Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas Facultad de Ciencias Económicas Departamento de Contabilidad y Finanzas Tesis presentada en opción al título de Licenciado en Contabilidad y Finanzas Título: “Propuesta de Procedimiento para el manejo eficiente de las Cuentas por Cobrar y Pagar en la Geominera del Centro, Villa Clara.” Autor: Alejandro Ojeda Rivero Tutora: Msc. Taymi González Morera Junio 2013 “Que la dureza de estos tiempos, no nos haga perder la ternura de nuestros corazones”. CHE Para lograr este trabajo de culminación de estudios, que viene siendo el final de una trayectoria de preparación profesional, la cual toma parte importante en el de cursar de una persona; en lo personal, le agradezco por haber sido ese motor impulsor, y por estar siempre presente para mí en los momentos difíciles de mi carrera a mis amigos y a mi familia, en especial a mi mamá, a mi papá, a mi hermano y a mi novia, pilares vanguardias en mi preparación. También agradecer al colectivo de profesores de mi especialidad, que día tras día con su trabajo meritorio y lleno de amor hicieron de mí un profesional competitivo, moral y mejor preparado al alcance de las expectativas profesionales en la actualidad; en especial a mi tutora que desde los inicios de mi carrera estuvo siempre apoyándome y guiándome por el buen camino, y gracias a ella este trabajo ostenta de una mejor calidad. Y agradecer en especial a una persona, o sea, a mí, por el esfuerzo y por los momentos buenos y malos en estos años de mi vida de estudiante. INDICE Índice: Resumen……………………………………….………………………………………………...1 Sumary………………………………...………………………………………………………….2 Introducción……………………………………………………………………………………...3 Capítulo I. Aspectos teóricos relevantes relacionados con la Administración Financiera en el corto plazo…………………………………………………………………………………7 I.1 Panorámica de la administración financiera en las economías contemporáneas………………………………………………………………………7 I.2 Papel de los Estados Financieros Básicos en la toma de decisiones financieras…………………………………………………………………………….10 I.3 Las cuentas por cobrar y por pagar. Tendencias en su uso y normativa legal que las sustenta en Cuba…………………………………………………….13 I.4 Principales herramientas de análisis en el examen de las cuentas por cobrar y por pagar…………………………………………………………………...31 I.5 Incidencia de la Administración financiera cortoplacista de las cuentas por cobrar y pagar en los resultados económicos financieros de las organizaciones en Cuba……………………………………………………………………………….35 Capítulo II. Diagnóstico de las cuentas por cobrar y pagar en la Geominera….…..…..37 II.1 Caracterización de la entidad objeto de estudio……………………...……..38 II.2 Diagnóstico económico-financiero de la entidad en el período 2010-2012…………………………………………..………………………………..40 II.3 Análisis detallado de las cuentas por cobrar y pagar en la Geominera del Centro…………………………………………………………………………………49 II.4 Resultados del diagnóstico…………………………………………………….57 INDICE Capítulo III. Procedimiento para las cuentas por cobrar y pagar en la empresa Geominera del Centro…………………………………………………………………………62 III.1 Premisas para el establecimiento del procedimiento……………………….62 III.3 Propuesta del procedimiento para el manejo de las cuentas por cobrar…64 III.4 Propuesta del procedimiento para el manejo de las cuentas por pagar….73 Conclusiones…………………………………………………………………………………...82 Recomendaciones……………………………………………………………………………..83 Anexos…………………………………………………………………………………………..84 Bibliografía……………………………… RESUMEN Resumen: La presente investigación desarrolla la temática de la cadena de impagos en la Empresa Geominera del Centro perteneciente al Ministerio de la Industria Básica (MINBAS). El trabajo incluye la propuesta de procedimiento a utilizar por la entidad en la administración más eficiente de las cuentas por cobrar y por pagar. El diagnóstico realizado en una cohorte de 3 años comprendido entre el 2010-2012 se basó en la combinación de técnicas de análisis cuantitativas y cualitativas; dentro de ellas el análisis de los Estados Financieros, la revisión documental de expedientes de clientes y proveedores así como la aplicación de un cuestionario, permitiendo identificar las principales problemáticas que hoy presenta la empresa en materia de cobros y pagos. La normativa legal que ampara el funcionamiento de estas cuentas en el sistema empresarial cubano (la Resolución 101/2011 del MEP), fueron de obligada consulta en el transcurso de la investigación. Este estudio analítico permitió crear las bases para enmarcar la propuesta del procedimiento para la gestión más eficiente de las cuentas por cobrar y pagar de acuerdo a las características del ministerio y de la empresa propiamente. Finalmente se expone el procedimiento propuesto, delimitando sus etapas y pasos. El mismo es aplicable al universo de las relaciones económicos – contractuales que se establecen en la empresa Geominera del Centro y sus UEB con entidades subordinadas al MINBAS entre sí o con terceros con independencia del tipo de moneda a utilizar. Por lo que se considera de gran utilidad para la empresa en la medida que este sea aplicable, y que su incidencia en los resultados económicos y financieros de la entidad sean favorables. SUMARY Sumary: The present investigation develops the thematic of the chain of unpaid in the Company Geominera of the Center belonging to the Ministry of the Basic Industry (MINBAS). The work includes the procedure proposal to use for the entity in the most efficient administration in the bills to get paid and to pay. The diagnosis carried out in a 3 year-old cohort understood among the 2010-2012 was based on the combination of technical of quantitative and qualitative analysis; inside them the analysis of the States Financiers, the documental revision of clients' files and suppliers as well as the application of a questionnaire allowed to identify the main ones problematic that today it presents the company as regards collections and payments. The normative one legal that aids the operation of these bills in the Cuban managerial system (the Resolution 101/2011 of the MEP), they were of having forced consultation in the course of the investigation. This analytic study allowed to create the bases to frame the proposal of the procedure for the most efficient administration in the bills to get paid and to pay according to the characteristics of the ministry and of the company properly. Finally the proposed procedure is exposed, defining its stages and steps. The same one is applicable to the universe of the economic relationships - contractual that Geominera of the Center and their UEB settle down in the company with subordinate entities to the MINBAS to each other or with third with independence of the currency type to use. For what is considered of great utility for the company in the measure that this it is applicable, and that its incidence in the economic and financial results of the entity is favorable. INTRODUCCION Introducción: Muchos han sido los economistas estudiosos del devenir evolutivo del sistema empresarial de Cuba, haciendo un marcado énfasis desde el vacío teórico y metodológico que se produjo con la desaparición del campo socialista. Hoy día, el proceso de actualización de la economía demanda una reforma a gran escala donde la institucionalidad defina aquellas reglas, valores y organizaciones las que deben coexistir armónicamente. En este sentido la reforma económica nombrada ”Actualización del modelo económico” cuyas bases se recogen en los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución aprobado en el VI Congreso del Partido en Abril del 2011 constituye ese pilar transformador, revelador de los objetivos centrales. Aunque dentro de sus aspectos, los más llamativos y visibles por su carácter revolucionario, se encuentran la nueva apertura al trabajo por cuenta propia y la micro empresa, la expansión de las cooperativas, unificación de las monedas, entre otras, el aspecto referido al logro de una autonomía real a las empresas estatales y el logro de éstas como el sector mayoritario en la economía, también constituye un vuelco significativo para el sistema empresarial y el desarrollo del país. Es por ello que continuamente se están perfeccionando y revitalizando todos los procesos y funciones de los diferentes subsistemas que conforman una entidad empresarial así como las relaciones que establecen en la cadena de valor con proveedores, clientes e intermediaros financieros. Sin embargo, si un atributo ha caracterizado al sistema empresarial en los últimos años ha sido la cadena de impagos. Este fenómeno involucra partidas importantes bajo una mirada cortoplacista pues se origina producto de una deficiente administración de las cuentas por cobrar y pagar, dado en ocasiones por una insuficiente aplicación de los procedimientos y herramientas establecidos como por políticas sectoriales y territoriales que han entorpecido el buen desenvolvimiento de los negocios. La empresa Geominera del Centro es una entidad cuyo objeto empresarial fue aprobado mediante la Resolución 651 de Diciembre del 2004 del Ministerio de Economía y INTRODUCCION Planificación (MEP). Su principal misión radica en contribuir al fomento y desarrollo sostenible de los sectores industrial y agropecuario, con servicios mineros, geotecnológicos y productos minerales, según capacidades y reservas disponibles en el territorio central. Esta entidad ha demostrado históricamente ser una entidad rentable, lo cual se evidencia a partir de las utilidades obtenidas en diferentes períodos lo cual ha incrementando su valor organizacional. Sin embargo no se encuentra exenta de problemáticas empresariales que tienden a ser “inerciales”. En la actualidad el comportamiento de las cuentas por cobrar y por pagar marca un distanciamiento de la actividad financiera con la actividad económica. La gestión de las cuentas por cobrar evidencia un deterioro en sus ciclos y promedios, lo cual se convierte en una de las principales causas del no pago, o sea, de no contar con la capacidad financiera para cumplir con las obligaciones en el corto plazo. Esto ha originado que como solución alternativa se soliciten créditos para enfrentar dichas obligaciones, los cuales generan gastos por intereses que elevan el costo total de la actividad disminuyendo el rendimiento de los activos. Planteamiento del problema: ¿Cómo contribuir a mejorar la situación actual de las cuentas por cobrar y pagar de la Geominera del Centro, de modo tal que disminuyan los niveles de endeudamiento y aumente la rentabilidad de la misma? Objetivo general: Diseñar un procedimiento para mejorar las cuentas por cobrar y por pagar en la empresa Geominera del Centro. Objetivos Específicos: 1. Redactar el marco teórico referencial relacionado con la administración financiera a corto plazo, esencialmente las cuentas por cobrar y pagar, en un entorno nacional e internacional. 2. Caracterizar la empresa objeto de estudio y su subsistema económico financiero. 3. Diagnosticar la situación económica financiera de la entidad específicamente la relacionada con las cuentas por cobrar y cuentas por pagar en una cohorte de 3 años. INTRODUCCION 4. Delimitar los principales resultados obtenidos del diagnóstico, creando las bases necesarias para el diseño de la propuesta del procedimiento. 5. Diseñar un procedimiento capaz de mejorar la situación actual de las cuentas por cobrar y pagar de la Geominera del Centro. Hipótesis de investigación: El diseño de un procedimiento para las cuentas por cobrar y pagar de la Geominera del Centro permitirá contribuir a una mejor gestión de las mismas, incidiendo en la disminución de los ratios de endeudamiento y elevando la rentabilidad de dicha entidad. La novedad de la investigación se enmarca en la propuesta procedimental para el mejoramiento de las cuentas por cobrar y por pagar a partir de un diagnóstico detallado de las mismas en la entidad objeto de estudio. El procedimiento, diseñado con este fin para la empresa recoge la normativa que en términos de cobros y pagos establecen tanto el MEP, Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), Ministerio de la Industria Básica (MINBAS) y por supuesto las indicaciones y resoluciones emitidas por el Banco Central de Cuba (BCC). Su valor metodológico radica en el diseño del procedimiento para ambas partidas de análisis financiero en el corto plazo extrapoladas a la empresa Geominera de Centro. Indudablemente su alcance práctico lo logra en la propia realización de la propuesta en la entidad objeto de estudio. Queda demostrado en las conclusiones del informe su valor económico- social pues se logra demostrar las principales causas que hoy marcan el desfavorable comportamiento de las cuentas por cobrar y pagar en la empresa, lo que en términos monetarios y de gestión representa una importante cuantía, a la vez que dichos resultados impactan, de una forma u otra en la cadena de impagos que se genera en el sector empresarial villaclareño. La investigación se presenta en forma de Informe Final de Investigación y presenta la siguiente estructura: Capítulo I: Retoma los aspectos conceptuales de autores clásicos y contemporáneos relacionados con la administración financiera a corto plazo, directamente en lo que concierne a la administración de las cuentas por cobrar y por pagar, las principales herramientas utilizadas en su gestión y control. Se establece teóricamente la importancia que los Estados Financieros clásicos juegan en el proceso de toma de decisiones y se describen las políticas crediticias o INTRODUCCION tendencias de financiamiento en el mundo y en Cuba así como su normativa legal. Por último se analizan las variables decisionales en los resultados económicos y financieros de las empresas u organizaciones que se establecen a partir de las estrategias que se decidan acometer. Capítulo II: En este capítulo se caracterizó la entidad objeto de estudio incluyendo principales clientes y proveedores. Se realizó un diagnóstico de la situación económico financiera de la empresa en el período comprendido entre 2010 y 2012, utilizando técnicas cuantitativas y cualitativas de análisis, las que permitieron establecer las principales problemáticas relacionadas con los cobros y los pagos para la propuesta del procedimiento. Capitulo III: Se procedió al diseño del procedimiento requerido para una correcta administración de ambas partidas, estableciendo las bases para su establecimiento, pasos y modelos necesarios a utilizar en cada etapa. Por último se plantean las principales conclusiones y recomendaciones de esta investigación, las referencias bibliográficas, que fueron organizadas según la norma HARVARD, y finalmente se exponen un conjunto de anexos. CAPITULO I Capítulo I: Aspectos teóricos relevantes relacionados con la Administración Financiera en el corto plazo. Introducción La función esencial de todo sistema financiero consiste en garantizar una eficaz asignación de los recursos, entendiéndose por ello, que el sistema financiero debe proporcionar al sistema económico los recursos que éste precisa, tanto en su cuantía como en su naturaleza, costos y plazos. En este sentido es de destacar que- el sistema financiero no se debe limitar a canalizar el ahorro existente, sino que del grado de eficacia con que desarrolle sus funciones puede influir en el nivel de ahorro de una economía, contribuyendo, de esta forma, al nivel de actividad económica de la empresa, del territorio y del país. Para ello la administración financiera es de vital importancia y sus conceptos y categorías se extrapolan desde las pequeñas economías domésticas hasta el sistema empresarial en esa interrelación que surge con las instituciones, mercados, activos y productos financieros. I.1 Panorámica de la administración financiera en las economías contemporáneas. El campo de las Finanzas está estrechamente relacionado con el de la Economía y la Contabilidad (Gitman, 2006). La administración financiera se nutre de la información contable para desarrollar análisis que permitan la toma de decisiones. La condición real y la importancia de la función financiera dependen en gran parte del tamaño del negocio. En empresas pequeñas la función financiera la lleva a cabo normalmente el departamento de Contabilidad. A medida que crece la empresa la importancia de la función financiera da por resultado normalmente la creación de un departamento financiero separado. Inicialmente la función financiera puede ocuparse solamente de las funciones de crédito, es decir, evaluar, seleccionar, y mantenerse al corriente de los clientes a quienes se haya concedido crédito. A medida que crece la organización, se presta atención a la evaluación de la posición financiera de la empresa y a la adquisición de financiamiento a corto plazo. Cuando la empresa se aproxima a la gran escala, la función financiera crece CAPITULO I hasta incluir decisiones relacionadas con la adquisición de activos fijos, obtención de fondos para financiar estos activos y la distribución de utilidades corporativas entre los dueños. El administrador financiero determina tanto la composición como el tipo de activos que se encuentran en el balance de la empresa (Gómez, 2002). El término composición se refiere a la cantidad de dinero que comprenden los activos circulantes y fijos. Una vez que se determina la composición, se debe tratar de mantener ciertos niveles óptimos de cada tipo de activo circulante. Asimismo, debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que deban adquirirse. Debe saber en que momento los activos fijos se hacen obsoletos y es necesario reemplazarlos o modificarlos. La determinación de la estructura óptima de activos de una empresa en un proceso que requiere perspicacia y estudios de las operaciones pasadas y futuras de la empresa, así como comprensión de los objetivo a largo plazo. En cuanto a la estructura de capital de la empresa el analista financiero se ocupa del pasivo y capital en el balance. Deben tomarse dos decisiones fundamentales acerca de la estructura de capital de la empresa. Primero debe determinarse la composición más adecuada de financiamiento a corto y largo plazo. Esta es una decisión importante por cuanto afecta la rentabilidad y liquidez general de la empresa. Otro asunto de igual importancia es determinar cúales fuentes de financiamiento a corto o largo plazo son mejores para la empresa en un momento dado. Muchas de estas decisiones las impone la necesidad, pero algunas requieren análisis minucioso de las alternativas disponibles, su costo y sus implicaciones a largo plazo (Breally and Myers, 1993). Desde otra mirada y siguiendo las teorías macroeconómicas se plantea que las Finanzas tienen como objetivo esencial, maximizar los beneficios y valor del capital contable. Sin lugar a dudas, la función esencial de todo sistema financiero debe encaminarse entonces a garantizar una eficaz asignación de los recursos, entendiéndose por ello, que el sistema financiero debe proporcionar al sistema económico los recursos que éste precisa, tanto en su cuantía como en su naturaleza, costos y plazos. En este sentido es de destacar que el sistema financiero no se debe CAPITULO I limitar a canalizar el ahorro existente, sino que del grado de eficacia con que desarrolle sus funciones puede influir en el nivel de ahorro de una economía, contribuyendo, de esta forma, al nivel de actividad económica de la empresa, del territorio y del país. Las decisiones financieras de la empresa se refieren, tanto a la captación como a la administración de los fondos utilizados por ésta. Según Weston (1994) las responsabilidades de la función financiera consisten fundamentalmente en: La inversión de los recursos en activos. La obtención de fondos en el marco de una estructura de capital. Es por ello que la importancia de la administración financiera ha ido creciendo, ya que anteriormente solo tenía que ocuparse de los recursos necesarios para ampliar las plantas, cambiar equipos y mantener los inventarios; ahora forma parte del proceso de control y de decisión, las cuales ejercen gran influencia en la planeación financiera. En todas las decisiones de negocios existen implicaciones financieras, lo cual requiere de conocimientos claros de administración financiera para poder realizar más eficientemente los análisis especializados. Para poder fondear y lograr la maximización de la organización se requiere de: Preparación de pronósticos y planeación, Decisiones financieras e inversiones de importancia mayor, determinando la tasa óptima de crecimiento en ventas y decidir sobre la adquisición de activos y la forma de financiarlos, Coordinación y control, para que la empresa opere de la manera más eficiente posible, Forma de tratar con los mercados financieros (de dinero y capitales), de los cuales se obtienen fondos y se negocian los valores de una empresa. Estas responsabilidades implican que el administrador financiero tenga bajo sus funciones la administración del efectivo y los valores negociables de la empresa, la planeación de su estructura de capital, la venta de acciones y obligaciones para la obtención de capital, donde la principal meta es la maximización de la riqueza de los accionistas o maximizaciones de las acciones comunes aunados al beneficio social, CAPITULO I cumpliendo siempre con los códigos de ética de la empresa entendida esta como la actitud y el comportamiento de la misma hacia sus empleados, accionistas, comunidad, clientes, etc. (Chauvel, 2000). I.2 Papel de los Estados Financieros Básicos en la toma de decisiones financieras. El administrador financiero se vale de los Estados Financieros Básicos. Sus tres funciones primarias son, según Gitman (2006): (1) el análisis de datos financieros; (2) determinar la estructura de activos de la empresa, y (3) determinar su estructura de capital. Análisis de datos financieros: esta función se reduce a la transformación de datos financieros a una forma que pueda utilizarse para controlar la posición financiera de la empresa, a hacer planes para financiamientos futuros, evaluar la necesidad para incrementar la capacidad productiva, y a determinar el financiamiento educacional que se requiera. Constituyen una de las principales fuentes de información para la evaluación de solicitantes de créditos; tanto el balance general como el estado de pérdidas y ganancias aportan datos financieros sumamente importantes sobre el solicitante. Así, el balance general permite determinar la capacidad de pagos del cliente haciendo un análisis de su posición financiera a corto plazo (Gil, 2000). El estado de pérdidas y ganancias mostrará el potencial de la empresa solicitante para generar ingresos capaces de respaldar sus deudas. Estos estados financieros deben ser suministrados por los mismos clientes y será más confiable la información que contengan si han sido auditados por firmas reconocidas de contadores públicos, (Fritz, 2000). De las conclusiones que se obtengan del análisis de los estados financieros de los futuros clientes, dependerá la aceptación o el rechazo de su solicitud. Como se ha comentado anteriormente las Finanzas requieren de la información contable para analizar la situación de la empresa y proyectar la situación financiera de http://www.monografias.com/trabajos11/conce/conce.shtml http://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml http://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtml CAPITULO I periodos futuros. Para profundizar en esta afirmación hay que retomar los elementos básicos de la Contabilidad (Hongrenn, 2005) Ecuación básica de la contabilidad: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL. Esta ecuación se materializa en el estado financiero conocido como Balance General. En esencia es un informe sobre la situación financiera de una empresa o entidad en un momento determinado y lo conforman los tres grandes grupos de la ecuación anteriormente representada. La estructura del balance general se ilustra en la figura No.1: Figura No.1- Estructural General del Balance General. Fuente: Tomado de Ledesma. M.Z, Apuntes de clase. Partiendo de la figural anterior y relacionándolo con las decisiones financieras que deben tomarse en una empresa pudiera concluirse lo siguiente: El balance muestra en su parte izquierda lo referido a las inversiones de la empresa, a los activos, la parte de los activos circulantes (1) está relacionada con la operatividad de la empresa la cual puede garantizarse a partir del uso de fuentes de financiamiento a corto plazo (3). La diferencia entre los activos circulantes y los pasivos a corto plazo posibilitan conocer la liquidez con la que opera la empresa y es conocida como capital de trabajo neto. Por otra parte el balance muestra los activos fijos (2) que siendo usados de forma eficiente permiten la rentabilidad de la empresa y para hacerle frente a la inversión en CAPITULO I estos activos es usual que se use deuda a largo plazo (4) y capital (5), esta parte fija del activo y su relación con las fuentes de financiamiento antes mencionada tienen que ver con las decisiones estratégicas que se deben tomar en la empresa. Hoy por hoy la función integradora de la administración financiera se basa en la interrelación entre las diferentes decisiones que debe tomar la empresa, ya sea a corto u operativas o largo plazo o estratégicas. Benítez (2005) plantea que a corto plazo los administradores financieros también tienen la responsabilidad de decidir sobre: los términos de créditos para sus clientes, cantidad de inventarios a mantener en una empresa, cantidad de efectivo a preservar en caja, si se debe o no fusionar la empresa con otra y el monto de utilidades que se debe reinvertir en la empresa en lugar de pagar dividendos. La administración financiera no solo se vale del Balance General para desarrollar análisis financiero y tomar decisiones; utiliza además el Estado de Resultado, el Estado de Utilidades Retenidas y el Estado de Flujos de Efectivo. Las informaciones provenientes de estos estados financieros propician la proyección de las utilidades y dividendos futuros que puede tener la empresa y da la medida del riesgo que posee (Redondo, 2000). El Estado Resultado, o de Ganancias o Pérdidas muestra los ingresos y gastos con el objeto de suministrar información relevante para la toma de decisiones económicas. Por ejemplo, es una práctica común distinguir entre aquéllas partidas de Ingresos y Gastos que surgen en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y aquellas otras que no. Esta distinción se hace sobre la base de que informar acerca de la procedencia de una partida, es relevante al evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y otras partidas líquidas en el futuro. Por su parte el Estado de Flujos de Efectivo es un pronóstico que permite que la empresa programe sus necesidades de caja a corto plazo con el objetivo de prorratear un posible excedente o déficit de tesorería que sustente la realización de inversiones o la necesidad de financiamiento. CAPITULO I Otra forma de obtener y brindar información relevante para cualquier entidad es a través de los Informes Bancarios (Macías, 2005). Los departamentos de crédito de los bancos también pueden solicitar información sobre el solicitante de crédito de manera tal que permita tomar una decisión de otorgar o no el crédito. A través de las referencias bancarias es posible determinar: Saldos promedios en cuentas corrientes y de ahorros. Inversiones a corto y largo plazo en papeles comerciales bancarios. Créditos a corto y/o largo plazo otorgados al solicitante y cumplimiento con los pagos. Imagen del solicitante ante el banco (o los bancos) con el cual tenga relaciones. Los bancos de datos de las redes de información de las instituciones bancarias pueden suministrar información sobre este particular Es habitual que los acreedores exijan a sus futuros deudores referencias bancarias y de la calidad de estas referencias puede depender la aceptación o rechazo de la solicitud de crédito. I.3 Las cuentas por cobrar y por pagar. Tendencias en su uso y normativa legal que las sustenta en Cuba. La administración del crédito y las cobranzas se encuentra entre las actividades más difíciles de realizar. Esta actividad está incluida entre las muchas que desempeña una empresa que produce artículos para la venta, o que compre dichos artículos para luego revenderlos. Cualquiera que sea la modalidad de las operaciones, se espera obtener un margen de utilidad razonable con relación a sus costos y gastos. Las políticas y procedimientos utilizados para la concesión de los créditos, recaudación del dinero que produzcan los cobros de los créditos, los instrumentos que utilice la empresa para ejercer un control efectivo sobre los créditos y las cobranzas, y la aversión al riesgo de los empresarios, entre otras, van a ser las variables que los empresarios con agudeza de visión financiera tendrán que considerar a fin de orientar efectiva y eficientemente la http://www.monografias.com/trabajos11/bancs/bancs.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/bancs/bancs.shtml http://www.monografias.com/Computacion/Redes/ http://www.monografias.com/trabajos13/trainsti/trainsti.shtml http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml http://www.monografias.com/trabajos12/curclin/curclin.shtml http://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtml http://www.monografias.com/trabajos4/costo/costo.shtml http://www.monografias.com/trabajos4/costos/costos.shtml http://www.monografias.com/trabajos10/rega/rega.shtml#ga http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/marx-y-dinero/marx-y-dinero.shtml http://www.monografias.com/trabajos13/ripa/ripa.shtml http://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtml#HIPOTES CAPITULO I gerencia de crédito y cobranzas. Así, se pretende lograr los objetivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas periódicas dependen de las ventas a crédito. Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos más importantes de una empresa. Su misma naturaleza de representar las decisiones de concesión de crédito, la gran importancia que para la administración tiene su buen manejo y control en las decisiones financieras, como instrumento que contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa, (Segura,2011). Para todos los fines de la gerencia de crédito se deben considerar dos elementos básicos: Obtención de la máxima ganancia en operaciones. Cobrabilidad de las ventas a crédito, minimizando lo más que se pueda el riesgo de las cuentas por cobrar, a fin de protegerse contra posibles pérdidas. Optimización de las ganancias de los accionistas de la firma El concepto de cuentas por cobrar puede ser establecido desde los siguientes puntos de vista:  Desde el punto de vista contable: Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por las ventas a crédito. Este concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por operaciones comerciales; no obstante, existen cuentas por cobrar no procedentes de las operaciones corrientes de un negocio y comúnmente se le conoce como no comerciales, estas últimas son generadas por transacciones realizadas en las siguientes modalidades: - Entre la empresa y sus empleados o accionistas - Compañías afiliadas - Depósitos reembolsables - Reclamaciones por pérdidas a daños - Anticipos dados para compra de mercancías - Cobros al gobierno por devoluciones de impuestos - Cualquier derecho a cobrar no proveniente de una venta a crédito de bienes o servicios. http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/volfi/volfi.shtml http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml http://www.monografias.com/trabajos36/naturaleza/naturaleza.shtml http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtml http://www.monografias.com/trabajos10/teca/teca.shtml http://www.monografias.com/trabajos4/derpub/derpub.shtml http://www.monografias.com/trabajos7/impu/impu.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/configuraciones-productivas/configuraciones-productivas.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml CAPITULO I  Desde el punto de vista administrativo: Las cuentas por cobrar son el total de los créditos a corto plazo otorgados y aún no recuperados, y que representan un eficiente indicador de la gestión administrativa de un negocio, o en su departamento de crédito en materia de crédito y cobranzas al hacerse un análisis de ellas. Un negocio se ayuda mejor a sí mismo cuando sirve mejor a su clientela, cuando comercia no sólo en vender sus productos y servicios, sino también en satisfacer los deseos y las necesidades humanas. Ningún gerente de créditos puede servir bien a su negocio, a menos que actúe en forma igual con el público. La necesidad de ambos créditos, el comercial y el del consumidor, está firmemente establecida en la sociedad. La satisfacción de estas necesidades constituye el reto profesional que debe enfrentar en la actualidad, el hombre dedicado a la gerencia de crédito.  Desde el punto de vista financiero: Constituyen fondos comprometidos. Esto significa una ampliación de los mismos en forma directa del efectivo que debería percibirse de las ventas al crédito concedido para facilitar las ventas y mejorar los beneficios. Esto a su vez afecta el flujo de caja de una empresa, en vista de los efectos que tienen las políticas relativas de la concesión de créditos y a las políticas de cobranzas en la rapidez conque entren los fondos a la firma. Asimismo, también se afectarán los estados financieros presupuestados, tanto el estado de ganancias y pérdidas como el balance general debido a los efectos de las decisiones que se tomen respecto a las ventas a crédito y a las pérdidas por cuentas incobrables. Así, desde el punto de vista financiero, las cuentas por cobrar, representan un instrumento realmente importante en la función financiera de una empresa. De una buena política de concesión de crédito y de un buen sistema de cobros, dependerá la contribución de las cuentas por cobrar a la provisión de fondos en las condiciones más ventajosas y a la maximización de las utilidades de la empresa.  Desde el punto de vista económico: Las cuentas por cobrar (el crédito) representan un elemento con efectos decisivos en todos los tipos el cielo de negocios. Los negocios en sus actividades son entes dinámicos que pasan por una serie de etapas o períodos en los cuales períodos de prosperidad alternan con períodos de recesión. La confianza y voluntad para el otorgamiento de crédito, monto y plazo de http://www.monografias.com/trabajos15/sistemas-control/sistemas-control.shtml http://www.monografias.com/trabajos10/lamateri/lamateri.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIT http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/comco/comco.shtml#aspe http://www.monografias.com/trabajos35/sociedad/sociedad.shtml http://www.monografias.com/trabajos15/fundamento-ontologico/fundamento-ontologico.shtml http://www.monografias.com/trabajos/valorarempresa/valorarempresa.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml http://www.monografias.com/trabajos12/elorigest/elorigest.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml CAPITULO I pago van a depender en gran parte de la etapa en la cual se encuentre el negocio. Lo anteriormente señalado respecto al enfoque económico del crédito resalta el papel que desempeña el crédito en las diversas etapas del ciclo de los negocios y la incidencia que tiene el ciclo de los negocios en los niveles de cuentas por cobrar, en la concesión y en la restricción del crédito. Los conceptos de cuentas por cobrar, enfocados a través de cuatro puntos de vista diferentes dan una idea de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las cuales las cuentas por cobrar desempeñan uno de los roles más importantes, tanto en el aspecto contable, administrativo y financiero como el económico, (Hernández, 2010). Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: 1) Provenientes de ventas de bienes o servicios. 2) No provenientes de venta de bienes o servicios. - Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios. Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una "factura" por parte del cliente. Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses. En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del activo circulante, en el grupo de activos a largo plazo. Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como se comentó anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo http://www.monografias.com/trabajos14/documenmercant/documenmercant.shtml#FACT CAPITULO I circulante cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario que éstas aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso de esta norma y se presentan ambos grupos en una sola cuenta, este hecho debe ser revelado mediante notas al balance. - Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a créditos. Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito. Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses. De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos: 1) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo. 2) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo. - Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo. Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes: 1. Cuentas por cobrar a trabajadores: el origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su propio consumo. 2. Otras. http://www.monografias.com/trabajos35/consumo-inversion/consumo-inversion.shtml CAPITULO I En términos generales, las cuentas por cobrar se registran en el momento en que se hace el traspaso de propiedad del bien vendido o en que se presta el servicio contratado. Sin embargo, en las ventas a plazo con reserva de dominio, el registro de la cuentas por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la mercancía vendida, a pesar de que el comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la mercancía hasta que haya terminado de pagada. - Control interno de las cuentas por cobrar. Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de: a- Ventas. b- Despacho. c- Facturación. d- Crédito y Cobranzas. e- Cuentas por cobrar. f- Caja. Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas. Se sugiere a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en tomo al ciclo de ingresos: a) Con respecto a las ventas: - Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por: el departamento de http://www.monografias.com/trabajos7/doin/doin.shtml CAPITULO I ventas en cuanto a condiciones y por el departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos. b) Con respecto a despachos: 1. Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén. 2. Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén. 3. Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente. 4. Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas. c) Respecto a facturación: 1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar. 2. Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho de mercancías son facturadas. 3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso. 4. Una vez elaborada la factura se procederá a verificada en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas etc. d) En cuanto a crédito y cobranzas. El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar. http://www.monografias.com/trabajos35/tipos-riesgos/tipos-riesgos.shtml http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECED CAPITULO I Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para: dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables, conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales. Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente controlado. Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario responsable. Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable. Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro. Hasta el momento se ha enunciado a las cuentas por cobrar para designar todos los derechos a cobrar de una empresa a corto plazo, por lo tanto, letras de cambio, y otros documentos por cobrar que provengan de las operaciones normales del negocio y recuperación están comprendida dentro del ciclo normal de operaciones del mismo y quedan contenidos en este concepto. Sin embargo, ese formalismo no impide que puedan ser estudiadas en conjunto bajo el rubro de cuentas por cobrar ya que los aspectos relacionados con administración y control pueden usarse indistintamente, salvo en los casos de negociación de documentos por cobrar, en los cuales es necesario un tratamiento especial desde el punto de vista legal, contable y financiero (Achón, 2005). Es importante considerar las disposiciones legales que rigen los documentos negociables más usuales, como letras de cambio y pagarés. Al estudiar la administración eficiente de las cuentas por cobrar no debe reducirse a cobrarlas con prontitud, sino que deben evaluarse las alternativas de costo-beneficio que se presentan en sus campos esenciales: la determinación de políticas de crédito, las condiciones del crédito y las políticas de cobro. La empresa debe determinar el nivel adecuado de riesgo que se puede aceptar para maximizar las utilidades. Las alternativas básicas son: el costo de las gestiones http://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtml http://www.monografias.com/Derecho/index.shtml http://www.monografias.com/trabajos10/bane/bane.shtml CAPITULO I administrativas, el período medio de cobro, el nivel de pérdidas por cuentas malas y el nivel de ventas. Estas variables deben considerarse siempre que los estándares de créditos se hagan más flexibles o más rigurosos. El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de informaciones de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. Para su administración la empresa debe analizar la información económica financiera de los clientes para determinar su capacidad de pago como primer paso. En las empresas que se gestiona el crédito de manera eficiente se determinan los estándares de crédito: Se evalúan las siguientes variables: a) gastos de oficina por la razón de cobrar los créditos. b) inversión de cuentas por cobrar: la cantidad de cuentas pro cobrar que existen dentro del volumen de ventas de las empresas. c) estimación de cuentas incobrables. d) evaluación de estándares de crédito alternativos. Se deben tener un abanico de posibilidades frente a los cambios de los clientes. Procedimientos para evaluar las solicitudes de los créditos. I. Méritos del cliente. II. Monto por el cual este debe responder. III. Establecimiento de línea de crédito por clientes (monto máximo a dar por crédito) importante. IV. Establecida la línea de crédito por clientes esta elimina la necesidad de verificar el crédito de un cliente. Los dos pasos básicos en el proceso de investigación del crédito son: I. Obtener información del crédito. CAPITULO I II. Analizar la información para tomar la decisión. Condiciones de crédito: las modificaciones en cada una de las tres variables que la componen afectan las ventas, utilidades, período medio de cobro y estimación de cuentas incobrables de la empresa. Los efectos exactos de una decisión para modificar cualquiera de estos tres componentes de condiciones de créditos, dependen de los fines y alcances del cambio. Existen técnicas analíticas disponibles para evaluar tales decisiones determinando las alternativas costo-beneficio. Políticas de Cobro: determinan el tipo de alcance de las gestiones que se hagan para cobrar cuentas vencidas. Las decisiones con respecto al nivel de la gestión de cobro dependen del costo de los cobros y de los beneficios que se presentan por razón de períodos menores de cobros y menos cuentas malas. Existe un punto más alla del cual los gastos adicionales de cobros no ofrecen un rendimiento suficiente, la empresa debe tener en cuenta ese punto. Hay procedimientos cuantitativos para evaluar la política de cobro. Los procedimientos básicos de cobro son: llamadas telefónicas, visitas personales, el uso de agencias de cobros y los procedimientos legales. Los métodos que realmente se utilizan dependen de la empresa. Los cobradores de cuentas y facturas, algunas veces llamados recaudadores, buscan recuperar los pagos de facturas vencidas a la vez que negocian planes de pago con los deudores y los ayudan a encontrar soluciones para que les sea más fácil pagar sus deudas vencidas. La literatura internacional plantea que existen premisas para la administración eficiente de las cuentas por cobrar, (Redondo, 2000). Evalúa el historial crediticio del cliente al que otorgarás crédito. Conoce a tu cliente, su mercado, sus prácticas de pago, etc. Envía o entrega tus facturas a tiempo. Incentiva los pagos rápidos, otorgando descuentos por "pronto pago". Acepta tarjetas de débito o crédito. Toma en cuenta que tienen un costo que disminuye el monto cobrado. CAPITULO I Asegúrate que las condiciones de pago sean claras en todas las facturas. Haz uso de los servicios de las agencias de cobro y/o instituciones de factoraje con cuidado. Ofrece un servicio excepcional. ¡Un cliente satisfecho siempre tendrá más probabilidades de pagar puntualmente! Referido a las políticas y costos de las cobranzas se ha demostrado que los mismos están determinados por la política general de la entidad en cuestión. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales, (González, 2010). Políticas restrictivas: caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar. Políticas liberales: como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades. Políticas racionales: estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml CAPITULO I sobre la inversión de la empresa. Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable. Una de las variables principales de la política de cobranza es el costo de los procedimientos de cobranza, situado dentro de ciertos límites, mientras mayores sean los gastos de cobranza menor será la proporción de incobrables y el lapso medio de cobro, (Meing And Meing, 2002). No obstante la relación entre costo de las cobranzas y eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros gastos de cobranza es probable que produzcan muy poca reducción de las cuentas incobrables; pero a medida que se van aumentando los gastos, estos comienzan a tener un efecto significativo en este sentido, pero a partir de un punto, si se siguen incrementando los gastos de cobranza, se tiende a producir cada vez menos reducción de la pérdida a medida que estos gastos se vayan agregando. En esta relación técnica entre gastos de cobranza y porcentaje de pérdida por cuentas incobrables se debe considerar seriamente que los gastos de cobranza deben siempre compararse con las sumas de dinero que se traten de recuperar. No resulta económicamente beneficioso recuperar el valor de una cuenta cuyos gastos de cobranza exceden el monto a rescatar: También es recomendable estudiar con seriedad aquellos casos en los cuales está permitido cargar a la cuenta del cliente los gastos de cobranza para que éstos puedan ser aplicados en forma razonable. Los gastos de cobranza de una empresa guardan íntima relación con las políticas y procedimientos de cobro. En la medida que una empresa sea más restringida en el otorgamiento de crédito y más agresiva en sus procedimientos de cobro reduce sus pérdidas en cuentas incobrables; no obstante corre el riesgo de que disminuyan sus ventas y aumenten sus gastos de cobranza al hacer un mayor uso de personal para labores de cobranzas. Esta función agresiva se caracteriza por el envío constante de cartas, telegramas, llamadas telefónicas, uso de bufetes de abogados, procedimientos judiciales, etc. cuando una empresa use medidas liberales en la concesión de créditos y utiliza procedimientos de cobranza deficientes aumentaría su volumen de ventas, sus gastos de cobranza serían bajos pero las pérdidas en cuentas incobrables aumentarían. En Cuba la normativa legal que sustenta todos los procedimientos e http://www.monografias.com/trabajos6/lide/lide.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml CAPITULO I instrumentos de las cuentas por cobrar se encuentran emitidos por el Banco Central de Cuba (BCC) y amparadas por el Ministerio de Economía y Planificación (MEP). A tales efectos se encuentra vigente la Resolución 101/2011 de Cobros y Pagos, la que se encuentra en el anexo No.1. Del otro lado del Balance General el análisis del pasivo tiene varias aristas y depende del punto de referencia que se tome. Si se interrelacionan los temas anteriores, específicamente la planeación y a la administración eficiente del capital de trabajo, se apreciaba que a una empresa se le pueden dar dos opciones extremas: Excedente de tesorería: Invertir en títulos a corto plazo. Déficit de tesorería: Se venden títulos o se endeuda a corto plazo. Pero existe otra arista para enfrentar esta problemática: la necesidad de la empresa de conseguir de forma transitoria a corto plazo, financiamiento. El financiamiento a corto plazo consiste en obligaciones que se espera venzan en un período menor o igual a un año. Tiene vital importancia para la empresa y su sostenimiento en el corto plazo, para conseguir su objetivo de largo plazo. Fundamentales fuentes de financiamiento a corto plazo: 1. Sin garantía específica: a) Espontáneas: contempla las cuentas por pagar (crédito comercial) y los pasivos acumulados (Impuestos, salarios por pagar, nóminas por pagar, gastos por pagar, cuentas por pagar). La empresa debe aprovechar al máximo estas fuentes de financiamiento, porque normalmente son menos costosas, ya que no tienen un costo explícito porque no pagan interés. Son las de mayor acceso para las empresas en las que no se posee mucha confianza debido al riesgo. Por su parte las cuentas por pagar generalmente se generan de la compra de materias primas. Constituyen la principal fuente de financiamiento para las medianas y pequeñas empresas sin garantía. Las condiciones para el pago se formalizan a través de un contrato CAPITULO I económico y en caso de no existir estos a través de la factura de compra, o ambas. Estas condiciones son de vital importancia para el comprador. b) Bancarias: documentos (pagarés, letras de cambio), líneas de crédito y convenios de crédito revolventes. En Cuba una de las más utilizadas es la línea de crédito que consiste en el acuerdo entre el banco y la empresa donde se establece el monto de la línea de crédito (hasta un monto máximo), las tasas de interés y período de tiempo definido para la línea de crédito. Para conceder una línea de crédito el banco puede solicitar a la empresa documentos tales como el Presupuesto de caja, Estado Pro-Forma y Estados Financieros del último período. En base a esto decide si conceder o no la línea de crédito y hasta que monto. c) Extrabancarias: documentos o valores negociables, anticipos de clientes (muy usado en Cuba) y préstamos privados. 2. Con garantía específica: a) Uso de las cuentas por cobrar: pignoración y factorización. b) Empleo de los inventarios: pignoración mediante embargos flotantes, préstamos con recibo de depósito y préstamos con certificados de depósito. c) Otros tipos de préstamos. En Cuba generalmente el uso de los documentos y cuentas por pagar como fuentes de financiamiento espontáneas son muy utilizadas ya que representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo. La importancia de las cuentas por pagar dentro del capital de trabajo constituye en la gran mayoría de las empresas el monto principal de las obligaciones circulantes, debido a que se incluyen los adeudos por mercancías y servicios necesarios para las operaciones de producción y venta, además de otros adeudos por gastos y servicios que no afectan la producción o inventarios sino se consideran directamente en las cuentas de gastos, como pueden ser CAPITULO I conceptos relacionados con honorarios profesionales, anuncios de publicidad, renta, etc., que son aplicados a resultados. También incluyen pasivos originados por la adquisición de maquinaria y equipo que representan una inversión e activos no circulantes. Una medida importante para conocer el financiamiento que se recibe de proveedores se obtiene de la división entre los pasivos a favor de los proveedores y los inventarios. El resultado representa el financiamiento sin costo alguno que se ha recibido de los proveedores sobre la inversión en inventarios. Dependiendo del giro de la empresa el financiamiento varía. Los días de inventarios que están financiados por proveedores, se obtienen de la siguiente manera: (Rotación de los inventarios) / (Financiamiento de proveedores) Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben ser formuladas por las áreas de finanzas y compras con el conocimiento y aceptación de la dirección general, ya que la buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta directamente la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo. Para una buena administración de las cuentas por pagar se necesita contar con información veraz y oportuna de la empresa que permita tomar decisiones. Es necesario contar con un programa de pagos que permita conocer las necesidades de efectivo. El nivel de las cuentas por pagar está determinado principalmente por el nivel de compras de inventarios pues son los que fijan las erogaciones que deben hacerse y en menor grado por los conceptos de gastos. El nivel de cuentas por pagar debe vigilarse en razón de la solvencia de la empresa la que tiene que tener una relación del monto del pasivo al valor del capital contable de la empresa. Por otra parte las políticas de financiamiento con cuentas por pagar tienen como objetivo el elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo para la empresa, obtener descuentos por pronto pago o pago anticipado cuando se presentan condiciones para ser negociados y establecer el nivel del endeudamiento de la empresa. La administración de las cuentas por pagar fija las políticas, entre las que están: CAPITULO I - pagar tan tarde como sea posible sin perjudicar su calificación crediticia. Esto significa que las cuentas deben pagarse el último día posible, según las condiciones de crédito establecidas del proveedor. Esto implica un uso máximo de préstamo sin intereses por parte del proveedor y no perjudica la calificación crediticia de la empresa. - fijar una política de crédito: establecer una política de plazo. Establecer el porcentaje de descuento si el cliente paga antes de la fecha indicada. Establecer montos estándar de crédito según el tipo de cliente con el cual se haga el trato. Tasa de interés de acuerdo al período y al monto del crédito otorgado, (Quintanar, 2010). - fijar condiciones de crédito: el período de crédito puede incluir el período de descuento por pronto pago. Las condiciones de crédito que los proveedores ofrecen a la empresa, le permiten retrasar los pagos de sus compras. Por lo tanto, el comprador debe analizar con cuidado las condiciones de crédito para determinar la mejor estrategia de crédito comercial. - tomar el descuento por pago en efectivo: Si una empresa decide tomar el descuento por pago en efectivo, debe pagar el último día del periodo de descuento. Renunciar al descuento por pago en efectivo: si la empresa decide renunciar al descuento por pago en efectivo, debe pagar el último día del período de crédito. Existe un costo implícito por renunciar al descuento por pago en efectivo el cual implica una tasa de interés que paga la empresa por conservar el dinero durante ciertos números de días. - costo de renunciar al descuento por pronto pago: existe un costo al renunciar a un descuento por pronto pago, debido a que al dilatar el pago de las cuentas por un número adicional de días, la empresa debe renunciar a la oportunidad de pagar menos por los artículos comprados. Existen otras cuentas por pagar las que son entendidas como todas las operaciones individuales que no provienen de operaciones representativas de producción de ventas, ni constituyen operaciones rutinarias sino más bien son esporádicas como los anticipos de clientes a cuenta de los servicios que se prestan o por la adquisición de bienes. Los CAPITULO I gastos e impuestos acumulados por pagar también forman parte del pasivo a corto plazo, algunos ejemplos son: intereses por pagar, gastos por servicios, etc. Los impuestos acumulados por pagar los integran el impuesto sobre la renta, la participación de utilidades a los trabajadores, las cuotas del seguro social tanto lo retenido a los empleados como la parte patronal, el impuesto sobre los productos del trabajo, el impuesto al valor agregado y otros sobre producción, etc. El concepto más importante de éstos son las nóminas que implican pagos significativos, las cuales influyen en forma importante en el capital de trabajo. Por todo lo expuesto y por la naturaleza de estas cuentas su control es decisivo en la administración financiera. El mismo se ejerce en forma importante en la dualidad económica de las operaciones tomando en cuenta la base en que se sustenta, que es la partida doble. En todas las transacciones va a haber dos puntos de control. Un principio básico es que exista un registro por la compra de bienes o servicios. Las transacciones que se registran por estos conceptos son muy numerosas e importantes, por lo que debe de existir un control interno que salvaguarde la integridad de las operaciones y permita un registro que deje información para poder consultar sus movimientos y saldos en cualquier fecha. La administración de la empresa debe asegurarse del control existente de las cuentas por pagar dentro de la empresa y para ello deben poder contestarse varias preguntas, encaminadas todas ellas a proporcionar información suficiente sobre si las cuentas por pagar están siendo administradas en forma eficiente. El sistema de control operativo de la empresa debe incluir: - procedimientos de fondo que deban seguirse en relación con los deberes y obligaciones de cada uno de los departamentos que integran la organización. - las cualidades y conocimientos que deberá reunir el personal de acuerdo con sus atribuciones. - un plan de organización que muestre una separación apropiada de funciones y responsabilidades. - un sistema de autorización y procedimiento de registro adecuado que provea un control contable exacto sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos. CAPITULO I Las cuentas por pagar son pasivos monetarios y es por ello que sufren los efectos de la inflación y devaluación. Moreno (1996) plantea que ¨en época de una inflación alta que puede considerarse de más de un dígito, debe reconocerse la utilidad que se produce en las cuentas por pagar porque su liquidación se hará con unidades monetarias de menor poder de compra¨. En el caso de una devaluación de la moneda, cambia el monto a pagar en pesos de las cuentas por pagar en moneda extranjera y se debe reconocer la pérdida realizada por el tipo de cambio nuevo. Una buena administración debe medir la exposición de la empresa en forma continua para minimizar sus efectos. La posición de la inversión de la empresa ante la inflación y devaluación se determina a través del estado de posición de la inversión. Posiciones niveladas de activos y pasivos monetarios en moneda nacional y extranjera no producen pérdidas o utilidades por efectos de la inflación o devaluación debido a que sus resultados se compensan entre si. I.4 Principales herramientas de análisis en el examen de las cuentas por cobrar y por pagar. Para analizar y evaluar la situación financiera de una empresa atendiendo al comportamiento de las cuentas por cobrar (comprendida en los activos corrientes) y sus obligaciones en el corto plazo pueden utilizarse diversos índices financieros, tales como: Análisis de razones financieras. Razón de circulante: este índice financiero indica la capacidad que tiene la empresa para cubrir obligaciones a corto plazo. Se obtiene dividiendo el total del activo circulante del negocio, entre el total del pasivo circulante. Así pues, la razón de circulante se calcula de la siguiente manera: AC/PC Prueba del ácido o razón de solvencia inmediata: se determina esta razón de una manera similar a la anterior pero excluye los inventarios del activo circulante. Entonces la formula sería: AC-Inventarios/PC. CAPITULO I Rotación de cuentas por cobrar y período medio de cobros: estos indicadores son utilizados alternativamente para medir la liquidez de las cuentas por cobrar. La rotación de cuentas por cobrar se calcula dividiendo el total de ventas netas entre el saldo a fin de año de las cuentas por cobrar; si se divide los 360 días del año entre las veces que rotan las cuentas por cobrar, se obtendría el tiempo promedio en que la empresa cobra sus cuentas. Rotación de las cuentas por pagar y período medio de pago antigüedad de las cuentas por pagar: la rotación de cuentas por pagar se calcula dividiendo el total de compras netas entre el saldo a fin de año de las cuentas por pagar; si se divide los 360 días del año entre las veces que rotan las cuentas por pagar, se obtendría el tiempo promedio en que la empresa paga sus cuentas. Rotación de inventarios: este indicador puede reflejar la rapidez del flujo de fondos que circula por las alzas o bajas del nivel de inventarios. Esta relación proporciona una idea si los inventarios son eficientes o excesivos en relación con el volumen de ventas. Puede calcularse el índice de rotación de inventarios dividiendo el costo de ventas entre el promedio de ventas entre el promedio de inventarios del año, este promedio a su vez se obtiene sumando el inventario inicial del año más el inventario final y dividiéndolo entre dos. Margen de utilidad neta operativa: este margen indica el beneficio de la empresa en relación con el valor de sus ventas. Este margen de utilidad indica la eficiencia relativa de la empresa después de tomar en cuenta todos sus gastos impuestos e intereses. Excluye las pérdidas no operativas. También puede utilizarse la utilidad neta del año, o la utilidad bruta, según lo que se quiera analizar con este índice. Rotación de los activos totales: mide la rotación de todos los activos de la empresa y se calcula dividiendo las ventas entre los activos totales. Razón de administración de deudas: la forma en la empresa utiliza el financiamiento por medio de deudas o su apalancamiento financiero implica, obtener fondos a través de deudas, los acreedores contemplan el capital contable para ver el margen de seguridad, si la empresa obtiene un mejor rendimiento sobre las inversiones http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml CAPITULO I financiadas con fondos en préstamos que el interés que paga sobre los mismos, solo así hay apalancamiento en el rendimiento de los propietarios. Análisis del punto de equilibrio (PE). También es conocido como el punto muerto o análisis del costo-volumen-beneficio. El mismo permite a la empresa determinar el nivel de operaciones que debe mantener para cubrir todos sus costos de operación y evaluar la rentabilidad o la falta de la misma a diferentes niveles de ventas, según expresa (Gómez ,2003). Implica variables como el volumen de ventas en unidades (PE), precio de venta por unidad (P), costo fijo de operación por período (F) y costo variable de operación por unidad. Se calcula como PE=F/P-V. Apalancamiento operativo (GAO). Resulta de la existencia de gastos fijos de operación en el flujo de ingresos de la empresa. Analiza los ingresos por ventas, los costos fijos de operación y los costos variables de operación para calcular finalmente la utilidad antes intereses e impuestos (UAIT). Se asegura que existe cuando el porcentaje en la fluctuación de las UAIT/porcentaje en la fluctuación de las ventas es mayor que 1. Capital de Trabajo Neto (CTN). Constituye de vital importancia para el análisis interno y externo debido a su estrecha relación con las operaciones normales diarias de un negocio. Por una parte los activos circulantes representan generalmente una inversión tan grande y como esta inversión tiende a ser más o menos volátil, los activos financieros son dignos de especial atención del administrador o especialista financiero. El capital de trabajo debe ser suficiente en la capacitar a la compañía al conducir sus operaciones sobre la base más económica y sin restricciones financieras, y hacer frente a emergencias y pérdidas sin peligro de desastre financiero, como plantea Weston (1994). - Definiciones y concepciones básicas:  Capital de Trabajo Bruto: Inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, inventario y cuentas por cobrar). CAPITULO I  Capital de Trabajo Neto: También llamado fondo de maniobra, capital circulante, stock de capital, fondo de solvencia. Representa una medida de equilibrio patrimonial ya que permite medir la liquidez financiera a mediano y largo plazo. - Concepciones:  Diferencia existente entre los Activos Circulantes y los Pasivos Circulantes. CTN= AC-PC.  Exceso de financiamiento permanente sobre los activos fijos. CTN=Financiamiento Permanente- AF.  Parte del capital contable (Patrimonio) que financia el activo circulante (se supone que las deudas a mediano y largo plazo, financian los activos fijos).  Parte del activo circulante que ha sido financiada por acreedores a largo plazo y accionistas. CTN=Total de pasivo y capital-AF-PC o CTN= AT-AF-PC.  A través del ratio financiero de liquidez, AC/AT. Según Gitman (2006) el nivel deseado de CTN depende de: 1. El tipo de empresa (en una empresa industrial los activos circulantes representan más de la mitad de sus activos totales, en el caso de una empresa distribuidora representan aún más y en el caso de empresas pequeñas los pasivos circulantes representan la principal fuente de financiamiento externo). 2. Sector o actividad. 3. Ciclo productivo (cíclico, acíclico): en los negocios de temporada para proporcionar un apoyo financiero a las cuentas por pagar en un futuro cercano. 4. Costos del producto. 5. Solapamiento del ciclo productivo (cuan predecible son las entradas de efectivo). 6. Nivel de actividad. Así que ocurre que: CAPITULO I  AC>PC CTN>0 Parte de la financiación de los AC ocurre con financiamiento a largo plazo.  AC