos A. 102. Resoluciones, circulares e instrucciones Subdivisiones específicas: U01. Ministeriales U02. Rectorales U03. Decanales A. 103. Objetivos de trabajo de la Facultad A. 104. Listado de actividades semestrales A. 105. Informes de controles administrativos A. 106. Actas del Consejo de Dirección A. 107. Comisiones Disciplinarias A. 108. Expedientes disciplinarios A. 109. Claustros Subdivisiones uniformes: U01. Actas U02. Fotografías A. 110. Despachos Subdivisiones específicas: U01. Vicedecanato de extensión universitaria U02. Vicedecanato de investigación y postgrado U03. Vicedecanato de formación académica U04. Departamento de Ciencias de la Información 35 U05. Departamento de Matemática U06. Departamento de Física U07. Departamento de Ciencias de la Computación U08. Departamento de Ingeniería informática U09. Administración Subdivisiones uniformes: U01. Actas U10. Evaluación anual de cuadros U11. Tabla de reservas y sustitutos U12. Informe de los controles administrativos A. 111. Planes de trabajo Subdivisiones específicas: U01. Vicedecanato de extensión universitaria U02. Vicedecanato de investigación y postgrado U03. Vicedecanato de formación académica U04. Departamento de Ciencias de la Información U05. Departamento de Matemática U06. Departamento de Física U07. Departamento de Ciencias de la Computación U08. Departamento de Ingeniería informática U09. Administración U10. Plan de trabajo de la Facultad A. 112. Objetivos de trabajo Subdivisiones específicas: U01. Vicedecanato de extensión universitaria U02. Vicedecanato de investigación y postgrado U03. Vicedecanato de formación académica U04. Departamento de Ciencias de la Información U05. Departamento de Matemática U06. Departamento de Física U07. Departamento de Ciencias de la Computación U08. Departamento de Ingeniería informática U09. Administración 36 U10. Objetivos de trabajo de la Facultad A. 113. Balances de Áreas de Resultados Claves Subdivisiones específicas: U01. Decanato U02. Vicedecanato de extensión universitaria U03. Vicedecanato de investigación y postgrado U04. Vicedecanato de formación académica U05. Departamento de Ciencias de la Información U06. Departamento de Matemática U07. Departamento de Física U08. Departamento de Ciencias de la Computación U09. Departamento de Ingeniería informática U10. Administración Subdivisiones uniformes: U01.Informes de balance A. 114. Correspondencia Subdivisiones específicas: U01. Rector A. 115. Auditorias A. 116. Código de ética A. 117. Reconocimientos A. 118. Memoria gráfica (fotos y audiovisuales) A. 119. Evaluación institucional A. 120. Informe de autoevaluación A. 121. Informe de resultados A. 122. Control interno A. 123. Guía de autocontrol A. 124. Manual de Control Interno A. 125. Manual de procedimientos A. 126. Manual de organización A. 127. Plan de prevención de riesgos A.128. Plan de medidas 37 B. 100. GESTIÓN DEL VICEDECANATO DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA B. 101. Extensión Universitaria Subdivisiones uniformes: U01. Listado de artistas aficionados U02. Listado de deportistas U03. Proyectos extensionistas U04. Proyectos sociocomunitarios U05. Cátedra de Cultura Científica “Felipe Poey Aloy” U05.1 Listado de miembros U05.2 Proyectos U05.3 Trabajos U06. Listado de efemérides y de fechas de aniversarios U07. Tareas de impacto U07.1 Listado de tareas de impacto U07.2 Asistencia a las tareas de impacto U08. Metas estratégicas U08.1 Listado de metas estratégicas U08.2 Cumplimiento de las metas estratégicas B. 102. Comunicación institucional Subdivisiones uniformes: U01. Listado de sitios oficiales de la Facultad U02. Presencia de los cuadros en redes sociales U03. Publicaciones en sitios web y redes sociales U04. Caracterización de la facultad U05. Metas estratégicas U05.1 Cumplimiento de las metas estratégicas U06. Estrategia de comunicación de la facultad U07. Informe de cumplimiento de la estrategia de comunicación de la facultad B. 103. Informatización Subdivisiones uniformes: U01. Auditoria U01.1 Indicadores a medir en la auditoria 38 U01.2 Informe de auditoria U02. Plan de seguridad informática U03. Formularios oficiales (elaborados por la Dirección de Informatización) U04. Listado segmentado de usuarios de la Facultad U05. Metas estratégicas U05.1 Listado de metas estratégicas U05.2 Cumplimiento de las metas estratégicas B. 104. Trabajo educativo en la residencia estudiantil Subdivisiones uniformes: U01. Ubicación de estudiantes por edificio/cuarto U02. Evaluaciones realizadas a los estudiantes en Beca U03. Sanciones disciplinarias U04. Listado de las principales problemáticas materiales/infraestructura C. 100. GESTIÓN DEL VICEDECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO C.101 Investigación Subdivisiones uniformes: U01. Líneas de investigación U02. Política y estrategia de internalización U03. Estrategia de ciencia e innovación tecnológica U04. Conciliación de objetivos e indicadores docentes-investigativos a nivel de Facultad U05. Conciliación de objetivos e indicadores docentes-investigativos a nivel de Universidad U06. Control del plan mensual de la Facultad U07. Control del plan anual de la Facultad U08. Proyectos de investigación U08.1 Expedientes de proyectos de investigación (incluye: proyectos, cronograma de ejecución, cumplimiento de los plazos, avales, financiamiento y presupuesto) C.102 Posgrado 39 Subdivisiones uniformes: U01. Estrategia de posgrado U02. Plan de posgrado de la Facultad C.103 Capacitación Subdivisiones uniformes: U01. Control de la superación y capacitación de la Facultad U02. Control de la demanda de superación y capacitación C.104 Ciencia e innovación tecnológica U01. Plan de ciencia e innovación tecnológica C.105 Trabajo científico-estudiantil U01. Control del trabajo científico-estudiantil C.106 Relaciones internacionales U01. Estrategia de relaciones internacionales D. 100. GESTIÓN DEL VICEDECANATO DE FORMACIÓN ACADÉMICA D.101 Docencia Subdivisiones uniformes: U01. Gráfico docente Subdivisiones específicas: U01.1 1er Semestre U01.2 2do Semestre U02. Solicitud de servicios U03. Modelo 223.002 (resultados docentes, premiación y bajas) U04. Modelo 223.100 (cubrimiento bibliográfico) U05. Agenda semestral U06. Inventario del punto de préstamo D.102 Práctica Laboral Interdisciplinaria Subdivisiones uniformes: U01. Listado de unidades docentes y entidades laborales de base Subdivisiones específicas U01.1 1er Semestre U01.2 2do Semestre U02. Planificación de la Prácticas Laborales Interdisciplinarias D.103 Evaluación estudiantil 40 U01. Informe de evaluación estudiantil D.104 Tarea Vida U01. Informe de la Tarea Vida Subdivisiones específicas: U01.1 1er Semestre U01.2 2do Semestre E. 100. GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DOCENTE E.101 Planificación y control departamental Subdivisiones uniformes: U01. Líneas de trabajo en el curso U02. Objetivos de trabajo metodológico U03. Plan de trabajo metodológico del Departamento U04. Cumplimiento del Plan de trabajo metodológico U05. Planificación de actividades metodológicas U06. Planificación de controles a clases U07. Actas de controles a clases U08. Plan de posgrado académico y superación profesional U09. Evaluaciones profesorales U10. Modelo 223.100 U11. Programas analíticos U12. Resultados académicos U13. Composición del Claustro U14. Nombramiento de profesores guía y coordinadores de años U15. Plan de ofertas de posgrado del departamento Subdivisiones específicas: U12.1 1er Semestre U12.2 2do Semestre E.102 Investigación U01. Proyectos de investigación U01.1 Expedientes de proyectos de investigación (incluye: proyectos, cronograma de ejecución, cumplimiento de los plazos, avales, financiamiento y presupuesto) E.103 Alumnos Ayudantes 41 Subdivisiones uniformes: U01. Registro de alumnos ayudantes U02. Expedientes de alumnos ayudantes (Planes de trabajo, evaluaciones, etc.) E. 100.1. COORDINACIÓN DE CARRERA E. 100.1.1 Plan de estudios Subdivisiones uniformes: U01. Planes de estudio U02. Acta de defensa pública del Plan de estudios E U03. Anexo 3 para el Plan E U04. Modificaciones al Plan de estudios U05. Plan del proceso docente E. 100.1.2 Exámenes finales, especiales y trabajos de curso Subdivisiones específicas: U01. Ciencias de la Información U01.1 CRD/año académico/asignatura U01.1 EAD/ciclo/asignatura E. 100.1.3 Calendarios de exámenes Subdivisiones específicas: U01. Ciencias de la Información U01.1 CRD/año académico U01.1 EAD/ciclo E. 100.1.4 Culminación de estudios Subdivisiones uniformes: U01. Indicaciones para la culminación de estudios U02. Expediente de seguimiento a la investigación (resultados de intenciones de investigación, resultados de predefensas, resultados de defensas, etc.) E. 100.1.5 Proceso docente-metodológico Subdivisiones uniformes: U01. Estrategia educativa de la carrera U02. Modelo 223.100 U03. Plan de trabajo metodológico 42 U04. Cumplimiento del Plan de trabajo metodológico U05. Resultados académicos U06. Actas de colectivos de carrera U07. Programas analíticos U08. Planes de clases (Modelos P1) U09. Registro de asistencia E. 100.1.6 Control interno Subdivisiones uniformes: U01. Informe de autoevaluación de la carrera E. 100.1.7 Práctica laboral interdisciplinaria Subdivisiones uniformes: U01. Listado de unidades docentes y entidades laborales de base E. 100.1.8 Acreditación Subdivisiones uniformes: U01. Solicitudes de autoevaluación U02. Informes de autoevaluación y resultados U03. Dictamen E.100.1.9 Orientación profesional y vocacional Subdivisiones uniformes: U01. Planes de acciones U02. Informes de cumplimiento E. 100.2. COORDINACIÓN DE DISCIPLINAS E. 100.2.1. Disciplina Práctica Laboral Interdisciplinar Subdivisiones uniformes: U01. Nombramiento de unidades docentes U02. Convenio con unidades docentes y entidades laborales de base U03. Guía de prácticas laborales (incluye guía para la elaboración del informe final) Subdivisiones específicas: U03.1. CRD U03.2. EAD 43 U04. Informes de las prácticas laborales Subdivisiones específicas: U03.1. CRD U03.2. EAD E. 100.2.2. Culminación de estudios Subdivisiones uniformes U01. Designación de tribunales U02. Calendarios de Predefensas U03. Calendarios de Defensas U04. Calendario de exámenes estatales U05. Calendario de asesorías de exámenes estatales U06. Temarios de exámenes estatales U07. Plan de plazas E. 100.2.3. Disciplinas específicas (IMTI, GDIC, FORIC, Marxismo- Leninismo, Historia, Preparación para la Defensa, Lengua Española y Psicología) Subdivisiones uniformes U01. Datos generales de la disciplina U02. Plan bibliográfico de la disciplina U03. Actas de colectivo de disciplina U04. Autoevaluación de la disciplina U05. Expediente de asignaturas U06. Controles a clases U07. Plan de trabajo metodológico U08. Cumplimiento del Plan de trabajo metodológico U09. Dictámenes de los talleres de tesis U10. Actos de culminación de estudios E. 100.3. COORDINACIÓN DEL AÑO E. 100.3.1. Profesor Principal de Año Académico Subdivisiones uniformes U01. Programas analíticos del año U02. P1 del año U03. Horarios 44 U04. Control de la bibliografía del año U05. Resultados de la encuesta de satisfacción estudiantil U06. Estrategias curriculares Subdivisiones específicas: U06.1. Medio ambiente U06.2. Idioma inglés U06.3. Lengua materna U06.4. Computación U07. Actas de juntas de año U08. Estrategia educativa del año U09. Cumplimiento de la Estrategia educativa del año U09.1 Proyecto educativo del año U10. Corte evaluativo U11. Plan de trabajo metodológico del año U11.1 Actividades metodológicas del año U12. Cumplimiento del Plan de trabajo metodológico del año U13. Resultados de la evaluación estudiantil U14. Autoevaluación de las asignaturas U15. Autoevaluación del año E. 100.3.2. Profesor Guía de Año Académico Subdivisiones uniformes U01. Proyecto estudiantil U02. Evaluación estudiantil F. 100. GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Subdivisiones uniformes: U01. Acta de reuniones U02. Modelo de inspección U03. Acta de responsabilidad material U04. Trámites de cobro y liquidación de dietas F.100.3. TÉCNICO DE ASEGURAMIENTO TÉCNICO-MATERIAL Subdivisiones uniformes: U01. Tarjeta de estiba U02. Expedientes 45 U03. Módulo de textos F.100.4. EPECIALISTA B EN CIENCIAS INFORMÁTICAS Subdivisiones uniformes: U01.Hojas de vida U02. Código de ética U03. Modelo 223 U04. Actas de advertencia U05. Plan de seguridad informática 46 Conclusiones  Los cuadros de clasificación documental de tipo orgánico-funcional son un instrumento de organización/descripción del fondo documental, permite el conocimiento de las estructuras organizacionales, sus funciones, sujetos productores y documentos generados en el ejercicio de las funciones.  La organización documental en la Facultad de Matemática, Física y Computación se encuentra en un estado muy incipiente. Los procesos técnico-documentales asociados a la identificación, clasificación y ordenación de los documentos no se realizan adecuadamente, propiciando la duplicidad documental y el desconocimiento por parte de los propios sujetos productores.  La propuesta de cuadro de clasificación orgánico-funcional presenta un diseño centrado en la jerarquización de la entidad, sus funciones, la segmentación de las agrupaciones documentales y los niveles de ordenación adecuados en dependencia de la tradición de archivado documental existente en la Facultad. 47 Referencias Bibliográfica Adrizola, A. M. (2017). Propuesta para la gestión documental de archivos escolares en Chile: El Instituto Nacional General José Miguel Carrera Universidad Catóica de Chile Aparisi, M. (2020). Etapas y fases de la gestión documental. Recuperado de https://www.docunecta.com/blog/etapas-y-fases-de-la-gestion- documental Archivo General de la Universidad Pública de Navarra. (2009). Manual de normas y prosedimientos archivísticos. Archivosagil. (s.f.). El Cuadro de Clasificación. Recuperado de https://archivosagil.blogspot.com/2015/06/el-cuadro-de-clasificacion.html ATS Gestión Documental. (2018). ¿Que se conoce como Archivo, en la Gestión Documental? Recuperado de https://atsgestion.net Barbadillo, J. (2010). Primera jornada profesional: lenguajes y gestión de información, España Carreño, J., y Ramirez, H. (2018). Propuesta de un cuadro de clasificación documental para las series y subseries documentales del Sistema Nacional de Atención y Reparación de las Víctimas: estudio de caso. (Tesis de maestría) Universidad de la Salle, Bogotá, Colombia. Castillo, J., y Mena, M. (2011). La gestión de documentos de archivos en la actual organizacional y la introdución de la norma ISO 15489. 22(1), 1- 15. Coordinación de Archivos de la UNAM. (2019). Organización de los Archivos Universitarios. Corrar, A. (2014). Gestión documental. Arquitectura de la Información. Tratamiento y Recuperación de Información. Dirección General de Innovación. (2021). Los instrumentos de planificacíon, control y consulta archivística. El documentalista audiovisual. (2014). Valoración herramienta web. Recuperado de https://eldocumentalistaaudiovisual.com https://www.docunecta.com/blog/etapas-y-fases-de-la-gestion-documental https://www.docunecta.com/blog/etapas-y-fases-de-la-gestion-documental https://archivosagil.blogspot.com/2015/06/el-cuadro-de-clasificacion.html https://atsgestion.net/ https://eldocumentalistaaudiovisual.com/ 48 Flores, G. (2013). Importancia del Sistema Integral de Archivo Universitario. Revista Archivalia. 1-8. Font, O. (2014). Implementación de un Sistema de Gestión Documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y la Educación. (Tesis de doctorado) Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Cuba. García, A. (2013). Cuadro de Clasificación Documental de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad “Marta Abreu” de Las Villas.(Tesis de pregrado). Universidad “Marta Abreu” de Las Villas. Cuba González. (2010). Utilidad de los fondos documentales de archivo como herramienta de superación para docentes y estudiantes universitarios. 2(18). González. (2012). En un archivo ¿Cuáles son los principios que inspiran un cuadro de clasificación? Grana, I. (2014). Los archivos universitarios: instituciones básicas para la história de la educación, 1-15. Guirola, S., Batista, A., y Herrera, R. (2016). Clasificación archivística por procesos: una experiencia en la Universidad de La Habana. doi:10.5209/RGID.54713 Heredia, A. (1995). Archivística general teoría y práctica (7ma ed.). INEC. (2017). Manual gestión documental y archivo del Instituto Nacional de Estadística y Censo. Quito: INEC. Jiménez. (2003). Ordenación documental. Sistema Nacional de Archivo. In. Lopez, L., y Mena, M. (2009). Propuesta de cuadro de clasificación funcional para el sistema de archivos de la Universidad de Ciencias Informática de Cuba 19. Luna. (2020). Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística. Instituto de Transparencia, acceso a la información Pública y protección de datos personales del Estado de México y Municipios. Martín, C. (2009). Principios generales de organización de fondos archivísticos. Clasificación y ordenación de documentos. Cuadro de clasificación. 49 Mateo, V. (2020). La organización de los fondos de archivo: clasificación. ordenación e instalación. Universidad de Alicante, Mundet, J. R. C. (2006). La gestión de documentos en las organizacione. Pirámide (Ed.). Navarro, V., Flor, M., y Segovia, S. (2019). Organización de archivos en el desarrollo istitucional: caso gobernación provincial de Manabí. Páez, M. (2004). El cuadro de clasificación integrado: normalización de la clasificación archivística. Parada, H. (2013). Guías de Cero Papel y Normatividad Archivística. Parra, M. A. (2009). Diseño del cuadro de clasificación documental del Istituto Colombiano de Antropología e Historia Pontificia Universidad Javeriana, Rivas, J. B. (2004). Los archivos universitarios. El procesamiento de sus fondos documentales y la difusión de sus contenidos Roberge, M. (2011). Lo Esencial De La Gestión Documental. Sánchez, J. (2020). Evolución histórica teórica de la clasificación documental Universidad de La Salle, Bogotá, Santin, A. (2022). La universidad, los archivos y la memoria: experiencias en la Universidad Nacional de Quilmes Sierra, L. F. (2006). Consideraciones generales sobre Cuadros de Clasificacion Documental (CCD), (2), 14. Universidad de Granada. (2008). Reglamento del Archivo universitario de Granada. Universitat Oberta de Catalunya. (2022). Gestión documental. Recuperado de https://www.uoc.edu Valiente, J. (2010). Archivistica. Manejo y organización de archivo (manual del alchivero). Ordenación de documentos descripción y selección. Vargas, J., y Hernández, J. (2009). Elaboración de una propuesta de cuadros de clasificación por procesos del sector eléctrico de Bogotá. (Tesis de pregrado) Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. https://www.uoc.edu/ 50 Anexos Anexo 1 Cuestionario 1. Identificación de la organización y sus documentos 1.1 Análisis del régimen jurídico que afecta a la organización para poder conocer su estructura y funciones básicas, tanto en el momento actual como a lo largo del tiempo  Se recopila información de todas las fuentes de información legales posibles (boletines oficiales, circulares internas, normas de procedimientos…). No Si 1.2 Comprobación de la situación real de la organización extrapolando la aplicación del régimen jurídico a la realidad cotidiana de la organización - Se contacta con las unidades actuales de la organización para analizar la forma de aplicar el régimen jurídico. No Si  Se comprueba la aplicación del régimen jurídico en cada unidad de la organización. No Si 1.3 Análisis de la estructura jerárquica de la organización y su evolución en el tiempo  Se contacta con los responsables de las unidades administrativas para configurar el organigrama actual o comprobar la validez del organigrama existente. No Si 51  Se diseñan organigramas para las etapas anteriores de la organización según lo establecido en el régimen jurídico. No Si 1.4 Análisis de los objetivos, funciones y actuaciones que realiza o ha realizado la organización  Se recopila información de todas las fuentes de información posibles (normas reguladoras, planes estratégicos, mapas de procesos, publicaciones especializadas…) No Si 1.5 Análisis de los tipos documentales que se reciben o crean en la organización y el tipo de información que contienen  Se realizan sondeos sobre la documentación de las diversas unidades administrativas de la organización para comprobar los tipos documentales empleados. No Si 1.6 Documentación de toda la identificación y los análisis realizados incluyendo referencias y explicaciones motivadas de la investigación realizada  Se redactan uno o varios documentos con los resultados de las investigaciones realizadas (índice de organismos y unidades, repertorio de organigramas, índices legislativos, repertorio de funciones, índice de tipos documentales, repertorio de series…) No Si 2. Clasificación de los documentos. 2.1 Diseño de un cuadro de clasificación en colaboración con las unidades responsables de crear o gestionar los documentos 52  Se contacta con todas las unidades de la organización responsables de gestionar documentos para elaborar el cuadro de clasificación. No Si  Se comprueba la adaptación del cuadro de clasificación al uso diario en las unidades responsables de gestionar documentos. No Si 2.2. Codificación del cuadro de clasificación para contemplar todas las actividades desarrolladas en todas las unidades de la organización  Se analizan todas las actividades desarrolladas por las diversas unidades de la organización y su posible equivalencia dentro del cuadro de clasificación. No Si 2.3 Diseño del Cuadro de Clasificación aplicando un sistema de jerarquía funcional de las actividades  Se recopila información sobre las funciones y objetivos básicos de la organización para comprobar su despliegue jerarquizado hasta llegar a un nivel de series documentales. No Si 3. Descripción documental 3.1. Representación comprensible de los documentos de archivo, ofreciendo información sobre su contexto de creación, su organización y su contenido  Se representa el contenido de los documentos y sus caracteres externos. No Si  Se identifica al productor(es) y las funciones o actividades que ejerce dicho productor y que hacen que se produzcan los documentos. 53 No Si  Se estudian las circunstancias que rodean la creación del documento para poder conocer el contexto. No Si  Se diseñan sistemas de descripción archivística o instrumentos de descripción multidimensionales y relacionales en los que se contextualizan los documentos con sus productores, las funciones de las que son reflejo, lugares, materias, etc. No Si  Se optimiza el manejo de los instrumentos de descripción mediante su automatización y el uso de las tecnologías. No Si 3.2. Descripción documental como medio para facilitar el acceso a los documentos  Los instrumentos de descripción se adecúan al tipo de usuario al que van dirigidos. No Si  Se hacen comprobaciones de que la recuperación de la información se está haciendo de manera adecuada. No Si  Se estudia el perfil de los usuarios, teniendo claro a qué tipo de usuario va dirigida la información. No Si 54 Anexo 2 Entrevista semiestructurada Elementos formales de la entrevista: Nombre y apellidos: Cargo que ocupa: Años de experiencia en el cargo: Temas para desarrollar la entrevista: 1. Organigrama de la Facultad y niveles de jerarquización existentes. 2. Sujetos productores de los documentos y documentos que se generan. 3. Vínculo entre los documentos y las funciones administrativas. 4. Niveles de organización del fondo y ordenación asignada. 55 Anexo 3 Tabla de funciones y documentos. Dependencia Funciones Documentos generados Decanato 1. Dirigir el proceso de elaboración de los objetivos de trabajo de la Facultad con las organizaciones políticas y de masas.  Objetivos de trabajo de la Facultad. 2. Coordinar con los Decanos de otras Facultades las actividades conjuntas que se desarrollen en la ejecución de los procesos que se realicen en las Facultades.  No genera documentos. 3. Representar a la Facultad ante el Gobierno, el Partido y las organizaciones del territorio tanto dentro como fuera del país.  No genera documentos. 4. Administrar los recursos financieros y los activos tangibles de la Facultad.  No genera documentos. 5. Definir y controlar la política científica de la Facultad.  No genera documentos. 6. Dirigir los órganos de dirección y unidades organizativas que se le subordinen.  Plan de trabajo mensuales. 7. Cumplir y hacer cumplir el reglamento general, los reglamentos complementarios y demás disposiciones legales dictadas por el Rector o el Ministro de Educación Superior.  Documentos constitutivos.  Objetivos de trabajo de la Facultad.  Listado de actividades semestrales.  Informes de controles administrativos.  Actas del 56 Consejo de Dirección.  Comisiones Disciplinarias.  Expedientes disciplinarios. 8. Planificar y controlar los procesos administrativos de la facultad a partir de las particularidades del área.  No genera documentos. 9. Aplicar la política de estímulos y de sanciones, según las legislaciones respectivas a los trabajadores y estudiantes de su Facultad.  No genera documentos. 10. Dirigir y controlar el trabajo encaminado al estudio y aplicación de los documentos emanados de los Congresos del Partido y el Gobierno que orienta la política educacional, así como los del Ministerio de Educación Superior.  No genera documentos. 11. Elaborar las resoluciones, instrucciones, circulares de manera que permitan establecer las regulaciones en las distintas esferas de trabajo.  Resoluciones , circulares e instrucciones ministeriales, rectorales y decanales. 12. Controlar el cumplimiento de los planes y programas de estudio de las especialidades y especializaciones de su Facultad, así como los planes de trabajo científico–investigativo y metodológico.  No genera documentos. 13. Dirigir y controlar la aplicación correcta de la política de cuadros, orientar, controlar y participar en la evaluación de los mismos.  Evaluación anual de los cuadros. 57  Tabla de reservas y sustitutos. 14. Planificar y controlar el trabajo administrativo  Informes de de la Facultad a partir de los controles los controles establecidos y de las particularidades del área. administrativos.  Actas de claustros.  Fotografías de claustros.  Actas de despachos.  Planes de trabajo de todas las dependencias.  Plan de trabajo de la Facultad.  Informes de balance de áreas de resultados clave.  Corresponde ncia con el Rector.  Auditorias.  Código de ética.  Reconocimie ntos.  Memoria gráfica (fotos y audiovisuales). 58  Evaluación institucional.  Informe de autoevaluación.  Informe de resultados.  Control interno.  Guía de autocontrol.  Manual de Control Interno.  Manual de procedimientos.  Manual de organización.  Plan de prevención de riesgos.  Plan de medidas. Vicedecanato de Extensión Universitaria 1. Representar al decano en las actividades para las cuales este lo designe.  No genera documentos. 2. Asesorar al decano, jefes de departamento y directores de centros de estudio en la implementación de políticas y estrategias de los procesos que atiende.  Listado de sitios oficiales de la Facultad.  Presencia de los cuadros en redes sociales.  Publicaciones en sitios web y redes sociales. 59  Caracterizaci ón de la facultad.  Metas estratégicas.  Cumplimiento de las metas estratégicas. 3. Participar en el proceso de elaboración de los objetivos estratégicos de la Facultad.  No genera documentos. 4. Conciliar con los departamentos docentes y centros de estudio en los casos que procede, las propuestas de objetivos, indicadores y metas de los procesos que atiende.  No genera documentos. 5. Conciliar con los vicerrectorados correspondientes, las propuestas de objetivos, indicadores y metas de los procesos que atiende.  Indicadores a medir en la auditoria.  Informe de auditoría.  Plan de seguridad informática.  Formularios oficiales (elaborados por la Dirección de Informatización).  Listado segmentado de usuarios de la Facultad.  Listado de metas 60 estratégicas.  Cumplimiento de las metas estratégicas. 6. Participar en la elaboración y control del plan anual y mensual de la Facultad en los procesos que atienden.  No genera documentos. 7. Asesorar a los jefes de departamento y de los programas que atiende en la conformación de los informes de autoevaluación y en la elaboración de los cronogramas para asegurar su evaluación externa.  No genera documentos. 8. Rendir información sobre los procesos que atiende asegurando su confiabilidad, calidad y oportunidad.  Ubicación de estudiantes por edificio/cuarto.  Evaluaciones realizadas a los estudiantes en Beca.  Sanciones disciplinarias.  Listado de las principales problemáticas materiales/infraest ructura. 9. Coordinar con las organizaciones políticas, estudiantiles y de masas, así como con organismos e instituciones del territorio, los programas y tareas conjuntas para fortalecer la formación integral de los estudiantes y el ambiente político moral del centro.  Estrategia de comunicación de la facultad  Informe de cumplimiento de la Estrategia de comunicación de 61 la facultad. 10. Promover la cultura en su concepció