0 r 7 nivers F idad Central “Marta Abreu” de Las Villas. a U cultad de Ciencias Económicas. abajo de Diploma La Contabilidad Patrimonial y Gubernamental. Su Compatibilización en la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural en Villa Clara. Autora: Lien Consuegra Iglesias. Tutora: MSc. PA. Acnerys Rodríguez Pérez. Santa Clara 200 Pensam RESUMEN Resumen. Las entidades en nuestro país se agrupan fundamentalmente en dos formas de organización, empresas y unidades presupuestadas. Las primeras se vinculan al presupuesto del estado a través de sus resultados, y las segundas, lo hacen a través de sus gastos e ingresos indistintamente, o sea, reciben del estado los recursos (créditos presupuestarios) para financiar los compromisos de pagos contraídos (hasta el limite aprobado) y aportan a este el total de los ingresos cobrados. Las unidades presupuestadas como toda entidad pública o estatal tienen entre sus objetivos principales controlar y utilizar con la mayor racionalidad, los recursos puestos a su disposición por el presupuesto del estado, sin afectar la calidad de las actividades sociales para cuya ejecución fueron creadas. Como el resto de las organizaciones empresariales, las entidades organizadas bajo estas exigencias, tienen que registrar contablemente todos los hechos económicos que se acontecen durante el desarrollo de sus actividades y determinar el resultado de las operaciones. El registro de tales hechos, que comprende el control y movimientos de sus activos, pasivos y de su patrimonio; así como de los gastos incurridos y de los ingresos devengados, es parte de su contabilidad general, y se conoce universalmente como Contabilidad Patrimonial, pero sin dudas para las unidades presupuestas, dada de la esencia de las mismas, es imprescindible registrar las operaciones de ejecución del Presupuesto del Estado. En el presente trabajo se abordan los principales problemas que enfrentan los procesos contables de la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural (UPAAC), se hace un análisis del sistema de Contabilidad, implementado en la entidad por el Ministerio de Finanzas y Precios para la actividad presupuestaria, detectándose en su ejecución, la ausencia de registros contables relacionados con el control de ejecución del presupuesto, así como de todas las exigencias derivadas de éste; por citar algunas, no se realiza la compatibilización entre la Contabilidad Patrimonial y la Contabilidad Gubernamental. Para el desarrollo del trabajo se toman los datos necesarios relacionados con el período contable de marzo de 2007, derivados del Balance Patrimonial y del RESUMEN Estado de Ejecución de la Actividad Presupuestada (Estado C), se elabora el modelo de Control de Recursos Presupuestarios y se confeccionan los registros contables que exige la Contabilidad Gubernamental, mostrándose la compatibilización entre ambas contabilidades para el período económico seleccionado. Como resultado, se detectan insuficiencias en el desarrollo del proceso contable de la unidad, para lo cual se propone la implementación del sistema integral de gestión Versat- Sarasola, con anexos en el módulo de Complementos que faciliten, además del registro contable de la operaciones que afectan al presupuesto, compatibilizar aquellas partidas que de forma análoga intervienen en el registro, tanto de la Contabilidad Patrimonial como de la Contabilidad Gubernamental. Índice. ÍNDICE. Pág. RESUMEN. INTRODUCCIÓN. 1 Capítulo 1. MARCO TEÓRICO REFERENCIAL. 6 1.1 La Contabilidad, el Sistema Contable y la Información Contable 6 1.2 Concepto de empresa. Clasificación de las empresas. Definición de Unidad Presupuestada. 14 1.3 Características Generales de las Unidades Presupuestadas. 16 1.4 La Contabilidad en las entidades Presupuestadas.. 20 1.5 La Contabilidad Gubernamental y Patrimonial en las Unidades Presupuestadas. 22 1.6 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados para las Unidades Presupuestadas 24 Capítulo 2. Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 31 2.1 Orígenes de la Cultura. 31 2.2 La Estructura organizativa y Funciones de la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural. 32 2.3 Estructura interna del Departamento de Economía de la UPAAC. Sus funciones. 40 2.4. Misión, Visión y Objeto Social de la UPAAC. 52 2.5 Diagnóstico del sistema contable de la UPAAC. La Contabilidad Gubernamental en la Unidad Presupuestada de Apoyo. 53 Capítulo 3. Propuesta de Implementación del sistema Versat-sarasola en la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural. Cuadre y compatibilización entre la cuenta 870 “Gastos corrientes de la entidad” y 001 “Gastos presupuestarios”, con el uso del sistema. 64 3.1 Propuesta de Implementación del sistema Versat-sarasola en la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural 64 3.2 Principales salidas del sistema Versat- Sarasola en la UPAAC 66 3.3 Propuesta de cuadre y compatibilización entre la 870 “Gastos corrientes de la entidad” y la 001 “Gastos Presupuestarios”. Tabla comparativa 76 CONCLUSIONES. 79 RECOMENDACIONES. 80 BIBLIOGRAFÍA. 81 ANEXOS. INTRODUCCIÓN Introducción. La contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. A lo largo de la historia la importancia de la contabilidad ha ido en ascenso originando la necesidad de establecer sistemas contables para mantener un buen flujo de información que permita a la dirección la toma de decisiones oportunas. Es importante destacar que en nuestros días la contabilidad es imprescindible para el buen funcionamiento de una entidad económica, independientemente de su estructura y función. En nuestro país se pusieron en vigor a partir de enero de 1998 las normas generales de contabilidad para las Unidades Presupuestadas donde se definen los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de valoración y exposición de las cuentas que conforman el clasificador de cuentas, así como los estados financieros a presentar en el cierre de cada período, para conocer los resultados de la etapa y la situación financiera de la entidad en una fecha determinada. La contabilidad en las entidades presupuestadas debe permitir el registro de forma independiente, de las operaciones que se financian por el presupuesto del Estado, y aquellas actividades económicas-productivas y comerciales desarrolladas, que se financian, total o parcialmente por la entidad, incurriéndose en gastos y propiciando ingresos. O sea, el registro contable de las operaciones en las unidades presupuestadas debe facilitar, el control de la ejecución del presupuesto en cada entidad. Y los procedimientos contables deben permitir la compatibilización entre las partidas que se utilizan. Cada unidad presupuestada debe elaborar y controlar dos presupuestos, el de Ingresos devengados y Gastos incurridos (Contabilidad PATRIMONIAL) y el de tesorería o caja que comprende los ingresos cobrados y los compromisos de pago contraídos (Contabilidad PRESUPUESTARIA O GUBERNAMENTAL). 1 INTRODUCCIÓN Por lo que puede inferirse que la contabilidad general en las unidades presupuestadas se desglosa en dos especialidades, que tienen los siguientes objetivos: Contabilidad PATRIMONIAL: registrar las operaciones económicas de activos, pasivos, patrimonio, gastos e ingresos. Y la Contabilidad PRESUPUESTARIA o GUBERNAMENTAL: registrar las operaciones de ejecución del presupuesto de caja, pagos e ingresos cobrados. El Sectorial Provincial de Cultura en Villa Clara está compuesto por los Departamentos de Subdirección de Enseñanza, Técnica, y Económica; así como por los Centros y Consejos Provinciales de la Dirección de Cultura, entre ellos la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural (UPAAC), que es la entidad encargada de llevar la contabilidad de todos los centros subordinados al Sectorial, estableciéndose así, como el aparato contable del mismo. Esta unidad constituye el objeto de estudio del presente trabajo, la misma está ubicada en Maceo 470 Apartamento No. 2 entre Carretera Central y Caridad, los elementos que la caracterizan se abordan durante el desarrollo del trabajo. La investigación enfrenta una situación problémica que puede sintetizarse en la ausencia de los registros contables relacionados con la Contabilidad Gubernamental, y derivado de ello la no compatibilización de la CONTABILIDAD PATRIMONIAL con la PRESUPUESTARIA o GUBERNAMENTAL, en la UPAAC. La situación problémica plantea para la investigación el siguiente problema científico: ¿Qué mecanismos emplear para, en primer orden, lograr un registro oportuno de las operaciones relacionadas, tanto con la Contabilidad Patrimonial como con la Contabilidad Gubernamental, y en segundo lugar, propiciar la correcta compatibilización entre las partidas que integran ambos registros, para garantizar el adecuado control de ejecución del presupuesto del Estado y con ello el perfeccionamiento del Sistema de Control Interno de la UPAAC? Luego de la formulación del problema se evidencia el objeto de estudio y el campo de acción se define en el sistema de contabilidad de dicha entidad, 2 INTRODUCCIÓN esencialmente en sus dos especialidades, la Contabilidad Patrimonial y la Contabilidad Gubernamental. Para dar solución al problema científico se parte de la siguiente hipótesis: Si se logra el registro oportuno de los gastos en la Contabilidad Patrimonial, y se mantienen actualizados los registros que exige la Contabilidad Gubernamental, el proceso de compatibilización entre ambas mostrará consistencia; que propiciará alcanzar el adecuado control de ejecución del Presupuesto del Estado y con ello el perfeccionamiento del Sistema de Control Interno de la UPAAC. La investigación persigue los siguientes objetivos de carácter general: 1. Demostrar la importancia de mantener un registro actualizado de los gastos en la Contabilidad Patrimonial y un adecuado registro de las operaciones relacionadas con el control de ejecución del Presupuesto del Estado. 2. Definir mecanismos que posibiliten la compatibilización de la Contabilidad Patrimonial y la Contabilidad Gubernamental. Con el propósito de dar cumplimiento a los objetivos generales propuestos, se han definido los siguientes objetivos específicos: 1. Elaborar un marco teórico referencial que sustente la investigación, basado en la consulta de literatura actualizada. 2. Caracterizar el objeto de estudio de modo general y desde el punto vista de su proceso contable. 3. Valorar los fundamentos teóricos y los procedimientos contables prácticos reconocidos en los marcos de la Contabilidad Gubernamental y Patrimonial de las entidades presupuestadas, para su aplicabilidad al contexto de la UPAAC. 4. Abordar desde una perspectiva teórica los principales elementos que deben seguirse para alcanzar la compatibilización de la Contabilidad Gubernamental y Patrimonial, con vistas a lograr un adecuado control y satisfacer las cualidades que demanda la información contable. 3 INTRODUCCIÓN 5. Demostrar la desactualización de los registros contables en la unidad y la factibilidad de mantener un registro oportuno de las operaciones que propician la compatibilidad entre ambas contabilidades, a través de la implementación del sistema de Gestión Integral Versat-Sarasola. 6. Definir el mecanismo óptimo para lograr la compatibilización de la Contabilidad GUBERNAMENTAL con la Contabilidad PATRIMONIAL, en correspondencia con las especificidades de la entidad objeto de estudio. Entre los aportes más significativos de la investigación se encuentran los siguientes: Teóricos: Sistematización y profundización del estudio sobre el tema de la Contabilidad Gubernamental y su interrelación con la Contabilidad Patrimonial, precisando los conceptos relacionados con el mismo. Enriquecimiento a la escasa teoría contable, que sobre el tema, se ha difundido en nuestro país. Prácticos: Se manifiesta la necesidad de mantener registros actualizados de las transacciones tanto en la Contabilidad Patrimonial, como en la Contabilidad Gubernamental. Se demuestra que la implementación del Sistema Integral de gestión Versat- Sarasola es factible y viable, incorporando al módulo de Complemento el procedimiento que permita visualizar en una Hoja de salida los grupos presupuestarios de la Contabilidad Patrimonial y de la Contabilidad Gubernamental, para facilitar la compatibilización entre las partidas que resultan homogéneas. La investigación se estructuró en tres capítulos siguiendo un orden lógico y coherente, el Capítulo 1 ofrece los elementos teóricos que sustentan la 4 INTRODUCCIÓN investigación, por lo que brinda el Marco Teórico Referencial, parte de ubicar al lector en definiciones claves: Contabilidad, Sistemas contables e información contable; conceptos de obligado dominio. E incluye definiciones relacionadas con el tema de la Contabilidad Gubernamental en las Unidades Presupuestadas, el cual resulta de escaso tratamiento teórico dentro del Marco Normativo cubano. El Capítulo 2 brinda la caracterización general de la UPAAC de Villa Clara y de su actividad contable. En su contenido se elaboran los registros contables de las operaciones asociadas a la Contabilidad Gubernamental para un período elegido, hasta mostrar la compatibilización entre ésta y la Contabilidad Patrimonial. Y en el Capítulo 3 se propone la implementación del Sistema Integral de Gestión Versat-Sarasola en la UPAAC, y la adición a éste de elementos que permitan la compatibilización entre la Contabilidad Gubernamental y la Patrimonial. Finalmente se brindan Conclusiones Generales de la investigación y se dan a conocer Recomendaciones valiosas, que le darán continuidad al trabajo. 5 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL CAPÍTULO 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL. El presupuesto del Estado constituye el principal instrumento de distribución de los recursos financieros centralizados, sirviendo para acumular una parte significativa del Ingreso Nacional y utilizarlo en aras del desarrollo económico-social del país. Se establece que la administración financiera está integrada por diversos sistemas interrelacionados entre sí: a) Sistema tributario b) Sistema presupuestario c) Sistema de crédito público d) Sistema de tesorería e) Sistema de contabilidad gubernamental El Sistema Presupuestario del Estado constituye el Plan Financiero fundamental para la formación y utilización del fondo centralizado de recursos financieros del Estado y establece entre otras disposiciones generales, que en el Presupuesto del Estado se consignará el estimado de los recursos financieros y gastos previstos por el Estado para el año presupuestario, destinados al desarrollo económico-social y al incremento del bienestar material; por lo que el presupuesto es sometido a discusión y aprobación anualmente por la Asamblea Nacional del Poder Popular, realizándose este mismo proceso en las respectivas Asambleas Provinciales y Municipales. El sistema de Contabilidad Gubernamental, establece el plan de cuentas único y el conjunto de normas, principios y procedimientos para la recopilación, valuación y posterior exposición de los hechos que caracterizan la actividad económico-financiera del Sector Público. 1.1 La Contabilidad, el Sistema Contable y la Información Contable. Desde el mismo origen de la actividad comercial, se convierte en una necesidad llevar un registro histórico de todo acto del hombre que tuviera significación económica. La poca capacidad de la memoria del hombre primitivo le impuso la necesidad de utilizar 6 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL otros medios para dejar constancia de sus operaciones, creando de esa forma métodos sencillos de teneduría de libros, los cuales evolucionaron gradualmente. El esplendor de las disciplinas contables se sitúa en la plena prosperidad comercial del siglo XV, momentos en los que se demandaban sistemas de información y control para facilitar el tráfico de mercancías. En este período según Carrato Mena “la contabilidad llegó a tener un desarrollo extraordinario con Fray Luca Pacciolo a la cabeza, que en 1494 escribió su obra Summa de Arihtmetica, Geometrica, Proportioni et Proportionalita et arte magiore”1. El estudiar la evolución histórica de la contabilidad permite plantear que es esta la apertura a la revelación de la disciplina. A Pacciolo se le atribuyen calificativos como, primer compilador y divulgador de la contabilidad con un horizonte científico, pues su obra escrita es la primera que se conoce sobre los fundamentos de la partida doble contable. La contabilidad comprende una estructura teórica muy amplia que posiblemente desconocen muchas personas relacionadas con los negocios. Aunque el desarrollo de esta se considera un arte, según Meigh and Meigh, el “arte de interpretar, medir y describir la actividad económica”2, el progreso de la teoría es aun más científico. Es difícil definir con exactitud lo que se entiende por contabilidad. La palabra procede del latín computare que significa contar, computar, calcular, por lo que es lógico que la evolución del vocablo ocurrió de una manera espontánea. A partir de una contabilidad primitiva, en la que esencialmente lo que se hacía era calcular, hoy en día se está en presencia del desarrollo de toda una teoría contable y de sus aplicaciones. Cuando se comenzó a introducir este término en la lengua castellana, algunos académicos comentaban que la expresión “teneduría de libros” cubría perfectamente el significado de la nueva terminología. Con el tiempo esta última se desplazó a la parte mecánica, monótona y rutinaria de la contabilidad, que consiste esencialmente en las operaciones de registrar los acontecimientos ocurridos en la vida de la empresa de acuerdo con procedimientos preestablecidos. En contraste, la contabilidad incluye 1 Carrato Mena, María J. La tesorería en los grupos de Empresas. Revista Banca y Finanzas No 54, abril 2000, p.12. 2Meigh and Meigh. “Contabilidad, la base para decisiones gerenciales”. Capítulo 1. 1993, p. 3. 7 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL estas operaciones pero no se reduce a ellas, sino que abarca la estimación de otras variables, el planteamiento de los procedimientos concretos a utilizar e incluso el poner en cuestión qué clase de información debe elaborarse, para que sea útil en la toma de decisiones. A la par con el desarrollo de la contabilidad y a los intentos por perfeccionarla, fue necesario su aplicación a los nuevos fenómenos económicos, al no sentarse en principios que pudieran mantenerse, el registro contable sufrió el embate propio de la rápida evolución que alcanza el comercio y la industria, y otras técnicas se fueron sucediendo de manera vertiginosa, comienzan períodos caracterizados por la separación de las empresas y sus dueños. Durante el transcurso del tiempo han surgido infinidad de teorías referentes al carácter de la contabilidad. Muchos expertos y organizaciones asociadas a este campo han brindado sus definiciones. Algunos coinciden en que la Contabilidad va más allá del proceso de creación de registros de las actividades u operaciones mercantiles, y que consiste en comprender la aplicación teórica y práctica de los principios de Contabilidad y de todo el sistema de registros de las actividades financieras, las cuales deben estar desarrolladas de una forma comprensible y ordenada para resumir y exponer sus significados. La Asociación de Contadores Americanos o la American Accounting Association define la contabilidad como “el proceso de identificar, medir, registrar y comunicar información económica para permitir juicios informados y decisiones por parte de los usuarios de la información”3, definición que continúa tratando términos importantes como; medición, registro, emisión de información y toma de decisiones. Maldonado4 le atribuye marcados objetivos a la contabilidad que transitan desde, el registro de forma metodológica de las operaciones de carácter financiero que ocurran en la entidad, el suministro de información clara y precisa acerca de la situación financiera de la empresa en un momento determinado y de sus resultados operativos en un período delimitado, la interpretación y análisis de dichos resultados, la 3 Contabilidad Financiera I, Introducción a la contabilidad. S.l, s.n, 1992 Tomo I, p.652. 4 Maldonado, R. "Estudio de la Contabilidad General.". Texto Universitario. 1989, p.12. 8 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL presentación de datos precisos, medibles y analizables que le permite a la administración tomar decisiones en cualquier momento, establecer responsabilidades, definir políticas y delegar autoridad, hasta la elaboración de presupuestos de diversas índoles para la actividad futura de la empresa. En la actualidad la contabilidad es considerada un lenguaje, según Horngren “el lenguaje del mundo de los negocios”5. Aunque resulte sorprendente que llevar las cuentas de una empresa se considere un lenguaje, lo es, pues el objetivo genérico de la contabilidad es precisamente el de describir lo que ha ocurrido en una empresa u organización, en el pasado y cual es su situación actual (desde el punto de vista financiero) como consecuencia de ese pasado. Este autor agrega que se entiende por contabilidad “todos aquellos procedimientos que se utilizan para registrar los acontecimientos ocurridos en la vida de una organización, clasificarlos y resumirlos de una manera significativa”6. Meihg and Meihg en su definición se refiere al término integrado, es decir precisa concebir la contabilidad como un sistema y plantea que: “un Sistema Contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad cualquiera, para seguir la huella de la actividad financiera y resumirla en forma útil para quienes toman decisiones7. Y argumenta sobre los tres pasos básicos que deben ejecutarse, los que se inician con el registro de la actividad financiera, luego se precisa de la clasificación de la información y por último el resumen de ésta. Válido resulta añadir, que un sistema contable es todo un conjunto de normas, procedimientos y formularios con su metodología, cuyo propósito principal es el de ejercer el control de los recursos, disponer eficazmente de las fuentes y mostrar los resultados de la entidad, a través de su proceso de registro sistemático y cronológico, el cual permite el análisis, evaluación e interpretación de la gestión económica como herramienta para la toma de decisiones. 5 CharlesT Horngren. “Contabilidad financiera I, Introducción.” Editorial Prentice-Hall Internacional, 1983, p.4. 6 CharlesT Horngren . “Contabilidad financiera I, Introducción.” Editorial Prentice-Hall Internacional, 1983, p.5. 7 Meigh & Meigh. “Contabilidad la base para decisiones gerenciales”. 1993. p.4. 9 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL Bien reconocido es el papel protagónico que juega todo el sistema contable de una empresa, en cuanto a la eficiencia o no de un adecuado control interno. Para que dicho sistema de contabilidad garantice un eficiente y responsable control interno, este requerirá estar conformado por un clasificador o plan de cuenta con la definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis de utilización específica, normas y procedimientos, un sistema de contabilidad de costos, un conjunto de modelos y documentos, un sistema informativo interno y los aspectos y factores de carácter general a tomar en consideración en función de cada uno de los subsistemas que conforman el sistema de contabilidad. Existe una estrecha relación entre el sistema de contabilidad y el control interno. El primero garantiza la producción de información financiera, el segundo tiene marcados objetivos que van desde lograr confiabilidad de esta información, eficiencia y eficacia de las operaciones, mantener a la entidad operando de acuerdo con los planes, leyes, reglamentos y políticas de la gerencia, hasta el control de los recursos a disposición de la entidad; por ello se considera que dada la relación que existe entre estos dos sistemas, cada uno depende considerablemente del otro. El Sistema de contabilidad depende de los procedimientos de Control Interno para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Por su parte, muchos de los procedimientos de control interno hacen uso de los datos de contabilidad para seguirle la pista a los activos y controlar el desempeño de los departamentos. La necesidad de un adecuado control interno explica la naturaleza y la existencia misma de muchos registros, informes, documentos y procedimientos contables. Por tanto, el tema del Control Interno y el estudio de la Contabilidad conservan una relación muy sugerente. No obstante, para efectos de estudios y evaluación del control interno es importante señalar que deben distinguirse los controles contables de los sistemas de contabilidad. Un sistema de contabilidad consiste en una serie de tareas mediante las cuales se procesan las transacciones y consecuentemente incluye el reconocimiento de operaciones que tienen efecto en los estados financieros, mientras que los controles internos contables son aquellas técnicas que utiliza la empresa para efectuar las tareas de procesamiento de transacciones que salvaguardan los activos y los registros financieros que contengan la información contable. 10 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL Por tanto, las técnicas del control interno están integradas en los sistemas usados para ejecutar las transacciones, de manera que parecen ser parte de las tareas normales del propio sistema contable en la medida que ayudan al cumplimiento del objetivo anterior. Sin embargo, cuando el objetivo es controlar el procesamiento de las operaciones estamos ante una técnica de control interno, que debe considerarse como parte de la empresa y que eventualmente deberá ser aprobada por el supervisor para asegurarse de que cumpla con el objetivo para el cual fue establecido. En el caso particular de Cuba la Resolución 2978 establece los elementos generales que deben contener los documentos normativos sobre contabilidad, como parte del sistema de control interno, los cuales deben ser elaborados en las entidades a partir de las Normas Cubanas de Contabilidad, y adoptar la forma de Manual o Reglamento, este manual debe contener información relacionada con la organización del registro contable y las subdivisiones para el registro de la información primaria, detalles del sistema utilizado para el procesamiento del registro y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo, un Nomenclador de Cuentas atendiendo a las particularidades de las actividades de la entidad, con definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis, el diseño de los Estados Financieros y del conjunto de modelos y documentos que se deben utilizar en la entidad, así como los procedimientos a aplicar en cada subsistema contable, basados en las regulaciones emitidas por los órganos estatales, los específicos de cada entidad atendiendo a las características de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección, por lo que no existe un patrón ni una forma única para la elaboración de un manual de procedimientos. En consecuencia y estrecho complemento aparecen argumentados todos estos elementos en la Resolución No. 54 del Ministerio de Finanzas y Precios, puesta en vigor en marzo del 2005. Las definiciones de Contabilidad expuestas se orientan hacia dos conceptos concurrentes: las nociones de medida e información y la base para la toma de decisiones. O sea, el concepto del término lo proporciona su finalidad básica, suministrar información para analizarla, interpretarla y tomar decisiones que no 8 Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 297/2003 .Sobre la Definición de Control Interno. Contenido de los componentes. Normas. 11 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL comprometan la salud económico-financiera de la empresa en el futuro y que permitan su prosperidad. Esto se logra con el registro y procesamiento de todas las operaciones que se realizan en una entidad, para lo cual es necesario seguir una serie de pasos ordenados e íntimamente relacionados unos con otros, los cuales guardan una secuencia lo suficientemente lógica como para conformar un sistema. Se aprecia el protagonismo que se le concede en la definición, al suministro de información, siempre que esta sea objetiva y veraz. Las Normas Generales de Contabilidad (NGC) vigentes en nuestro país, plantean exigencias para la información contable elaborada por cualquier empresa radicada en el territorio nacional, con el propósito de garantizar su eficacia en la toma de decisiones gerenciales, ser utilizada por los diferentes usuarios interesados en ella y cumplir con sus objetivos, estas cualidades giran alrededor de su utilidad, identificación, su oportunidad, el ser representativa, creíble, confiable y poder ser verificable, además de homogénea. Las dimensiones informativas de la contabilidad le permiten participar del proceso de control e integrar sus mecanismos, aportando al mismo herramientas (los balances), mecanismos (la contabilidad de partida doble) e información (la interpretación de los reportes emitidos por ella). Su principal aporte a la toma de decisiones es que ofrece los elementos de juicios económicos – financieros para evaluar las consecuentes pérdidas de eficiencias derivadas de la elección de una alternativa en particular sobre otras posibles. A partir de estos elementos, el Sistema Contable constituye una fuente inagotable de información confiable, clara concisa y adaptada al proceso evolutivo que vincula a la empresa con el medio que la circunda; en la mayoría de los casos es un generador de información oportuno y rápido. Al respecto Meigh and Meigh plantea “el tipo de información que un usuario necesita depende de los tipos de decisiones que debe tomar: Los gerentes necesitan información detallada sobre los costos diarios de operaciones con el fin de controlar los del negocio y de colocar precios de venta racionales. Los usuarios externos, generalmente necesitan información resumida con relación a los recursos disponibles, y la información sobre los resultados de la 12 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL operación durante el año anterior; para el cálculo de los impuestos sobre la renta, para la toma de decisiones regulatorias”9. Fernández Cepero indica que: “La información que representa los productos terminados de la industria, está constituida por los datos que ofrece la contabilidad después de pasar las operaciones económicas a través de los libros. Estos datos pueden ser de dos clases: 1) Datos sueltos que se obtienen día a día con el flujo y reflujo de las actividades y 2) Datos más o menos coordinados y sistematizados que se producen por mediación de los estados financieros”10. Es evidente que entre los informes contables más importantes y ampliamente utilizados están los Estados Financieros; los cuales son la fuente primaria de información financiera para aquellas personas fuera de la organización comercial y también para la gerencia. Estos estados resumen toda la actividad de un negocio durante un período determinado, pues muestran su situación financiera en un momento dado y los resultados de las operaciones ejecutadas en un tiempo delimitado. Los estados financieros al centralizar y resumir las operaciones de un período más o menos largo, permiten presentar en forma resumida y sintética, los resultados globales de ese período, proporcionando un caudal de información válido para una amplia masa de posibles personas a informar. Son documentos muy solicitados y de amplia demanda y aceptación, que a medida que avanza la complejidad del programa, se hacen más importantes e indispensables, por lo que estos informes deben ser presentados de forma corta, concisa y fácil de leer. Con relación al tema Polimeni plantea “que el contacto principal que mucha gente tiene con la información contable, además de los contadores, es a través de los Estados Financieros que se publican”11. Los estados financieros son generalmente la base para la toma de decisiones de los diversos usuarios. Otros criterios al respecto, son emitidos por Mónica Salazar cuando comenta: “Los estados financieros son una presentación 9 Meigh & Meigh. “Contabilidad la base para decisiones gerenciales”. 1993. p.12. 10 Fernández Cepero, M. J. Contabilidad Moderna. Teneduría de Libro y Principios de Contabilidad. Emesca, 1950, pág. 1 11 Polimeni, Raph. Contabilidad de Costo, Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. Cuarta edición. Tomo II. p.259. 13 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL financiera estructurada de la posición y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo de los estados financieros de propósito general, es proveer información sobre la posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones económicas”12. El objetivo básico de los Estados Financieros es el de comunicar información útil a los dirigentes de la entidad para el ejercicio de sus funciones, así como a inversionistas, acreedores, financistas y otros, para la toma de decisiones respecto a la colocación de recursos. Dichos estados son los que muestran, cuantitativamente, ya sea total o parcialmente, no solo el origen y aplicación de los recursos empleados para dar prosperidad a un negocio y cumplir determinados objetivos, también contienen el resultado obtenido en un ejercicio, y la situación económico-financiera que tiene la empresa. Estos estados se ofrecen a los diferentes consumidores, que pueden ser variados de acuerdo a los intereses que representan, como se ha tratado con anterioridad. Los informes síntesis conocidos como Estados Financieros que más se utilizan tradicionalmente, como medio de información son: el Estado de Ganancias y Pérdidas, el Balance General, el Estado de Utilidades No Distribuidas y el Estado de Origen y Aplicación de Fondos. Según las Normas Generales de Contabilidad en nuestro país los Estados Financieros establecidos son el Estado de Situación, Estado de Resultado, Estado de Origen y Aplicación de Fondos, Estado del Movimiento de la Inversión Estatal, Estado de Costo de la Producción, Estado del Movimiento del Capital y Estado del Movimiento de las Utilidades Retenidas, desglosados en el caso que corresponda para las empresas del sector público o el sector privado. Todos bien a tono con lo tradicional y respondiendo a las propias particularidades de la economía cubana. 1.2 Concepto de empresa. Clasificación de las empresas. Definición de Unidad Presupuestada. Las empresas son aquellas entidades que tienen como finalidad la obtención de utilidades mediante el desarrollo de sus actividades , se vinculan al presupuesto a 12 Salazar, Mónica. Presentación de Estados Financieros. Http://www.monografía.com 14 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL través de los aportes de sus resultados y de la tasas, impuestos y contribuciones operacionales a las que están sujetos de acuerdo con la legislación fiscal vigente, así como por la recepción de subsidios aprobados, mientras que las entidades autofinanciadas surgen de unidades presupuestadas sin fines lucrativos, estando sujetas a las regulaciones fiscales que les competen y vinculándose al presupuesto a través de las mismas. Por lo que pudiera expresarse que el término Empresa se define como: una organización económica, con personalidad jurídica, balance financiero independiente y gestión económica, financiera, organizativa y contractual, autónoma, que se crea para la dirección técnica, económica y comercial de los procesos de elaboración de los productos y/o servicios, los que deberán lograrse con la mayor eficiencia económica. La actividad económica se organiza de acuerdo a su objeto empresarial aprobado, teniendo en cuenta su actividad principal y la utilización de capacidades instaladas disponibles para ofertar servicios a terceros. Las empresas en Cuba se clasifican de la siguiente manera: Empresa Estatal Empresa Mixta Empresa de Capital totalmente Extranjero Sociedades Mercantiles Cubanas Unidades Básicas acreditadas: Uniones, granjas, asociados económicos Unidades Presupuestadas En Cuba, las Unidades Presupuestadas son entidades jurídicas creadas por el Estado con el objetivo de controlar y utilizar con la mayor racionalidad los recursos puestos a su disposición por el Presupuesto del Estado, sin afectar la calidad de las actividades sociales para cuya ejecución fueron creadas. Tienen como característica fundamental la realización de actividades sociales sin fines lucrativos, excediendo el monto de los gastos en los que incurren, al importe de los ingresos devengados. Por tanto, se vinculan con el presupuesto de manera 15 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL diferenciada aportando todos sus ingresos y recibiendo de éste los recursos necesarios para financiar sus gastos hasta los montos aprobados. En las unidades presupuestadas los gastos proyectados a incurrir de acuerdo con las actividades y programas a desarrollar, constituyen los elementos principales a tener en cuenta para la determinación y aprobación de los recursos presupuestarios necesarios para el período próximo. Un elemento tan importante como lo anterior lo constituye el control y la correcta ejecución de las operaciones de registros y gastos del presupuesto de caja de la entidad. De aquí que se asevere que las entidades presupuestadas requieren administraciones modernas que operen los recursos presupuestarios de manera eficaz, eficiente y económicamente fundamentada. 1.3 Características Generales de las Unidades Presupuestadas. La contabilidad se define como el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una entidad ya sea una empresa, una unidad militar, un hospital, una escuela, una granja, etc. Su propósito fundamental es proporcionar información sobre los resultados económicos obtenidos en un período dado, mostrar la situación económico financiero en una fecha dada con vistas a propiciar la toma de decisiones, constituyendo el Talón de Aquiles de los directivos. El papel de la contabilidad es desarrollar y comunicar dicha información de forma tal que sirva de ayuda a la planificación y al control de las actividades desarrolladas en la entidad. Para lograr lo anterior, los sistemas contables comprenden los métodos y procedimiento necesarios para resumir la información financiera en forma útil para quienes toman las decisiones. Para lograr lo antes expuesto se deben seguir tres pasos básicos: 1- Registrar la actividad financiera. La primera función de un sistema contable consiste en crear un registro sistemático de la actividad diaria de la entidad lo cual se realiza a través de la ejecución de diferentes transacciones que tienen un soporte documental y estos documentos se expresan en 16 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL términos monetarios constituyendo la base de las anotaciones en los libros de contabilidad. 2- Clasificar la información. El registro completo de las actividades de una entidad implica un gran volumen de datos de ahí la necesidad de clasificar la información en grupos o categorías, por ejemplo, agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o se paga efectivo. 3- Resumir la información. Para que la información contable pueda ser utilizada por quienes toman decisiones ésta debe ser resumida para suministrar información clara y precisa sobre la situación financiera de la entidad en una fecha determinada y los resultados de las operaciones en un período dado. Estos tres pasos constituyen los medios para lograr la información contable, además el proceso contable incluye la comunicación de esta información a los jefes y especialistas interesados en la misma, mediante los estados financieros que son la principal fuente de información y resumen de la situación de la entidad en un momento dado. El análisis e interpretación de esta información orienta las decisiones a los diferentes niveles de dirección, que es en última instancia el objetivo final de la Contabilidad. La organización de la economía cubana, considera el establecimiento de dos grandes sectores, el sector productivo y el sector no productivo, dividiéndose las actividades que se llevan a cabo dentro de ellos en ramas y sub.-ramas. En el clasificador de actividades económicas se establecen los sectores siguientes: 01 Industria 02 Construcción 03 Agropecuaria 04 Silvicultura 17 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 05 Transporte 06 Comunicaciones 07 Comercio 08 Otras Actividades Productivas 09 Servicios Comunales 10 Ciencia y Técnica 11 Educación 12 Cultura y Arte 13 Salud Publica, Asistencia Social Deporte y Turismo 14 Administración 15 Otras Actividades no productivas Los sectores codificados con los dígitos 01 al 08 corresponde a los productivos, por tanto las entidades que desarrollan sus actividades vinculadas con los mismos son las denominadas Empresas, cuya premisa fundamental es cubrir sus gastos con los ingresos y generar una utilidad. Los sectores codificados con los dígitos 09 al 15 corresponden con la actividad no productiva, que garantiza en sentido general las necesidades espirituales de la sociedad, las entidades creadas dentro de estos sectores son las conocidas con el nombre de Unidades Presupuestadas. Considerando la esencia de estas dos entidades económicas existen diferencias entre ellas, ya que evidentemente financian sus operaciones de diversas formas, las empresas se vinculan al presupuesto del estado a partir de sus resultados, es decir por el aporte del % de utilidad que le corresponde o al recibir subsidio al operar con pérdidas planificadas, mientras las Unidades Presupuestadas se vinculan directamente al Presupuesto del Estado, o sea, reciben del estado el total de recursos necesarios para financiar sus gastos y aportan a éste el total de los ingresos cobrados. Estas entidades también presentan diferencias en el Plan de Cuentas a utilizar, en el registro 18 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL de los gastos y en el sistema Informativo, así como al emitir algunos estados financieros específicos en correspondencia con su esencia económica. En las Unidades Presupuestadas se aprecia en el Plan de cuentas, las cuentas “Gastos Corrientes de la Entidad” e “Ingresos Devengados” como únicas cuentas para el registro de los gastos e ingresos en estas entidades. En la cuenta ´”Gastos Corrientes de la Entidad” se registra el importe de los gastos por consumo de materiales, combustible, energía, salario, depreciación y servicios recibidos incurridos en la Unidad Presupuestada en el desenvolvimiento de su entidad. La Cuenta “Ingresos Devengados” recoge el importe de los ingresos captados en la Unidad Presupuestada en el desarrollo de su actividad, por aquellos conceptos considerados en el presupuesto como ingresos de los organismos, entre los que pueden señalarse, ingresos de comedores y cafeterías, recaudación del transporte obrero, cobro de tarifas de círculos infantiles, seminternados y otros. Otro aspecto que diferencia la empresa de la unidad presupuestada, es la forma en que se registran y controlan los gastos. La primera realiza estos procesos mediante el uso de los elementos y partidas de gastos solamente, mientras que en la unidad presupuestada se registran los gastos por elementos en la cuenta “Gastos Corrientes de la Entidad” de la Contabilidad Patrimonial y por grupos presupuestarios, incisos, epígrafes y partidas en la Contabilidad Presupuestada. Al confeccionarse el presupuesto de gastos, este se desglosa por grupos presupuestarios, epígrafes y partidas, registrándose las operaciones tomando en consideración estos conceptos para permitir la comparación del real con el plan en los modelos establecidos. El Sistema Informativo establecido para las Empresas y para las Unidades Presupuestadas difiere en cuanto a la cantidad y estructuras de los modelos y formas de presentar la información. En Cuba se establece con carácter obligatorio, la elaboración por parte de todas las empresas y unidades presupuestadas los siguientes Estados Financieros; Estados Financieros Empresas Unidades Presupuestadas 19 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL Estado de Situación X X Estado de Resultado X X Estado de Costo Producción o de Mercancía vendida - Estado de Movimiento de la Inversión Estatal X Estado de Origen y Aplicación de Fondo - Estado de ejecución de Ingresos y Gastos del Presupuesto - X A continuación se explica brevemente los Estados Financieros correspondientes a las Unidades Presupuestadas. Estado de Situación Muestra la situación financiera y la capacidad de pago de una entidad del sector público en una fecha dada, se confecciona en base a los saldos de las cuentas reales. Estado de Resultado Presenta el resultado (positivo o negativo) de un ejercicio económico, se elabora tomando como base las cuentas nominales. Estado de ejecución de Ingresos y Gastos del Presupuesto. Muestra el comportamiento o ejecución de los ingresos cobrados y depositados al presupuesto del estado, además informa por incisos, epígrafes, y partidas la ejecución acumulada del presupuesto de gastos corrientes, a partir de los recursos que le fueron asignados a la unidad presupuestada. Estado del Movimiento de la Inversión Estatal Presenta los movimientos por conceptos de débitos y créditos de la cuenta de inversión estatal, partiendo del saldo inicial hasta arribar al saldo del período analizado. 1.4 La Contabilidad en las entidades Presupuestadas. 20 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL Dentro del marco normativo, se establece que en cada entidad presupuesta se elaboren y controlen los siguientes presupuestos: INGRESOS DEVENGADOS Y GASTOS INCURRIDOS CONTABILIDAD PATRIMONIAL TESORERIA O CAJA (Ingresos cobrados y compromisos de pago contraídos) CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA ¿Como se logra obtener la información contable requerida y como puede utilizarse? La contabilidad asegura el registro cronológico y sistemático en términos de valor de todos los hechos económicos y de las operaciones resultantes de las actividades en las que se aplica. Por eso, sirve para mostrar consecuentemente el resultado obtenido luego de transcurrido un determinado período, lo que posibilita se adopten las medidas que resulten necesarias y oportunas para alcanzar una mayor efectividad en la dirección y resultados de las entidades económicas. La contabilidad en las entidades presupuestadas debe permitir el registro de forma independiente, de las operaciones que se financian por el presupuesto del Estado, y aquellas actividades económicas-productivas y comerciales desarrolladas, que se financian, total o parcialmente por la entidad, incurriéndose en gastos y propiciando ingresos. O sea, el registro contable de las operaciones en las unidades presupuestadas debe facilitar, el control de la ejecución del presupuesto en cada entidad. Y los procedimientos contables que se implementen, deben permitir la compatibilización entre las partidas que se emplean para registrar las operaciones que se ejecutan, según su naturaleza y origen. Por consiguiente, desde el punto de vista de definiciones y funciones, no existen significativas diferencias en lo que se pretende alcanzar con la Contabilidad en las empresas y en las entidades presupuestadas cubanas. Sin embargo, partiendo de las propias características del funcionamiento de estas últimas, sí hay diferencias en las cuentas, su utilización y en los contenidos, así como en los procedimientos de registro 21 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL y en los estados financieros a presentar, como se enunció anteriormente. En el aparato contable de las entidades presupuestadas coexisten inseparablemente, la denominada Contabilidad Presupuestaria y la Contabilidad Patrimonial. La Contabilidad Presupuestaria es la encargada del control de las operaciones de ingresos y gastos del presupuesto. Y la Contabilidad Patrimonial se ocupa del registro y control de los ingresos y gastos ocurridos a causa de otras operaciones, fundamentalmente las vinculadas con el autofinanciamiento parcial o total de la actividad, contabilizando además todos los bienes, obligaciones y el patrimonio de cada entidad. Lo anteriormente expresado se puede demostrar de la forma siguiente: CONTABILIDAD Patrimonial -Constituye la ejecución de la entidad. -Se ejecuta por cuentas reales y nominales Presupuestaria o Gubernamental: -Constituye la ejecución del presupuesto. -Se ejecuta por cuentas de orden o memorando. SE REGISTRA POR -Áreas de responsabilidad o centro de costo. -Elementos de gastos. -Sector/ Rama/ Grupo. -Epígrafes y partidas. -Salarios/ Otros gastos. -Inversiones materiales. CONTABILIZA -Ingresos: Cobrados. -Gastos: Comprometidos y pagados. Por soc -Ingresos devengados (independientemente del momento en que se cobre). -Gastos: Costos reales de la entidad. el peso que tiene la esfera presupuestada en Cuba en la garantía del desarrollo ial y económico, se impone una política cada vez más racional en el manejo de 22 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL esos recursos, en la cual la contabilidad tiene la responsabilidad de lograr un registro riguroso de la correcta y eficiente utilización de ellos. 1.5 La Contabilidad Gubernamental y Patrimonial en las Unidades Presupuestadas. Las Unidades Presupuestadas se vinculan al presupuesto del estado a través de sus gastos e ingresos en forma independientes; o sea, reciben del estado los recursos (créditos presupuestarios) para financiar los compromisos de pago contraídos (hasta el límite aprobado) y aportan a éste el total de los ingresos cobrados. Estas entidades, al igual que las empresas organizadas estructuralmente con otros fines económicos, tienen que registrar contablemente todos los hechos económicos que se acontecen durante el desarrollo de sus actividades y determinar el resultado de sus operaciones. El registro de tales hechos que comprende el control y movimientos de sus activos, pasivos y de su patrimonio; así como de los gastos incurridos y de los ingresos devengados es parte de su contabilidad general que se conoce universalmente como Contabilidad Patrimonial. La contabilidad general se desglosa en las unidades presupuestadas en dos especialidades: la Contabilidad Patrimonial que registra las operaciones económicas de activos, pasivos, patrimonio, gastos e ingresos, y la Contabilidad Presupuestaria encargada de registrar las operaciones de ejecución del presupuesto de caja o de pagos y de ingresos. Es importante significar que sólo se opera una contabilidad en cada entidad, la cual de acuerdo con los objetivos a alcanzar se especializa en contabilidad patrimonial y contabilidad presupuestaria, a pesar de que la forma de registro en estas especialidades varía, por ejemplo para la: CONTABILIDAD PATRIMONIAL: Los gastos se registran como tal al incurrirse, independientemente del momento de su pago y los ingresos, al devengarse o prestarse, independientemente del momento de su cobro. CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA O GUBERNAMENTAL: Por el contrario, se registran los compromisos de pago al originarse las obligaciones háyanse pagado o no, bien se correspondan con la adquisición de activos fijos tangibles, 23 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL de inventarios, y de gastos por servicios recibidos, nóminas etc. (que según el presupuesto se denominan gastos presupuestarios devengados) y los ingresos del presupuesto, sólo al cobrarse y depositarse a éste, momento en que se contabilizan como tal. Por lo explicado se comprenderá que la Contabilidad Patrimonial constituye un registro de bienes, obligaciones y de gastos e ingresos acumulados, hallándose pagado, cobrado o no; mientras que la Contabilidad Presupuestaria constituye un registro de operaciones de pagos y cobros (incluyendo los compromisos de pagos para adquisición de bienes y gastos propiamente dichos y los ingresos cobrados). 1.6 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados para las Unidades Presupuestadas. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados constituyen los conceptos fundamentales y las normas o reglas establecidas con carácter obligatorio, que permite que las operaciones registradas y los saldos de las cuentas presentadas en los Estados Financieros sean confiables y comprensibles. Por esta razón el no cumplimiento de estos principios constituye una grave violación que atenta contra el Control Interno y sus funciones. El desarrollo de la información contable conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados se denomina Contabilidad Financiera. Estos principios tienen su origen en la experiencia obtenida de la solución de problemas contables y en la legislación vigente y están llamados a preservar la coherencia metodológica del trabajo contable y a garantizar el control interno de las operaciones desarrolladas por cada entidad, por lo que constituyen las bases de la práctica contable. Los principios de Contabilidad que se establecieron para desarrollar la práctica contable de las entidades cubanas, tanto de la actividad empresarial como la presupuestada con la implantación de las Normas Generales de Contabilidad vigentes son los siguientes: 1.- Principio de Registro. (1) 24 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 2.- Principio de Uniformidad. (1) 3.- Principio de Exposición. (1) 4.- Principio de Prudencia. (1) 5.- Principio de no Compensación. (1) 6.- Principio de Precio de Adquisición. (1) 7.- Principio de Período Contable. (1) 8.- Principio de Entidad en Marcha. (1) 9.- Principio de Revelación Suficiente. (1) 10.-Principio de Importancia Relativa. (1) 11.-Principio de Unidad. (2) 12.-Principio de no Afectación. (2) 13.-Principio de Especialidad. (2) 14.-Principio de Devengo. (2) (1) De aplicación en empresas y unidades presupuestadas. (2) De aplicación exclusiva en las unidades presupuestadas. Principio de Registro Este principio regula como se deben contabilizar las operaciones asociadas a los Activos, Pasivos, Ingresos y Gastos, es decir, en que momento y/o mediante qué procedimientos, estableciéndose las siguientes normas contables: - Los activos y pasivos deben registrarse en el momento en que se reciben o se elaboran los documentos que los amparan y se originen los derechos y obligaciones a que dan lugar los mismos. - Toda adquisición de bienes o contratación de servicios debe contabilizarse en el momento de su recepción, independientemente del momento de su pago. 25 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL - Las Inversiones Materiales se registran al certificarse las mismas, independientemente del momento de su pago o reintegro. - Los extravíos o pérdidas de cualquier medio deben registrarse en cuentas específicas que permitan su localización durante el período de investigación y posteriormente conocer las soluciones que se adopten, recuperándose su valor siempre que sea posible mediante su devolución o pago por el culpable o asumiéndose por la entidad de acuerdo con las regulaciones financieras vigentes. - Los sobrantes de medios deben contabilizarse en cuentas específicas durante el período de investigación que permitan además conocer su solución de acuerdo con las regulaciones financieras vigentes. - Los ingresos por las ventas o servicios prestados se contabilizan en el momento de entrega de los productos, mercancías y servicios prestados a los clientes y los restantes ingresos al devengarse, independientemente del momento del cobro. - Los cheques y demás documentos de pago deben registrarse al emitirse éstos, por corresponderse con recursos comprometidos, independientemente del momento del cobro por los beneficiarios. - Los ingresos, impuestos y gastos se registran en el período económico en que ocurran. - Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no contabilizados en su oportunidad, en las empresas, se registran en cuentas independientes a las correspondientes al período económico en que se detectan. Principio de Uniformidad Prohíbe modificar durante el año métodos de valoración de los Activos y Pasivos para poder compararlos con los otros períodos y establece la obligatoriedad de que una vez adoptado un criterio en la aplicación de los principios contables, los mismos deben 26 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL mantenerse en el tiempo. Este principio es conocido también como Principio de Evaluación. De efectuarse cambios durante el período económico, éstos serán explicados indicando su incidencia en la ejecución del presupuesto y en los resultados obtenidos por la entidad, en anexo al Estado de Situación. Como ejemplo de aplicación de este principio pueden citarse: - Modificación del método de valoración de los inventarios. - Variación de las tasas de depreciación de los Activos Fijos Tangibles y de las amortizaciones de los Intangibles. Principio de Exposición Este principio establece reglas para la presentación, agrupación y ordenamiento de las cuentas contables en los Estados Financieros, regulando que: - Los saldos de las cuentas de Activo y Pasivo deben agruparse por su homogeneidad, ordenándose en el Estado de Situación de acuerdo con su liquidez o exigibilidad, es decir, las cuentas de Activos de mayor a menor liquidez y las de los Pasivos de mayor o menor exigibilidad. - Las cuentas de Ingresos y Gastos deben agruparse por estos conceptos y en dicho orden, para determinar el resultado del período, restando los Gastos de los Ingresos. Principio de Prudencia Regula que los ingresos o beneficio sólo deben contabilizarse una vez devengados, independientemente del momento de su cobro, mientras que las pérdidas y riesgos previsibles al tener conocimiento de los mismos cualquiera que sea su origen. Regula que los gastos se contabilizan en el momento en que se incurren, afectando el período en que tienen lugar, independientemente de la fecha de su pago. Este principio refleja un proceder conservador y cauteloso a la hora de calcular los resultados periódicos de forma tal que no se registre beneficios potenciales que aún 27 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL no se han realizado y por el contrario se reflejan todos los riesgos y pérdidas potenciales, cualquiera que sea su origen. Principio de Compensación Establece la prohibición de compensar Activos con Pasivo e Ingresos con Gastos y entre éstos, así como pérdidas y faltantes con sobrantes. Principio el Precio de Adquisición Regula que los bienes económicos se registran por su precio de adquisición, costo real de producción o por la estimación razonable que de ellos se efectúe. En el precio de adquisición se incluirán todos los gastos de compras necesarios hasta la recepción de los bienes por la entidad, precio de adquisición pagados, recargados, y descuentos comerciales, fletes asociados al producto, aranceles, gastos de instalación y montaje, etc Cuando se autoricen modificaciones de los valores registrados, deben comunicarse a los usuarios de la información contable dichas modificaciones, especificando las consecuencias económicas que estas produzcan en la situación financiera de la entidad. Principio de Periodo Contable Las operaciones económicas así como los efectos de ellas derivados, se contabilizarán de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstos correspondan y puedan determinarse el resultado de cada ejercicio económico. El período contable para las entidades empresariales y las presupuestadas es el año, salvo aquellas con ciclos productivos distintos a dicho período, autorizadas a cierres que no coinciden con el año calendario. Los Ingresos, Gastos e Ingresos deben registrarse en el período económico en que ocurren. No obstante, cuando se detecten Ingresos, Gastos e Impuestos de períodos anteriores, no registrados en su oportunidad, estos se incluirán en el año de detección afectando en el caso de los Gastos e Impuestos al Presupuesto en que se conozcan 28 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL en el caso de la Unidades Presupuestadas, mientras que en las empresas se hará de igual forma beneficiando dicho período con los ingresos y afectándolo con los gastos e impuestos no contabilizados. Principio de Entidad en Marcha Las entidades se constituye con vida ilimitada, por lo este principio regula que los Activos y Pasivos informados en los Estados Financieros deben registrarse a sus valores históricos o a sus modificaciones sistemáticas ocurridas, no reflejando valores estimados de liquidación. Principio de Relevación Suficiente Regula que las informaciones contables deben mostrar con claridad y comprensión todo lo necesario para determinar los resultados de las operaciones de la entidad y su situación financiera. De esta forma se establece que las cuentas que registran los adeudos y obligaciones deben desglosarse por clientes y proveedores y éstos por cada factura, cobro, y pago efectuado. También norma que las cuentas que controlan los inventarios deben analizarse en submayores habilitados para cada producto o mercancía, de forma tal que permitan comprobar sus existencias. Principio de Importancia Relativa Establece que debe lograrse un equilibrio lógico entre el detalle y minuciosidad de los datos contable y los requerimientos de utilidad de las informaciones derivadas de éstos, de forma tal que los Estados Financieros sólo muestran los aspectos importantes de las operaciones desarrolladas por la entidad. Principio de Unidad Establece que solo se elabora, ejecuta y liquida un presupuesto anual para cada entidad presupuestada y para la Nación en su conjunto. 29 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL Principio de no Afectación Regula que los ingresos presupuestarios se destinan globalmente a la cobertura y financiamiento de los gastos, no estableciéndose en general, destino específico alguno, ni correlación directa entre Ingresos y Gastos. Si excepcionalmente se determinase que algunos Ingresos financien Gastos Presupuestarios específicos, el sistema contable deberá reflejar esta regulación y permitir su control y seguimiento. Principio de Especialidad Regula aspectos relativos al destino de los créditos presupuestario, a los topes aprobados para los ingresos y gastos presupuestarios y al período de aprobación para la ejecución. Estas tres especificaciones se definen como sigue. Especialidad Cualitativa: establece que los Créditos Presupuestarios aprobados y entregados sólo podrán utilizarse en el pago de los destinos específicos para el que se aprobaron, no pudiendo utilizarse en operaciones distintas de aquellas para las que se otorgaron. Especialidad Cuantitativa: norma que el tope máximo de cada gasto a ejecutar está dado por el importe total del crédito presupuestario aprobado para el mismo. Sin embargo, los topes aprobados para los ingresos presupuestarios constituyen cifras mínimas, coadyuvando su cumplimiento a mejorar el resultado presupuestario del año. Especialidad Temporal: determina que los créditos presupuestarios sólo pueden ser utilizados en el ejercicio económico o en el Presupuesto del año para el cual se aprobaron, no obstante si al final del año la Unidad Presupuestada mantiene recursos procedentes de créditos presupuestarios aprobados para dicho período, no comprometidos, éstos se considerarán como adelantos o anticipos otorgados a cuenta del Presupuesto del año siguiente. Principio de Devengo Regula que las erogaciones que surgen de la ejecución del Presupuesto se imputan y registran al recibirse los documentos que generan las obligaciones del pago correspondiente, independientemente del momento en que se liquidan las mismas; 30 Capítulo 1: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL mientras que los ingresos se imputan al recaudarse o momento en que se produce la corriente monetaria derivada de estos. Este tratamiento se basa en un principio de conservatismo, que garantiza que los recursos ingresados al Presupuesto permita el pago de los importes de pago comprometidos o devengados. Este principio establece que al cierre del ejercicio económico, deberá efectuarse una estimación razonable de las erogaciones incurridas en dicho período, por las cuales aún no se han recibido los documentos de los suministradores que los amparan, para imputarlas y reconocerlas en la determinación del resultado presupuestario del año en que las mismas tuvieron lugar. Este principio se aplica en la Contabilidad Presupuestaria, a través de las Cuentas de Orden, al registrar la ejecución de los créditos presupuestarios y de los ingresos. En la Contabilidad Patrimonial se aplica este principio solo a los gastos; ya que los Ingresos se registran como tal al devengarse, independientemente del momento en que surja la corriente monetaria que estos originan. 31 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. CAPÍTULO 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 2.1 Orígenes de la Cultura. Las primeras manifestaciones culturales en nuestro territorio, incuestionablemente están ligadas a tres etnias que estuvieron vinculadas al descubrimiento y conquista de nuestra ínsula (españoles, africanos y criollos). Como es sabido al llegar los españoles a nuestra tierra, observaron las primitivas manifestaciones culturales de los aborígenes, cuyas muestras artísticas no eran otra cosa que sus bailes, danzas, pictografías y sus creencias. Con la llegada de los contingentes de africanos a nuestras tierras, esta etnia también trajo sus instrumentos musicales y sus danzas, que al mezclarse con las del “hombre blanco”, provocó un enlace cultural que daría sus frutos al decursar de los siglos. En la primera mitad del siglo XIX en nuestro país se produjo un retroceso tanto en el orden cultural como educacional. No existían en esta época: museos, escuelas de arte para el pueblo y las bibliotecas radicaban en las sociedades clasistas de la grande y mediana burguesía. El panorama cultural cambió extraordinariamente a partir de 1959; ya que al eliminarse el analfabetismo se dio la posibilidad de llevar a las grandes masas del pueblo los avances de la cultura universal y nuestros valores autóctonos. En 1962 comienzan a laborar los primeros Instructores de Arte graduados por la Revolución, en las especialidades de Música, Danza, y Teatro, los que fueron ubicados en zonas urbanas y rurales del país, por primera vez las zonas más intrincadas del campo disfrutaron de manifestaciones culturales. En las ciudades cabeceras en menos de un año se crearon grupos de Música, Danza y Teatro. La estructura organizativa de aquellos primeros años del entonces Consejo Nacional de Cultura, contaba en la ciudad cabecera con el coordinador Municipal, 31 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. un oficinista y dos Auxiliares Generales, en los barrios o términos municipales se nombró un Responsable de Cultura Honorario, que en coordinación con los instrumentos, atendía la cultura a ese nivel. Esta estructura se mantuvo por espacio de 10 años, funcionando con notable acierto según los requerimientos de aquella época de la Revolución. En la actualidad se trabaja por una masificación de la cultura, porque Cuba sea el país más culto del mundo y para ello se le está dando una atención esmerada a esta rama, un ejemplo de ello son las escuelas de Instructores de Arte que se han inaugurado a lo largo de todo país. 2.2 La Estructura organizativa y Funciones de la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural. El Sectorial Provincial de Cultura es el organismo encargado de dirigir y controlar todas las actividades culturales ejecutadas en la localidad, se encuentra ubicado en Calle Colón # 323, esquina Carretera Central, a él se subordinan los siguientes Centros y Consejos Provinciales: Centro Provincial de Artes Escénicas. Centro Provincial de la Música. Centro Provincial Casas de Cultura. Centro Provincial de Superación. Centro Provincial de Patrimonio. Centro Provincial del Libro y la Literatura. Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural (UPAAC). La Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural (UPAAC) es la entidad que asume la contabilidad de los centros subordinados al Sectorial Provincial de Cultura. Está ubicada en la calle Maceo # 470, Apartamento No. 2 e/t Carretera Central y Caridad. 32 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Todos los procesos económicos se organizan teniendo en cuenta los objetivos y acciones a desarrollar en el Programa de Desarrollo Cultural, garantizando el aseguramiento necesario de transporte, hospedaje, combustible, suministros de materiales y alimentación, entre otros; para ello se ha estructurado ésta Unidad Presupuestada en cuatro áreas de trabajo conformadas por la Dirección de la Unidad a la cual se le subordinan el Departamento de Aseguramiento, Departamento de Transporte, Departamento de Recursos Humanos y Departamento de Economía. La UPAAC presenta una doble subordinación de acuerdo a lo establecido en el sistema de Dirección y Planificación de la Economía. En tal sentido se legisla que la unidad se subordina tanto al Ministerio de Cultura como a la Asamblea Provincial del Poder Popular. Estructura Organizativa de la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural La unidad objeto de esta investigación pertenece al Sectorial Provincial de Cultura. El Sectorial, centro principal, funge como una institución con funciones metodológicas. Sus principales actividades económicas se realizan en la Unidad Administrativa, así como todo lo referente a la contratación del personal, es decir todas las acciones relacionadas con el área de Recursos Humanos. Cuenta con grupos de inspección que controlan el trabajo de todos los centros que están bajo su tutoría. En su estructura radican los máximos dirigentes de la Cultura en la Provincia. La estructura del Sectorial Provincial de Cultura en Villa Clara está compuesta por los Departamentos de Subdirección de Enseñanza, Técnica, y Económica; así como por los Centros y Consejos Provinciales de la Dirección Provincial de Cultura. La Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural (UPAAC) es la entidad que asume la contabilidad de estos Centros subordinados al Sectorial Provincial, como se puede apreciar en el organigrama. (Ver Anexo 1) 33 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Específicamente la Unidad Presupuestada de Apoyo a la Actividad Cultural está conformada por la Dirección de la Unidad, a la cual se subordinan las cuatro áreas de trabajo anteriormente mencionadas, para una plantilla de 523 trabajadores. De ellos técnicos son 240, obreros 60, trabajadores de servicios 123, dirigente 67 y administrativos 33. El resto de las áreas subordinadas se pueden observar en el organigrama que aparece en los anexos. (Ver Anexo 2) Principales Funciones de la Dirección UPAAC La Dirección de la UPAAC se subordina a la Dirección de Cultura compartiendo las siguientes funciones al nivel provincial: Participación en Consejos de Dirección Provincial. Participación en reuniones de Directores Provinciales de Cultura. Participación en Reuniones de Coordinación de la Dirección Provincial. Participación en eventos y reuniones que se generan por la provincia o se desarrollan en la misma. Participación en acciones de superación. Participación en reuniones que convoca el Gobierno y el Partido. Funciones de la Dirección de la UPAAC: Reunión de Coordinación. Consejo de Dirección. Reunión con administradores de las escuelas. Despachos con Directores provinciales. Aseguramiento a Inspecciones de la Dirección Provincial. Reunión de Aseguramiento y evaluación de eventos. Reunión de Administradores de áreas de aseguramiento. 34 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Visitas integrales y sorpresivas a los centros. Visitas Departamentales. Reunión con Agentes de Seguridad y Protección. Despachos con Jefes Departamentos. Recepción de solicitudes de transporte y aseguramientos de los Centros Provinciales. Despacho del plan de combustible y distribución. Entrega de demanda de combustible de la provincia y distribución del mismo. Chequeo de las Inversiones. Análisis Económico de la marcha de las inversiones. Análisis de las medidas dejadas por la auditoria y dúo del Partido. Visitas a las Asambleas de Afiliados de los Centros subordinados a la UPAAC. Reunión con el Comité de Control de la 297. Reunión para analizar el delito, corrupción e ilegalidades con los trabajadores. Análisis de los resultados de los Estados Financieros. Principales Funciones de los Departamentos de la UPAAC Departamento de Recursos Humanos: Es el área rectora de la política laboral y salarial en las unidades subordinadas. 35 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Aplica las normas establecidas con relación a la incorporación de las nuevas fuerzas de trabajo de los diferentes puestos, ya sea contratos determinados o período a prueba. Actualiza los registros de altas y bajas y otros movimientos según causas. Controla las nóminas de los pagos efectuados. Lleva las tarjetas de salarios y emite los certificados de salario en los casos que corresponda. Controla y custodia los expedientes laborales. Mantiene el control de la plantilla cubierta por categoría ocupacional, sexo, edad y nivel escolar. Elabora las informaciones estadísticas correspondientes. Recibe el pago de los centros subordinados. Exige los requisitos establecidos para cubrir cada plaza, así como el análisis y aprobación por cada comisión de idoneidad de cada entidad. Exige el cumplimiento de los chequeos médicos especializados para el personal de cocina, choferes y personal de biblioteca. Asesorar todo lo referente a la aplicación de disposiciones de protección e higiene del trabajo. Realizar el levantamiento de riesgos por entidad y elaborar información de cómo se le da solución. Control, uso y mantenimiento de los medios de protección personal y colectiva, así como los equipos y sistemas contra incendios. 36 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Exige a los trabajadores la documentación necesaria para conformar el expediente laboral de los nuevos trabajadores que se incorporan a la vida laboral. Investigar y analizar los accidentes de trabajo y elaborar la documentación necesaria. Controla la invalidez parcial a través de la comisión médica. Orienta y controla las brigadas contra incendio, así como coordina su capacitación y preparación. Controla y ejecuta el programa de estimulación moral. Realiza los trámites con la dirección provincial de educación y centros de educación superior la verificación de los títulos que se encuentran en el expediente laboral. Hace estudio de la efectividad y aprovechamiento de cada puesto de trabajo. Elabora el plan de capacitación del personal de acuerdo a las necesidades y perfiles más necesitados. Controla la ejecución de la plantilla aprobada. Evalúa el fondo de tiempo del personal docente. Departamento de Transporte: Confecciona los planes de transportaciones de la provincia. Asegura la transportación para los eventos y principales actividades que se desarrollan en la provincia. Apoya la transportación de artistas y personalidades de la cultura. 37 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Solicita las demandas de combustible de los centros provinciales y municipios. Elabora la demanda de la provincia y entrega en la Dirección Provincial de Planificación. Gestiona los trámites de los vehículos con la Oficina de Tránsito en la Provincia. Gestiona el Somatón a los vehículos. Entrega las hojas de ruta y controla el kilometraje y consumo de los vehículos. Controla los vehículos que están autorizados a parquear en el área del taller. Da entrada y salida a las piezas del almacén, así como lleva el control de las piezas de uso que se entregan en el taller. Controla las reparaciones menores y mantenimiento de los vehículos. Distribuye el combustible asignado para cada mes. Planifica la demanda de combustible, gas y lubricantes del año. Departamento de ATM: Garantiza y gestiona la alimentación de los eventos y reuniones que se generan en la provincia. Gestiona la alimentación para las Casas de Visitas. Controla y aplica las normas de consumo establecidas para el sistema, participando en la elaboración de las mismas. Recepciona y realiza las salidas correspondientes a los productos de almacén. 38 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Cumple las normas y disposiciones relativas a los abastecimientos. Participa en la demanda, elaboración y abastecimiento de las cifras directivas. Realiza estudios de necesidades de materiales y su nivel de aseguramiento. Realiza visita de control a los centros y atiende metodológicamente a los mismos. Realiza contratos con suministradores y proveedores. Realiza comprobaciones e inventarios en almacenes. Elabora los programas mensuales de distribución de alimentos. Tramita las transferencias del almacén central a los centros. Recepciona, clasifica y analiza necesidades de los centros y gestiona su compra con los suministradores. Personal Técnico de Seguridad y Protección: Elabora y controla los planes de seguridad y protección, de defensa y otros planes especiales. Interviene en la selección de personal del cuerpo de seguridad y protección. Prepara las actividades de la defensa, así como controla la plantilla de tiempo de guerra y de incorporación a la defensa. Jefes de Grupo de Seguridad y Protección: Controlan y planifican el sistema de guardias de los agentes. Distribuyen el personal por los centros a los que se les presta servicios. 39 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Seleccionan el personal, para lo cual se realiza el proceso investigativo que corresponda. Especialista de Forum de Ciencia y Técnica: Controla esta actividad en el sistema de instituciones de la cultura y en los municipios. Realiza las informaciones estadísticas correspondientes. Revisa y selecciona los trabajos que se van a presentar al forum. Convoca a la participación en este evento. Participa en las inspecciones provinciales y a centros y consejos. Departamento Económico: Controla, orienta y desagrega el presupuesto de las Unidades subordinadas del sistema de la cultura. Efectúa los pagos de todos los gastos que se ocasionan en la Unidad y en los centros subordinados. Lleva el control y ejecución correcta del presupuesto asignado por epígrafe y partida. Controla y ejecuta el pago de las inversiones aprobadas en el año. Controla los pagos que se efectúan por la cuenta fondo. Orienta y controla metodológicamente el funcionamiento de las áreas económicas de los centros provinciales y áreas de la UPAAC. Realiza pagos de dietas y pagos menores Controla los medios básicos. Firma todos los cheques de los pagos que se efectúan en la Unidad. 40 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 2.3 Estructura interna del Departamento de Economía de la UPAAC. Sus funciones. El Departamento de Economía de la UPAAC está estructurado de la siguiente forma: Jefe del Departamento. Cajero – Pagador. Técnico en Ciencias Computacionales. Técnico en Gestión Económica. - Planificación y Estadística. - Financista. - Contador de la Contabilidad Presupuestada. - Contador del cálculo económico ( comedor obrero, casa de visita, residencia de los músicos y almacén central) - Medios Básicos y Nóminas. - Centros de Gastos. - Especialista Funciones del personal que labora en el Departamento de Economía de la UPAAC: Técnico en Gestión Económica. (Contador del Cálculo y Presupuestada) Medios de Rotación. Útiles y Herramientas. Contabilidad. Realizando el balance general como está establecido y actualizando los submayores y registros necesarios. Otras tareas que le sean asignadas por el J’ del Departamento. 41 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. Medios de Rotación: 1- Revisar los documentos traídos por los centros: - Consecutivos. - Firmas de las personas autorizadas. - Fecha. - Revisar los cálculos. - En las recepciones por compras, ver que la recepción concuerde con la factura del proveedor. - En las recepciones por transferencias que éstas tengan el número de la transferencia y el nombre del centro que lo transfirió. - Los vales de salida deben tener el número de comensales. - Relación cruzada entre salidas y entradas. 2- En las operaciones de compra brindarle una copia de las recepciones y la factura a la financista, para que ejecute el pago de la misma. 3- Pasar los comprobantes a la máquina. 4- Archivar diariamente el cuadre diario y revisarlo. 5- Semanal, quincenal o mensualmente se comprueba, a través del punteo, que el contenido de los vales se haya transferido correctamente a la máquina. 6- A fin de mes se tiran y archivan las existencias finales y los comprobantes de todas las entradas y salidas de los centros. 7- Se verifica el cuadre entre las cuentas 350 y 575, en el Cálculo Económico. 8- Actualizan los submayores de las cuentas de inventarios: 189, 191, 193, 196, 240. 9- Realiza inventarios en los centros y dejando constancia en acta: - 100% a fin de año. - 100% en los almacenes chiquitos alternando por meses y en el almacén central 10% por cuentas. 42 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. - 10% mensual, lo trae el centro y se verifica con la existencia de la máquina. 10- Realizar expedientes de sobrantes y faltantes según Resolución 44. 11- Chequear, cuando hay venta a trabajadores o asignación de playa, que cuadre el listado de personas con las salidas en los vales, esto se debe hacer visitando el centro cuando se vaya a hacer inventario o en la UPAAC con la constancia que tiene la financista. 12- Cuando hay pérdida por merma o deterioro: - El centro hace un escrito a la UPAAC del producto defectuoso, posteriormente lo lleva al organismo especializado para que dictamine por escrito que el producto está deteriorado. - Se inicia el expediente en la UPAAC según Resolución 44 y cuando se apruebe, el centro hace un vale de salida para dar baja asignándolo a gastos. 13- Tiene un control escrito de las firmas autorizadas, en cada uno de los centros, con copias en los mismos. 14- Cuadre mensual general de las cuentas del balance. 15- Verificar que cuadren los depósitos en efectivo con la salida de la bebida mensualmente. Útiles y herramientas: 1- Las altas de útiles en los centros del cálculo y en el taller automotriz se pasan directo en máquina por los vales de salida de la 193/1 a la 193/2. 2- Las altas en la presupuestada se dan por las facturas que emite el almacén es por eso que mensualmente se revisan las facturas en moneda nacional y divisa para ver si entró algún útil. Al precio se le suma el recargo del almacén. 3- Para dar baja a un útil tiene que existir una comisión en el centro que la apruebe, se verifica por la UPAAC y posteriormente se hacen los papeles correspondientes. 43 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 4- Si existe movimiento en el mes, se verifican las existencias, se archiva el documento justificativo y se le hace llegar una copia al centro. 5- Se actualizan los submayores de la cuenta 193. 6- Cada persona responsabilizada por los útiles tiene que tener un acta de responsabilidad material firmada. 7- Se realizará inventario al 100% a fin de año y alternando los centros por meses. Dejando constancia en acta. 8- Realizar expedientes de sobrantes y faltantes. TÉCNICO EN GESTIÓN ECONÓMICA. (Especialista) 1- Controlar los técnicos y auxiliares del departamento. 2- Visitar y controlar los centros de pagos junto al responsable de los centros. 3- Recibir la información de los centros de pago, del cálculo y la presupuestada y revisarla detalladamente para poder consolidar las informaciones. 4- Realizar los informes a entregar en la Sectorial (Control de Pagos Mensuales, Seguridad Social, Control de Recursos, Movimiento de la 600, Balance, Cuentas por Cobrar y Pagar, Donaciones, Reparación y mantenimiento, Pago a Particulares, etc.). 5- Consolidar todas las informaciones. 6- Realizar la contabilidad gubernamental. 7- Actualizar el mayor. 8- Controlar todo lo referente a inversiones. 9- Controlar todo lo referente a la divisa. 10- Organizar, controlar y supervisar las tareas relacionas con la formación e implantación de los precios. 11- Participa junto al estadístico en la desagregación del presupuesto anual. a cada centro y consejo por ramas, epígrafes y partidas. 12- Realizar todo lo concerniente a las Licencias Deportivas. 44 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 13- Tramitar en Seguridad Social la devolución del pago de los certificados. 14- Revisar los reembolsos confeccionados por la cajera, firmarlos y acuñarlos. 15- Revisar los comprobantes de operaciones del mes y firmarlos. 16- Lleva el Control de Anticipos a Justificar. 17- Realizar arqueo sorpresivo como mínimo una vez al mes y el de fin de mes a la caja. 18- Cualquier otra función que se le asigne por el jefe del Departamento. De forma general tiene bajo su supervisión y control a los restantes trabajadores del departamento por lo que tiene que dominar el contenido de trabajo de ellos para poder controlarlos. Contenido del Financista: 1. Controlar y transferir a la máquina todas las cuentas por cobrar y pagar que tiene el centro tanto en Cálculo Económico como en la Presupuestada. Así como emitir todo tipo de información que sea necesaria referente a dichas cuentas. 410, 412, 420, 425, 655, 565, 135, 340, 905. ( Ver Anexo 3) 2. Tener actualizado todos los submayores de las cuentas por cobrar y pagar. 3. Ir a los centros a conciliar las deudas pendientes y dejar constancia de ello. 4. Insistirle a cada centro deudor para que pague, para contar con el efectivo necesario en cuenta y no tener saldos envejecidos. 5. Llevar los registros de disponibilidad de cada cuenta y mantenerlos actualizados. 6. Estudiar los Estados de cuentas del banco diariamente y estar al tanto de cualquier operación que se haga incorrectamente para poder solucionarla en el momento. 7. Controlar los pagos anticipados, los cheques devueltos, los que caducan, que afectan la contabilidad en cada mes. 8. Confeccionar los cheques y asegurarse de que sean las personas encargadas las que los firmen; éstos deben estar sustentados por todas las justificantes. 45 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 9. Tener los registros actualizados Entrega de cheques. Cheques recibidos. Cheques cancelados. 10. Tener todos los files de los proveedores y clientes organizados, separado lo pagado de lo por cobrar o pagar, y acuñadas las pagadas o cobradas. 11. Hacer todos los aportes a la ONAT correspondientes, dentro de los 10 primeros días de cada mes. 12. Realizar todos los pagos del 643, multas, descuentos y aportes. 13. Revisar Mandato de Pago contra nóminas antes de confeccionar el cheque para el pago. 14. Registrar todos los pagos a particulares que se realicen tanto con cheque como en efectivo en caja, revisando que contenga la carta de autorizo del director de la UPAAC. 15. Cualquier otra tarea que le sea asignada por el jefe del Departamento. Funciones de trabajo del cajero - pagador CAJERO - PAGADOR Todo lo relacionado con el efectivo de la caja Precio Combustible Otras tareas que le sean asignadas por el J’ del Departamento 1- Mantener una estrecha relación con la sucursal bancaria a la que pertenecemos por lo que debe ir diario al banco a: - Recoger estados. - Depositar efectivo 2 veces a la semana y el último día hábil del mes. - Depositar cheques recibidos. - Extraer dinero. - Otro tipo de operaciones. 46 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 2- Los pagos menores se concilian con el financista mensualmente para que actualice su registro, éstos deben tener: - Nombre del centro al que se le entrega el dinero. - Concepto por lo que se entrega y justificante. - Si es pago a particular: Nombre y apellidos. Número del carné de identidad. Número de patente. Dirección particular. Firma (Custodio – Cajero, Autorizado – Director del centro, Aprobado – Director UPAAC, Recibido – Persona que lo recibe en la caja) Carta de autorizo del director de la UPAAC. 3- Los recibos de efectivo se prenumeran en contabilidad y deben tener: - Nombre del centro. - Persona que entrega el efectivo. - Concepto. - Justificante. - Revisar estrictamente los cálculos que traen los centros. 4- El salario se reintegrará a los 3 días. La nómina debe contener el número del reintegro y los mismos deben tener: - Nombre y apellidos de la persona. - Nombre del centro. - Motivo del reintegro. - Número de la nómina. 5- Las dietas hay que liquidarlas a lo sumo en 5 días posteriores a la fecha de vencimiento, de no traerla el centro en tiempo, es responsabilidad del cajero. Las dietas deben tener: - Nombre y apellidos de la persona. 47 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. - Nombre del centro. - Motivo de la dieta. - Desglose y fecha. - Firmas establecidas. - El hospedaje y el transporte tienen que tener justificante. 6- Se debe rembolsar semanal o quincenalmente en dependencia de la cantidad de dinero a rembolsar y no se puede dejar nada sin rembolsar de un mes para otro. A la hora de rembolsar hay que diferenciar bien por dónde es y hacer los reembolsos por separados: Centros del cálculo y Presupuestada. Los reembolsos se preparan y se le entregan al especialista para que éste lo revise. 7- Se debe hacer un arqueo diario al finalizar el trabajo para un mejor control por parte del cajero. 8- Hacer el desglose del dinero de las nóminas en cada una de ellas y hacer la pro forma para entregar al banco el día antes de sacar el dinero del banco para el pago a los trabajadores. 9- Entregar el dinero y las nóminas a cada centro para que realicen el pago y reflejarlo en el registro de Entrega de Nóminas, el cual deben firmar. 10- Recibir las nóminas de los centros las cuales tienen que estar firmadas y en orden, debe llenar el Registro de Entrega de Nóminas. 11- Si el centro trae Autorizo de Cobro revisar que tengan los datos necesarios y que en la nómina esté puesto P/O y el número del Carné de identidad de la persona que firmó. El autorizo debe traer: Nombre y Apellidos de la persona que autoriza y del Autorizado. Número del carné de Identidad de ambos. Firma de ambos. 12- Entregar al Departamento de Personal todas las nóminas una vez recogidas y revisadas y hechos todos los reintegros. 48 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 13- Recibir los bonos de combustible, reflejar su entrada en una tarjeta para de ahí ir rebajando los que se van dando que tienen que estar acompañados del autorizo que emite el Departamento de Transporte. Todo esto debe ser guardado junto con las matrices de los bonos. 14- Llevar lo relacionado con precio y generación en cuanto a precio. Elaborar el precio del producto que no lo tenga partiendo de las Normas de Consumo que emite el Balancista (Departamento de ATM) y llevarlo a finanzas para que lo aprueben. 15- Otras tareas que le sean asignadas. TÉCNICO EN GESTION ECONOMICA (Medios Básicos y Nóminas) Medios Básicos Inmuebles, patrimonio con todos los controles correspondientes Nóminas Cualquier otra función que se le asigne por el J’ del Departamento Nóminas: 1. Tirar las nóminas y revisarlas junto al área de Personal. 2. Llevar los registros de descuentos por nóminas (643) bien actualizados y verificar con la Financista las variaciones que pueden haber en el mes antes de tirar las nóminas y ya después de tiradas, para así saber a quién se le descontó o no para proceder a su contabilidad realizando los comprobantes y entregándoselos al contador. 3. Realizar Mandato de Nóminas y Registro de Nóminas. 4. Enumerar todas las nóminas, ponerle número de cheque y firmarlas en revisado por. 5. Controlar los submayores específicos de cada centro, tanto de vacaciones como de retenciones, revisando en los de vacaciones que el saldo que ofrece la máquina coincide con el cálculo del Mandato. 49 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 6. Hacer comprobantes de nóminas y si corresponde, de ajustes en cálculo en las vacaciones. 7. Controlar el registro de las vacaciones de los adiestramientos. Medios Básicos: 1- El alta de los medios básicos se da por las facturas que emite el almacén central, tanto en moneda nacional como en divisa por lo que hay que revisarlas mensualmente y procesar el alta realizando el movimiento. 2- Para dar baja hay que tener: - Acta del mecánico especializado o comisión, firmado y acuñado. - Modelo de Movimiento por baja. - Destino final, firmado y acuñado. - Llevarlo como propuesta al consejo de dirección. - Debe estar firmado por las personas autorizadas al respecto. 3- Actualizar todos los movimientos en la máquina. Cuando se de un alta o una baja hay que actualizarla en la UPAAC y en el centro. 4- Toda área debe tener su acta de responsabilidad actualizada. 5- Los traslados de Medios Básicos para otras entidades que no pertenezcan a nosotros los tiene que autorizar la Directora Provincial. 6- Los traslados enviados a reparar tienen que tener el movimiento de Medios Básicos. 7- Hay que tener una carpeta con los modelos de: - Altas - Bajas - Mandados a Reparar - Traslados 8- Realizar inventario 100% al fin de año y 10% mensuales que traen los centros y se verifican por sus controles, además de visitarlos según plan realizado por usted. 50 Capítulo 2: Caracterización del objeto de estudio. Su entorno. Estructura organizativa y funciones. Situación actual de su sistema contable. 9- Realizar expediente de sobrante o faltante con s