POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIVERSIDAD CENTRAL “MARTA ABREU” DE LAS VILLAS AUTORA: LIC. ASLENI DÍAZ JIMÉNEZ TUTORA: DR. C. MAYRA MENA MUJICA Agosto, 2021 Universidad de La Habana Facultad de Comunicación Departamento de Ciencias de la Información TESIS EN OPCIÓN AL TÍTULO DE MÁSTER EN BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 2 Tabla de Contenido Introducción ............................................................................................................................ 6 Capítulo 1. Aspectos teóricos asociados a las Políticas de Gestión Documental en universidades ....................................................................................................................... 18 1.1 Objeto de estudio de la Gestión Documental .......................................................... 18 1.2 La Gobernanza de Información ................................................................................ 22 1.2.1 La Gestión Documental en el escenario de la Gobernanza de Información . 26 1.3 Políticas de Gestión Documental en universidades................................................ 32 1.3.1 Componentes de las Políticas de Gestión Documental en universidades .... 36 Capítulo 2: Diagnóstico de la Gestión Documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas ............................................................................................................. 46 2.1 Análisis de los resultados .......................................................................................... 48 2.1.1 Nivel Inicial........................................................................................................... 48 2.1.2 Nivel Intermedio .................................................................................................. 52 2.1.3 Nivel Avanzado ................................................................................................... 56 2.1.4 Niveles Inicial, Intermedio y Avanzado del estado de la Gestión Documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas ............................................. 60 Capítulo 3: Política de Gestión Documental para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas ......................................................................................................................... 67 3.1 Glosario de términos .................................................................................................. 68 3.2 Preámbulo .................................................................................................................. 73 3.3 Propósito ..................................................................................................................... 74 3.4 Declaración de la Política .......................................................................................... 76 3.5 Alcance ....................................................................................................................... 77 3.6 Marco regulatorio y reglamentario ............................................................................ 77 3.7 Sistema de Gestión Documental .............................................................................. 79 3.7.1 Planeación estratégica ....................................................................................... 80 3.7.2 Creación y captura .............................................................................................. 81 3.7.3 Organización ....................................................................................................... 82 3.7.4 Transferencias..................................................................................................... 83 3.7.5 Disposición .......................................................................................................... 84 3.7.6 Almacenamiento o preservación a largo plazo ................................................ 85 3.7.7 Valoración Documental ...................................................................................... 86 3.7.8 Admisibilidad legal y peso probatorio ................................................................ 87 Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 3 3.7.9 Acceso y seguridad ............................................................................................ 88 3.7.10 Control interno ................................................................................................... 89 3.8 Responsabilidades..................................................................................................... 89 3.9 Relación con otras políticas ...................................................................................... 92 3.10 Vigencia .................................................................................................................... 93 3.11 Referencias .............................................................................................................. 93 Conclusiones ........................................................................................................................ 95 Recomendaciones ............................................................................................................... 98 Referencias ........................................................................................................................... 99 Apéndices ........................................................................................................................... 106 Apéndice 1. Entrevista semiestructurada ..................................................................... 106 Apéndice 2. Encuesta de autoevaluación .................................................................... 109 Tablas Tabla 1 Relación de los procesos estratégicos del MES y dependencias universitarias ............................................................................................................................................... 14 Tabla 2 Descomposición de cuestionario del MGD de la RTA ........................................ 15 Tabla 3 Bases del análisis sobre el entendimiento del control interno. .......................... 29 Tabla 4 Relación de componentes de Políticas de Gestión Documental en universidades ....................................................................................................................... 39 Tabla 5 Cantidad de encuestados por estratos ................................................................ 47 Figuras Figura 1 Estado de la Gestión Documental en el Nivel Inicial ........................................ 48 Figura 2 Estado de la Gestión Documental en el Nivel Intermedio ................................ 52 Figura 3 Estado de la Gestión Documental en el Nivel Avanzado ................................. 56 Figura 4 Comparación entre los niveles Inicial, Intermedio y Avanzado ........................ 60 Figura 5 Comparación entre ítems .................................................................................... 62 Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 4 Resumen La gestión de documentos en el contexto universitario es un puntal fundamental para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos. La creación de una Política de Gestión Documental en universidades fortalece los procesos informativo- documentales de la misma. La investigación presenta la Política de Gestión Documental para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas bajo los principios de la Gobernanza de la Información. Para ello se determina el estado de la Gestión Documental en la institución objeto de estudio, mediante la aplicación de un cuestionario de autoevaluación. Por último se presenta la Política, a partir de la descripción de los componentes de la misma, entre los que destacan: Glosario de términos, Preámbulo, Propósito, Declaración de Política, Alcance, Marco regulatorio y reglamentario, Sistemas de Gestión Documental, Responsabilidades, Relación con otras políticas, Vigencia y Referencias. Palabras clave: Política, Gestión Documental, Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, Gobernanza de Información, Control Interno, Gestión de Riesgos Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 5 Abstract Document management in the university context is a fundamental pillar for the fulfillment of its strategic objectives. The creation of a Document Management Policy in universities strengthens the information-documentary processes of the same. The research presents the Document Management Policy for the Central University "Marta Abreu" of Las Villas under the principles of Information Governance. For this, the status of Document Management in the institution under study is determined, by applying a self-assessment questionnaire. Finally, the Policy is presented, based on the description of its components, among which are: Glossary of terms, Preamble, Purpose, Policy Statement, Scope, Regulatory and regulatory framework, Document Management Systems, Responsibilities, Relationship with other policies, Validity and References. Keywords: Policy, Records Management, University Central "Marta Abreu" of Las Villas, Information Governance, Internal Control, Risk Management Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 6 Introducción La documentación como bien tangible en las organizaciones es un activo de importancia. La calidad de los documentos y la información que contienen como evidencia de la gestión realizada aporta múltiples beneficios. Por ello es tan necesario gestionarla debidamente. Nkebukwa (2019) refrenda que la eficacia de la gestión de documentos se ha convertido en un tema de actualidad mundial. Algunos de los beneficios que ofrece una documentación bien agenciada es la contribución que ofrece a la capacidad de rendición de cuentas transparente y responsable, la garantía de derechos ciudadanos y la construcción de un patrimonio documental organizacional. Para la concreción de este resultado es necesario la estructuración y formulación de políticas en materia de Gestión Documental. Las mismas establecen las pautas para garantizar el acceso, mantenimiento y uso adecuados de la documentación, cualesquiera que sean su soporte o tipología. Vega (2019) afirma que: La Política junto con el Programa de retención proporcionan el marco para la gestión de registros a lo largo de su ciclo de vida; desde la creación cuando se utilizan activamente como registros actuales, hasta su eliminación final mediante destrucción o transferencia, […]. (p.25) Las políticas presentan de una manera coordinada y estandarizada los aspectos y consideraciones a tener en cuenta para una óptima Gestión Documental. Además ofrecen los principios orientadores y líneas estratégicas que permitirán su posterior implementación y desarrollo. Sirven de guía a las diferentes estrategias operativas, procesos, procedimientos, metodologías, instancias e instrumentos técnicos y administrativos. Por otra parte, garantizan la disponibilidad de la documentación e información utilizada como prueba de las actividades realizadas por las instituciones. “La política de Gestión Documental ayuda a enmarcar las acciones de las organizaciones y la ayuda con la administración de los riesgos al utilizar los registros para tomar decisiones informadas mientras se mejora la eficiencia” Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 7 (Ajibade y Khayundi, 2018, p. 182). Las organizaciones precisan actualmente de información de calidad, con propiedades tales como veracidad, confiabilidad, autenticidad y accesibilidad. Estos estándares favorecen la rendición de cuentas transparente y responsable, la adecuada toma de decisiones y la construcción de un patrimonio documental sólido y duradero. La elaboración de políticas en materia de Gestión Documental se presenta en el siglo XXI como un recurso estratégico de primer orden. Mostrando su notable efecto en las esferas económicas, sociales, políticas, tecnológicas y empresariales de cualquier organización. La confección de una Política de Gestión Documental requiere que en su diseño se cumpla lo establecido en el marco regulatorio nacional. En el contexto cubano se destacan el Decreto-Ley No.3/2020 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba y el Decreto No.7/2020 Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba. Estas normativas rigen la actividad en materia de Gestión Documental y archivos en el territorio nacional, como parte de la administración pública. La consumación de una Política de Gestión Documental que normalice los procesos y las prácticas documentales es de suma importancia para asegurar el surgimiento, captura, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. En dicha evidencia, debe mediar la calidad para lograr un funcionamiento armónico entre los procesos administrativos, la toma de decisiones y la rendición de cuentas transparente y responsable. Por su parte, Abdulrahman (2015) aborda la importancia de una política de Gestión Documental en universidades y su vínculo con la eficiencia organizacional de la siguiente manera: Para garantizar la eficiencia, la eficacia y permitir que organizaciones como la universidad sobrevivan en el período de rendición de cuentas en el que vivimos, los registros deben gestionarse activamente a lo largo de su vida. Esto debe hacerse a través de un programa de gestión de Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 8 documentos, que es el principal vehículo de implementación de la política de gestión de documentos, cuyos propósitos y objetivos deben estar alineados con los de la organización a la que se refiere. (p. 49) Algunas investigaciones, en el contexto internacional abordan la temática del diseño de políticas en Gestión Documental en universidades. Ejemplo de ellos son: 1. Birrichaga, D. (2012). Análisis de la política de gestión de documentos de Archivo en la Universidad Autónoma del Estado de México. Boletín del Archivo General de la Nación, 7(14), 119-142. https://bagn.archivos.gob.mx/index.php/legajos/article/view/460 2. Records Management and Administration. (2015). Records Management Policy. North-West University. http://www.nwu.ac.za/sites/www.nwu.ac.za/files/files/i-governance- management/policy/2P-2.11-records_management_e.pdf 3. Massey University. (2017).Information and Records Management Policy. University of New Zealand.https://www.massey.ac.nz/massey/fms/PolicyGuide/Documents/Univer sity%20Management/Information%20Records%20Management%20Policy.pdf? C14B9605FB1E7332E4E34DC9334B5DD5 4. Cortés, E. (2017). La política de gestión de documentos electrónicos del ministerio de educación, cultura y deporte. Revista TRIA, (21), 121- 133.https://www.archiverosdeandalucia.org/wp- content/uploads/2019/04/Elena_Cortes_Ruiz.pdf 5. Richard, AM. (2017).Recordkeeping Policy 2017.University of Sidney. https://www.sydney.edu.au/policies/showdoc.aspx?recnum=PDOC2011/83&Re ndNum=0 6. University of London. (2017). Records Management policy. University of London Records management. https://london.ac.uk/sites/default/files/governance/Records_Management_policy _2017.pdf 7. Documental, G. d. G. (2018). Política de Gestión Documental. Versión 1.0. Instituto Caro y Cuervo. https://www.caroycuervo.gov.co/DocumentosSIG/ICCGD08%20PROGRAMA% https://bagn.archivos.gob.mx/index.php/legajos/article/view/460 http://www.nwu.ac.za/sites/www.nwu.ac.za/files/files/i-governance-management/policy/2P-2.11-records_management_e.pdf http://www.nwu.ac.za/sites/www.nwu.ac.za/files/files/i-governance-management/policy/2P-2.11-records_management_e.pdf https://www.massey.ac.nz/massey/fms/PolicyGuide/Documents/University%20Management/Information%20Records%20Management%20Policy.pdf?C14B9605FB1E7332E4E34DC9334B5DD5 https://www.massey.ac.nz/massey/fms/PolicyGuide/Documents/University%20Management/Information%20Records%20Management%20Policy.pdf?C14B9605FB1E7332E4E34DC9334B5DD5 https://www.massey.ac.nz/massey/fms/PolicyGuide/Documents/University%20Management/Information%20Records%20Management%20Policy.pdf?C14B9605FB1E7332E4E34DC9334B5DD5 https://www.massey.ac.nz/massey/fms/PolicyGuide/Documents/University%20Management/Information%20Records%20Management%20Policy.pdf?C14B9605FB1E7332E4E34DC9334B5DD5 https://www.archiverosdeandalucia.org/wp-content/uploads/2019/04/Elena_Cortes_Ruiz.pdf https://www.archiverosdeandalucia.org/wp-content/uploads/2019/04/Elena_Cortes_Ruiz.pdf https://www.sydney.edu.au/policies/showdoc.aspx?recnum=PDOC2011/83&RendNum=0 https://www.sydney.edu.au/policies/showdoc.aspx?recnum=PDOC2011/83&RendNum=0 https://london.ac.uk/sites/default/files/governance/Records_Management_policy_2017.pdf https://london.ac.uk/sites/default/files/governance/Records_Management_policy_2017.pdf https://www.caroycuervo.gov.co/DocumentosSIG/ICCGD08%20PROGRAMA%20DE%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 9 20DE%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf 8. Secretaría General y Dirección de Certificación y Gestión Documental. (2018). Plan Institucional de Archivos (PINAR). Universidad Industrial de Santander. https://www.uis.edu.co/webUIS/es/transparenciaAccesoaInformacionPublica/pin ar/pinarUIS2018.pdf 9. University of Victoria. (2020). Records Management Policy (No: IM7700).https://www.uvic.ca/universitysecretary/assets/docs/policies/IM7700.pd f En el contexto cubano, no se evidencia productividad de investigaciones en este campo de investigación. Solo se encuentra una tesis de pregrado en la Universidad de la Habana, aunque no se trata de una política para el ámbito universitario: 1. Pérez, K. (2017). Propuesta de Política de Gestión Documental para la Oficina del Historiador de la Ciudad de La Habana [Tesis de grado, Universidad de La Habana].http://www.biblioteca.uh.cu/colecciones Debemos destacar algunas investigaciones cubanas, que aunque no constituyen antecedentes directos, sí aportan para la realización de esta investigación. Ellas son: 1. Puerta, M. (2016). Diagnóstico del estado de la Gestión Documental en la Universidad de La Habana [Tesis de maestría, Universidad de La Habana].https://www.researchgate.net/profile/Mirelys- PuertaDiaz/publication/315721402_Diagnostico_del_estado_de_la_Gesti on_Documental_en_la_Universidad_de_La_Habana/links/5deda7af4585 159aa46e835d/Diagnostico-del-estado-de-la-Gestion-Documental-en-la- Universidad-de-La-Habana.pdf 2. Ríos, J. (2016). Diagnóstico de la Gestión Documental en los Órganos de la Administración Central del Estado Cubano [Tesis de grado, Universidad de La Habana]. http://www.biblioteca.uh.cu/colecciones 3. Díaz, A. y González, A. (2020). La Gestión Documental en https://www.uis.edu.co/webUIS/es/transparenciaAccesoaInformacionPublica/pinar/pinarUIS2018.pdf https://www.uis.edu.co/webUIS/es/transparenciaAccesoaInformacionPublica/pinar/pinarUIS2018.pdf https://www.uvic.ca/universitysecretary/assets/docs/policies/IM7700.pdf https://www.uvic.ca/universitysecretary/assets/docs/policies/IM7700.pdf https://www.uvic.ca/universitysecretary/assets/docs/policies/IM7700.pdf http://www.biblioteca.uh.cu/colecciones https://www.researchgate.net/profile/Mirelys-PuertaDiaz/publication/315721402_Diagnostico_del_estado_de_la_Gestion_Documental_en_la_Universidad_de_La_Habana/links/5deda7af4585159aa46e835d/Diagnostico-del-estado-de-la-Gestion-Documental-en-la-Universidad-de-La-Habana.pdf https://www.researchgate.net/profile/Mirelys-PuertaDiaz/publication/315721402_Diagnostico_del_estado_de_la_Gestion_Documental_en_la_Universidad_de_La_Habana/links/5deda7af4585159aa46e835d/Diagnostico-del-estado-de-la-Gestion-Documental-en-la-Universidad-de-La-Habana.pdf https://www.researchgate.net/profile/Mirelys-PuertaDiaz/publication/315721402_Diagnostico_del_estado_de_la_Gestion_Documental_en_la_Universidad_de_La_Habana/links/5deda7af4585159aa46e835d/Diagnostico-del-estado-de-la-Gestion-Documental-en-la-Universidad-de-La-Habana.pdf https://www.researchgate.net/profile/Mirelys-PuertaDiaz/publication/315721402_Diagnostico_del_estado_de_la_Gestion_Documental_en_la_Universidad_de_La_Habana/links/5deda7af4585159aa46e835d/Diagnostico-del-estado-de-la-Gestion-Documental-en-la-Universidad-de-La-Habana.pdf https://www.researchgate.net/profile/Mirelys-PuertaDiaz/publication/315721402_Diagnostico_del_estado_de_la_Gestion_Documental_en_la_Universidad_de_La_Habana/links/5deda7af4585159aa46e835d/Diagnostico-del-estado-de-la-Gestion-Documental-en-la-Universidad-de-La-Habana.pdf http://www.biblioteca.uh.cu/colecciones Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 10 función de la gobernanza de la información. El caso de la Universidad Central “Marta Abreu” de las Villas. SAPIENTIAE, 6(1), 70- 85.https:www.doi.org/10.37293/sapientiae61.07 Situación problémica: La Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas (UCLV) enfrenta variadas problemáticas asociadas a la captura, tratamiento, mantenimiento, uso y disposición de la documentación que constituye prueba y evidencia de sus actividades administrativas. Existen numerosos riesgos y fisuras en su actual sistema de Gestión Documental (SGD) asociados a la ausencia parcial o total de herramientas funcionales y operativas. Muchas de estas deficiencias han sido detectadas con anterioridad, por instituciones externas, destacando los problemas relacionados con la clasificación de los documentos, la organización, descripción, valoración y difusión documental. Esto impide, en alguna medida, que se realice una adecuada transparencia informacional. Al no realizarse la valoración documental, ha traído como resultado el hacinamiento de los archivos de gestión, los problemas relacionados con la organización y la conservación.No se cuenta en todas la plazas de gestor documental con el personal totalmente capacitado. Adicionalmente, la gestión de documentos electrónicos enfrenta problemáticas muy similares en su gestión periódica. En muchos casos no se posee el conocimiento sobre el tratamiento técnico-documental que se le debe ofrecer a estos documentos, así como la realización de su preservación digital. El Vicerrectorado de Procesos Estratégicos y la Dirección de Organización, Planificación y Archivo (DOPA) solicitan al Departamento de Ciencias de la Información ayuda metodológica para el mejoramiento del SGD Institucional. Pregunta de investigación: ¿Qué elementos debe contener una Política de Gestión Documental para la UCLV bajo los principios de la Gobernanza de Información? Objetivo General: http://www.doi.org/10.37293/sapientiae61.07 Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 11 Diseñar una Política de Gestión Documental para la UCLV bajo los principios de Gobernanza de la Información. Objetivos Específicos: 1. Identificar los fundamentos teóricos referidos a las Políticas de Gestión Documental en universidades. 2. Diagnosticar el estado de la Gestión Documental en la UCLV. 3. Determinar los componentes, roles y responsabilidades a incluir en el diseño de una Política de Gestión Documentalbajo los principios de Gobernanza de la Información para la UCLV. Objeto de estudio: Gestión Documental Campo de acción: Gestión Documental en universidades Justificación de la investigación: La política de Gestión Documental para la UCLV permitirá orientar coordinadamente los procedimientos asociados a la gestión de la documentación archivística que genere la institución como evidencia de sus actos y transacciones, tanto impresa como digital. Ayudará a realizar un uso más eficiente y eficaz de la documentación que se encuentra almacenada en los diferentes archivos de gestión institucionales. Contribuirá a motivar y a socializar buenas prácticas entre los gestores documentales y directivos, así como a promover una cultura de gestión adecuada, según las demandas institucionales. Asimismo, facilitará el acceso y consulta de los documentos por parte de los usuarios, apoyando la toma de decisiones coherente y responsable, la rendición de cuentas, la investigación, el proceso docente y la conformación de la memoria institucional. Aportará a la formación y consolidación de habilidades técnicas y al logro de una correcta alfabetización archivística. Enriquecerían las nociones sobre el desarrollo de prácticas que combatan problemáticas tales Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 12 como el excesivo volumen de información, su calidad, el rápido envejecimiento de los formatos, el poco trabajo colaborativo en la elaboración de documentos, el almacenamiento, la conservación y el adecuado acceso a la información. Desde el ámbito práctico, es la primera investigación que se realiza sobre políticas de Gestión Documental en universidades cubanas. Sentaría las bases para futuras investigaciones aplicadas en este campo, vinculadas a la gobernanza de información y en las instituciones de la provincia. A partir de los resultados obtenidos, servirá como marco de referencia para los demás centros de la educación superior en el centro del país, a partir de las demandas y necesidades de los mismos. Resultados esperados: La presente investigación propone una política de Gestión Documental bajo los principios de la gobernanza de información para la UCLV. La misma se desarrolla a partir de un diagnóstico. El diagnóstico facilita la identificación de las principales problemáticas en la gestión de los documentos, para con la política favorecer el desarrollo de procesos como la valoración, la administración electrónica, el gobierno abierto y la transparencia. Alcance y tipo de investigación: La investigación presenta un enfoque cuantitativo. Posee un alcance descriptivo, pues pretende detallar las características y principales conductas presentadas por el SGD de la UCLV. Además, se describen los elementos que forman parte del proyecto de Política. Responde a un diseño no experimental, de tipo transversal. Variables de la investigación: Gestión Documental Definición conceptual: Según la International Organization for Standardization (ISO), en su Norma ISO 15489-1, la Gestión Documental es: Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 13 Área o campo de la gestión organizacional responsable del control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos, incluyendo los procesos para capturar y mantener, en forma de documentos, la evidencia y la información sobre las transacciones y actividades de negocios de la organización. (2001, p. 8) Definición real: Proceso encargado del control, identificación, organización, descripción, valoración y difusión de la información como evidencia que ha sido creada por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones. Definición operacional: Política de Gestión de Documentos y Archivos Gobierno Abierto y Transparencia Administración Electrónica Valoración Control intelectual y representación Control de acceso Control físico y conservación Servicios Población y muestra: La población la componen los trabajadores de la UCLV que están implicados en la gestión de documentos. La misma está constituida por: La alta dirección, responsable de designar un representante específico líder en el establecimiento, implementación y mantenimiento del SGD. Los profesionales de las tecnologías de la información y los administradores del SGD. Archiveros, profesionales capacitados para el desarrollo de sus funciones en cualquiera de los procesos archivísticos. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 14 La muestra es no probabilística, intencional (Hernández et. al. 2014). Tomando como criterio principal de selección aquellas dependencias que materializan los procesos estratégicos aprobados en marzo de 2021 por el Ministerio de la Educación Superior (MES). A continuación se muestra la “Tabla 1”, con la relación de los procesos estratégicos del MES y las dependencias universitarias que materializan dichos procesos. Tabla 1 Relación de los procesos estratégicos del MES y dependencias universitarias Procesos estratégicos Dependencias universitarias Formación de Pregrado Facultad de Matemática-Física y Computación Formación de Posgrado Facultad de Matemática-Física y Computación Ciencia, Tecnología e Innovación Vicerrectorado de Investigación y Postgrado Recursos Humanos Dirección de Recursos Humanos Extensión Universitaria Vicerrectorado de Extensión Universitaria Recursos Materiales y Financieros Dirección Económica Información, Comunicación e Informatización Dirección de Comunicación Dirección de Informatización Internacionalización Dirección de Relaciones Internacionales Métodos y técnicas de la investigación Métodos: Analítico-sintético: se empleó para examinar la esencia de la disciplina y las diferentes políticas de Gestión Documentales utilizadas en esta Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 15 investigación. Además para detallar e incorporar los resultados del diagnóstico, los datos arrojados a partir del análisis y la información recopilada. Inductivo-deductivo: Asistió en la elaboración de los diferentes elementos que componen la política de Gestión Documental mediante el análisis de las categorías contenidas en el instrumento aplicado. Encuesta: Aplicadapara obtener información detallada sobre los diferentes aspectos que componen al procesamiento archivístico. Conocer lo realizado habitualmente para analizar el estado de la Gestión Documental en la UCLV. Técnicas: Cuestionario estructurado: se utilizó como instrumento el Anexo 2 del MGD de la RTA, Cuestionario de Autoevaluación o check-list, que está estructurado en 8 secciones con un total de 868 preguntas(Ver Apéndice 2). El cuestionario del MGD establece 3 niveles: inicial, intermedio y avanzado. Estos se encuentran en función de los actores que llevan a cabo el proceso de Gestión Documental, como muestra la “Tabla 2”. El nivel inicial está determinado para el archivero o procurador de los archivos de gestión. El nivel intermedio está dirigido a los responsables de ejecutarlos procedimientos para la gestión electrónica de documentos. Por último, el nivel avanzado establecido para los responsables instituciones del diseño de directrices y procedimientos para el logro del buen funcionamiento del SGD. Tabla 2 Descomposición de cuestionario del MGD de la RTA Secciones Número de Preguntas Nivel Inicial Número de Preguntas Nivel Intermedio Número de Preguntas Nivel Avanzado Política de gestión de documentos y archivos 47 80 66 Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 16 Gobierno abierto y transparencia 16 38 35 Administración electrónica 41 44 26 Valoración 55 67 63 Control intelectual y representación 20 24 21 Control de acceso 19 12 12 Control físico y conservación 24 29 35 Servicios 42 28 24 Total de preguntas por Niveles 264 322 282 Total 868 Entrevista semiestructurada: se utilizó para enriquecer la técnica de investigación anterior. Se basó en una guía de 42 preguntas. A partir del conocimiento previo que poseía la autora de esta investigación sobre el estado de desconocimiento sobre Gestión Documental. Se establecieron preguntas predefinidas para algunas secciones del cuestionario (Ver Apéndice 1). A continuación, se detallan por cada sección: Sección 1: Política de gestión de documentos y archivos (12 preguntas), de las cuales la 5, 6, 8 y 10 fueron las preestablecidas. Sección 2: Gobierno abierto y transparencia (8 preguntas), de estas, predefinidas la 1, 3, 6 y 7. Sección 3: Control físico y conservación (10 preguntas), elaboradas con anterioridad la 4, 5, 9 y 10. Sección 4: Servicios (12 preguntas), todas elaboradas con anterioridad. El cuestionario y la entrevista se aplicaron desde febrero de 2019 hasta marzo 2020 a la muestra escogida, de manera escalonada. Estructura capitular: Capítulo 1: Aspectos teóricos asociados a las Políticas de Gestión Documental en universidades Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 17 Se realiza un análisis y se resumen los aspectos teóricos conceptuales relativos a las políticas de Gestión Documental en universidades. Se parte del objeto de estudio de la Gestión Documental: el documento de archivo, así como de sus particularidades. Se sintetizan además algunos elementos relativos a la gestión de riesgos, el control interno y la gobernanza de información. Capítulo 2: Diagnóstico de la Gestión Documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas Se presenta el resultado del diagnóstico sobre el estado de la Gestión Documental en la UCLV. El mismo se detalla, teniendo en cuenta los tres niveles que establece el Cuestionario de Autoevaluación o check-list: nivel inicial, intermedio y avanzado. Capítulo 3: Política de Gestión Documental para la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas Se determinan los componentes de la política de Gestión Documental para la UCLV. Además se realiza una descripción de cada uno de estos componentes, teniendo como base los resultados del diagnóstico aplicado. Se estructura en 11componentes: glosario de términos, preámbulo, propósito, declaración de política, alcance, marco regulatorio y reglamentario, SGD, responsabilidades, relación con otras políticas, vigencia y referencias. Herramientas empleadas: Para el procesamiento del cuestionario se utilizó el procesador estadístico Microsoft Excel 2010. En la creación de las referencias bibliográficas, se utilizó la norma bibliográfica de la American Psichological Association (APA) 7ma edición del 2019 y el gestor bibliográfico Mendeley v. 1.19.8. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 18 Capítulo 1. Aspectos teóricos asociados a las Políticas de Gestión Documental en universidades El crecimiento acelerado de los volúmenes documentales y el desarrollo alcanzado en las tecnologías de la información y las comunicaciones, han propiciado un vuelco radical en los modos de la producción documental y demás fenómenos asociados a este proceso. De ahí que se le revista mayor importancia a la Gestión Documental en las organizaciones por su apoyo a los procesos administrativos dentro de la misma. Principios como la gobernanza de la información, conformada entre otros elementos, por el control interno y la gestión de riesgos potencian la transparencia administrativa. Por ello es necesario el desarrollo de herramientas que logren la normalización del trabajo documental como las políticas de Gestión Documental en el contexto universitario. 1.1 Objeto de estudio de la Gestión Documental Toda organización es responsable de la gestión administrativa de la documentación producida y recibida en el ejercicio de sus funciones. Dicha documentación es necesaria para la realización de una rendición de cuentas con calidad. Para ello debe tener como respaldo una documentación bien agenciada. Es de suma importancia para la realización de actividades y la toma de decisiones tanto a nivel organizacional como a una mayor escala, la Gestión Documental. La Gestión Documental es la encargada de realizar tal gestión de una manera coordinada y estandarizada. El Consejo Internacional de Archivos (CIA) la define como “el área de la gestión administrativa general encargada de conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y selección de los documentos, durante su ciclo de vida” (1995, p. 20). Por su parte la (ISO 15489- 1, 2001) establece que la Gestión Documental es: Área o campo de la gestión organizacional responsable del control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos, incluyendo los procesos para capturar y Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 19 mantener, en forma de documentos, la evidencia y la información sobre las transacciones y actividades de negocios de la organización.(p. 8) La Gestión Documentales la encargada de la eficiencia de la documentación durante todo su ciclo de vida. Es necesario destacarla perspectiva abordada por Bustelo (2007), realizando énfasis en los elementos de la Gestión Documental del siglo XXI: La Gestión Documental no es una prueba técnica que se aplica a un documento, sino que obligatoriamente incluye una infraestructura tecnológica y organizativa sobre el soporte. Por ello la Gestión Documental del siglo XXI necesita de equipos multidisciplinarios que realicen el manejo documental desde todas las perspectivas, entendiendo que es una parte importante dentro de la gestión de la organización y que se encuentra totalmente relacionada con las demás actividades trasversales que respaldan los procesos principales de cada organización. (p.141) Por ello es necesario destacar que cada organización necesita implantar un SGD muy particular. El mismo debe lograr integrar los procesos documentales, su estructura organizativa y aquellos elementos asociados a la gestión electrónica de los documentos. Se debe tratar de manera obligatoria, en cualquier institución, un concepto amplio de documento. La imparable automatización de los procesos ha propiciado que en las instituciones se maneje documentación en formatos físico y digital. En inglés el término records permite hacer una distinción posterior entre los documentary records y los data records que en español es intraducible pues sería confuso hablar de los documentos documentales y los documentos de datos (Bustelo, 2009). Por su parte la ISO 15489-1 (2001) define con claridad este objeto final sobre el cual incide la Gestión Documental: el documento o información como evidencia. Para dicha Norma los documentos o records son información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 20 individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Como ejemplificaba Bustelo, en inglés existen tres términos distintos (documents, records y archives), para designar lo que en español cuenta con un único vocablo: documento. Así documents el equivalente de documento en su significado genérico, como mera información registrada. Por el contrario, los términos records y archives designan de manera específica a aquellos documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la organización que los ha creado, reservándose el empleo de este último a los documentos de valor histórico. En cualquiera de los casos, dicha documentación siempre servirá como prueba de las actividades y transacciones realizadas por la organización, por lo que su adecuada manejabilidad, es fundamental. Esta documentación debe presentar características diferenciadoras conformes a la naturaleza del documento archivístico, como lo expresa la ISO 15498-1 (2001) estas son: Autenticidad. Un documento auténtico es aquél que puede probar: a) Que es lo que afirma ser; b) Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y c) Que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma Para garantizar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deberían implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, trasmisión, mantenimiento y disposición de los documentos. Los creadores de los documentos deben estar autorizados e identificados y los documentos protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas. Fiabilidad. Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades. Los documentos deberían ser creados en el momento, o poco después, en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 21 dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones. Integridad. La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e inalterado. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deberían especificar qué adiciones o anotaciones pueden realizarse en un documento después de su creación, en qué circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y quién está autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotación, adición o supresión autorizada que se realice en un documento debería indicarse de forma explícita y dejar traza. Disponibilidad. Un documento disponible es aquél que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debería mostrar la actividad u operación que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los documentos deberían contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debería ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deberían mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades. (pp. 12-13) La adecuada creación, mantenimiento, uso y disposición de la documentación archivística es la finalidad del campo de conocimiento conocido como Gestión Documental. Para ello es necesario establecer procedimientos y conocer a cabalidad las deficiencias y peculiaridades que presenta cualquier institución. El objeto de estudio de la Gestión Documental constituye la base de cualquier actividad organizacional. Solo a través de la información como evidencia que una organización crea, recibe, utiliza y registra en documentos en el curso normal de sus funciones, se logra saber lo que se ha hecho, cuándo, dónde, por qué y por quién. Esto permite a la organización demostrar el cumplimiento efectivo de las normas, leyes y Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 22 reglamentos aplicables, así como el plan de lo que hará en el futuro para cumplir su misión y objetivos estratégicos. (Puerta, 2016, p. 19) No se trata solamente de lograr su aplicabilidad en un momento específico, sino durante todo el ciclo de vida del documento. De ahí la importancia de identificar por parte de la organización, los riesgos a los cuales se pueda encontrar expuesta la documentación. La mitigación de estos riesgos proporciona un mejor control interno y una influencia positiva sobre otros procesos que son trasversales a los de Gestión Documental, para finalmente potenciar una adecuada gobernanza de información. 1.2 La Gobernanza de Información El valor de la información en la actualidad ha aumentado en las organizaciones debido al riesgo que supone su gestión, los costos asociados, la velocidad y la diversidad de la misma. La implementación de estrategias organizacionales innovadoras permite trabajar con grandes cantidades de información de manera más rápida y eficiente, lo que posibilita un mejor desarrollo de los procesos dentro de la organización. La gobernanza de la información (en inglés information governance) ha irrumpido como nueva terminología, con marcada fuerza a partir de mediados de la década pasada. Ambos términos en sí poseen variadas acepciones, la Real Academia de la Lengua Española (RAE) se refiere en el caso de la gobernanza a “acción y efecto de gobernar o gobernarse; mandar con autoridad o regir algo; guiar y dirigir; regirse según una norma, regla o idea” (RAE, 2021). La conceptualización del término no se encuentra de manera clara, aunque en variadas ocasiones se remite a las herramientas que deben lograr solucionar la gestión de los contenidos no estructurados, con otros elementos que facilitan la gestión dinámica de la información: el análisis y la calidad de la información (datos y contenidos), la visibilidad y la recuperación a través de múltiples repositorios y entornos, el e-discovery o la gestión del ciclo de vida de la información. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 23 El término fue introducido, por primera vez en la literatura científica por Donaldson y Walker (2004). Desde este primer momento, ambos autores enfatizaron en el papel fundamental del sector de las herramientas tecnológicas. Aunque estas, propicien soluciones a múltiples problemáticas existentes en las organizaciones, por sí solas no pueden lograr la gobernanza de información. Se deben unir variados factores para lograr que este proceso ocurra de manera acertada, como pueden ser: la concreción de la misión de la entidad, el estricto cumplimiento del marco regulatorio, la correcta aplicación de las tecnologías, la interacción entre los sistemas, la adecuada y coordinada ejecución administrativa o cualquier otra área que implique la concreción de los objetivos que persiga la gobernanza de la información. Por tanto, la gobernanza de la información se presenta como un campo multidisciplinar, desde su surgimiento, mostrando una fuerte presencia en diversas investigaciones y proyectos. Rivero; Martínez y Rodríguez (2018), destacan que no existe bibliografía que la ubique en un campo específico o declare de donde proviene de manera concreta, este fenómeno, se debe, en alguna medida al cúmulo de agentes que deben interactuar de manera ordenada y coherente para lograr que se concrete la misma. Según Puerta y Mena (2018) la gobernanza de la información se apoya también en la gestión de contenidos, la gobernanza de datos, las tecnologías de la información, la seguridad y privacidad de datos, la gestión de riesgos, el control interno y las disposiciones legislativas. De esta disciplina se desprenden subcategorías y tecnologías relacionadas, tales como la gestión de los documentos, la gestión del conocimiento, búsqueda empresarial, la recuperación ante desastres y la continuidad de negocios. El término gobernanza de la información está relacionado con conceptos tan presentes en nuestra actualidad como el “buen gobierno” la “gobernanza global” la “gobernanza económica”, la “gobernanza corporativa” “gobernanza”, “gestión de riesgos y cumplimiento”, que han calado con éxito en la empresa y en muchos ámbitos de nuestra sociedad. Esta propia asociación terminológica facilita el hecho de situar Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 24 la información donde pertenece: en el contexto estratégico de las organizaciones, y en los ámbitos directivos de control y decisión. (García, 2012, p. 100) La gobernanza de la información constituye un término que puede ser aplicado en las organizaciones. Existen diferentes tipos de gobernanza que dependen de la especialización de cada una y las características propias de la organización donde se va a aplicar. A partir de esta premisa, se puede afirmar que el éxito de su implementación en las organizaciones implica garantizar el desarrollo de buenas prácticas en materia de Gestión Documental. En cuanto a la fisiología de la Gobernanza de la Información, Ganga, Quiroz y Fossatti (2017) manifestaron que “la gobernanza comprende la gestión de una organización que involucra procesos y reglas, que garantizan los valores, el bienestar y el avance en el conocimiento y la calidad de una organización” (p. 562). Por tanto, el proceso tiene que ver con la capacidad de una organización para coordinar acciones institucionales que permitan un mejor desarrollo y especialización de sus funciones. Además de la relación que tiene la gobernanza de la información con la Gestión Documental, también lo tiene con el control interno y la gestión de riesgos. Los dos últimos estrechamente ligados con las organizaciones y abarca todo lo relacionado con las normas, procesos, procedimientos, leyes, entre otros que minimizan los riesgos de la misma. Jardim (2016) afirma: … los problemas de la vida social y sus transformaciones requieren nuevos modelos de gobernanza, ello unido a los procesos de modernización de los Estados. Frente a estos cambios, el debate sobre las instituciones, las políticas y los sistemas archivísticos exigen mayor verticalidad, ya sea por parte de las instituciones archivísticas o el mundo académico. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 25 Por su parte Hagmann (2013), asegura que la gobernanza de la información se asocia con las “decisiones de principios acerca de la gestión de información; donde la Gestión Documental se vuelve justamente una decisión de dominio y disciplina bajo la sombrilla de la gobernanza de la información” (p. 230). Por tanto, podemos afirmar que a partir de estas diversas disciplinas, encontramos en las bases de la gobernanza de la información áreas como la negociación, administración, informática, computación, cibernética, redes sociales y todas las tecnologías de la información y la comunicación que puedan desarrollarse y necesitar nuevas formas de análisis. De ahí, que la Gobernanza de Información proporciona un mejor manejo de la información, en cualquiera de sus formatos o soportes, a lo largo de su ciclo de vida. Proporcionando una adecuada Gestión de Riesgos y un ordenado Control Interno, apoyando de manera directa la toma de decisiones a todos los niveles y el desarrollo estratégico de la organización. Para el logro de una efectiva gobernanza de la información, se hace necesario que la Gestión Documental sea compatible con nuevos modelos de gobernanza. La gobernanza de la información se sustenta bajo los principios y conceptos básicos de la gestión de riesgos y el control interno. Partiendo de esta premisa, se puede afirmar que el éxito de su implementación en las organizaciones implica garantizar el desarrollo de buenas prácticas en materia de Gestión Documental. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 26 1.2.1 La Gestión Documental en el escenario de la Gobernanza de Información La gobernanza en su dimensión más amplia debe ser sistémica, con una alta capacidad de interactuar con un entorno cada vez más influenciado por varios actores. Evidenciando la necesidad de tener en cuenta la gestión de riesgos y el control interno como elementos que la componen. La gestión de riesgos y el control interno son dos términos que deben verse relacionados, pues para realizar una revisión abarcadora en cualquier empresa u institución donde se maneje información es necesario apoyarse en estos dos términos. La gobernanza de la información, según la definición de Franks (2020), es la Especificación de los derechos de decisión y un marco de responsabilidad para fomentar el comportamiento deseable en la valoración, creación, almacenamiento, uso, archivo y eliminación de información. Incluye los procesos, roles, estándares y métricas que aseguran el uso efectivo y eficiente de la información para permitir que una organización logre sus metas. (p. 290) El tamaño de la organización influye en la cantidad mayor de riesgos y amenazas externas e internas a las que se enfrentará. Para ello se han desarrollado una serie de procesos que permiten un mejor desarrollo de la organización, así como de sus funciones. Las organizaciones incluyen un grupo importante de actividades que conllevan un conjunto de riesgos asociados a su ejecución diaria. Aunque la práctica de la gestión del riesgo ha sido desarrollada con el tiempo y en muchos sectores, a fin de satisfacer las diversas necesidades, la adopción de procesos coherentes dentro de un marco global puede ayudar a garantizar que el riesgo se gestione de manera eficaz, eficiente y coherente en toda la organización. (ISO 31000, 2018, p.17) En cuanto a las definiciones anteriores podemos comprender que todas las organizaciones se encuentran expuestas a los riesgos debido a su gestión diaria. Estos riesgos serán proporcionales al tamaño de la organización. Por Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 27 tanto, prestar la atención necesaria a este fenómeno apoyará al desempeño organizacional de manera armónica. Según Eito-Brun y Calleja (2020) los objetivos de varios de los referentes normativos para el logro de la gobernanza nos llevan a considerar su paralelismo con los estándares para los sistemas de gestión de documentos definidos en las normas ISO 15489 y UNE-ISO 30301. Por ello debemos identificar el SGD como una herramienta muy importante para la identificación de los riesgos y el logro de la gobernanza de información ya que contiene muchos de los factores que permiten alcanzar las metas y los objetivos de la organización. Acorde a la Norma ISO 31000 (2018) la gestión de riesgos comprende “…las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización respecto a los riesgos” (p. 18).Estas conceptualizaciones alertan sobre la importancia de una adecuada gestión de los riesgos, pero sobre todo de la jerarquía que se le debe asignar, permitiéndole a la organización contar con una herramienta que esté orientada hacia las consecuencias o inseguridades a los que se somete. Para la ISO 15489-1 (2001) uno de los beneficios que proporciona la gestión de documentos es que“proporciona apoyo y protección en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de la evidencia de las actividades realizadas por la organización” (p.9). La alineación de los procesos de Gestión Documental y gestión de riesgos le permite a una organización: - aumentar la probabilidad de lograr los objetivos; - fomentar la gestión proactiva; - ser conscientes de la necesidad de identificar y tratar los riesgos en toda la organización; - mejorar la identificación de las oportunidades y amenazas; - cumplir con las exigencias legales y reglamentarias y las normas internacionales; - mejorar la información obligatoria y voluntaria; - mejorar la gobernanza; Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 28 - mejorar la confianza de los interesados y la confianza; - establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificación; - mejorar los controles; - asignar y utilizar eficazmente los recursos para el tratamiento del riesgo; - mejorar la eficacia operacional y la eficiencia; - mejorar la salud y de seguridad, así como la protección del medio ambiente; - mejorar la prevención de pérdidas y gestión de incidentes; - minimizar las pérdidas; - mejorar el aprendizaje de la organización, y - mejorar la resistencia de la organización. (ISO 31000, 2018, p. 5-6) Todo este grupo de actividades permiten que la organización se desarrolle correctamente. El establecimiento de una serie de principios donde se fundamentan los programas de gestión de documentos, permite que las políticas que se deriven de los mismos estén enfocadas a los procesos por los cuales transcurre la documentación durante todo su ciclo de vida. Estos, de manera general incluyen la creación, recepción, utilización y difusión de la información como evidencia. Por otra parte, el control interno posee un significado muy variado, en dependencia de los profesionales de las diferentes ramas que trabajan en el área. Esto puede originar confusión entre personas de negocios, legisladores, reguladores y otros. El resultado de esto puede ser una mala comunicación entre las distintas perspectivas, lo que origina problemas dentro de la organización. Estos problemas se entremezclan cuando el término, si no es definido claramente, se escribe en leyes, regulaciones o reglas. Sin embargo, el control interno es el conjunto de acciones que van a estar dirigidas al desarrollo óptimo de la organización, también va a permitir la adopción de las medidas que van a facilitar el trabajo en ella y a hacer más viable sus procesos. Para Pérez (2017) en la práctica, ambos procesos el de gestión de riesgos y control interno, están intrínsecamente vinculados a través de algunos de sus Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 29 componentes comunes. Estos son la identificación de eventos, la evaluación de riesgos, la planeación o respuestas a los riesgos y el manejo o actividades de control. La gestión de riesgos y el control interno son términos muy relacionados, los mismos son abordados en la literatura como un complemento único. Esto se debe a que la gestión de riesgos es considerada la parte externa del control interno y este a su vez forma parte del primero. Existen diversas perspectivas para el análisis del concepto gestión de riesgos como indica el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway (COSO) como muestra la “Tabla 3”. Tabla 3 Bases del análisis sobre el entendimiento del control interno. Perspectiva Observaciones sobre el control interno Perspectiva de la administración La administración ve el control interno desde la perspectiva amplia de la organización completa. Cumple un amplio espectro, incluyendo políticas, procedimientos y acciones para ayudar a asegurar que una entidad cumpla sus objetivos. Permiten realiza las acciones oportunas cuando cambian las condiciones. Perspectiva de los auditores internos Cualquier acción realizada por la administración para aumentar la probabilidad de que los objetivos y las metas establecidos serán conseguidos, y construye sobre la base de esas acciones subrayando que el control es el resultado de una adecuada planeación, organización y dirección por parte de la administración. Perspectiva de los auditores independientes Los contadores públicos certificados independientes, a causa de su rol como auditores de estados financieros, han centrado su perspectiva del Control Interno principalmente en aquellos aspectos que soportan o afectan la información financiera externa de la entidad. Perspectiva de los legisladores y Los legisladores y las agencias reguladoras han desarrollado distintas definiciones del Control Interno de Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 30 reguladores acuerdo con sus responsabilidades. Esas definiciones generalmente se relacionan con los tipos de actividades monitoreadas, y pueden abarcar la consecución de las metas y objetivos de la entidad, requerimientos de información, uso de recursos en cumplimiento de leyes y regulaciones, y la salvaguarda de recursos contra desperdicios, pérdidas, malversación. Nota. Fuente: (COSO, 2020). La unicidad de criterios establecida en el enfoque de la Gestión Documental desde la perspectiva de la gestión de riesgos y el control interno es abundante. Esto sucede debido a la indisoluble relación que existe entre los procesos ya mencionados y la importancia que reviste para la institucionalidad poseer un estricto control interno sobre la Gestión Documental para gestionar debidamente los riesgos para el logro de la gobernanza informacional. La ISO 31000 (2018) enuncia que la práctica de la gestión del riesgo ha sido desarrollada con el tiempo y en muchos sectores, a fin de satisfacer las diversas necesidades. La adopción de procesos coherentes dentro de un marco global puede ayudar a garantizar que el riesgo se gestione de manera eficaz, eficiente y coherente en toda la organización El riesgo al cual se expone cualquier organización, en materia de documentación, debe tenerse bien identificado y saber mitigar los mismos de una manera efectiva y oportuna para que sirva de beneficio organizacional. Ngoepe (2014) presenta una relación de los riesgos a los que puede estar expuesta una organización como consecuencia de una inadecuada Gestión Documental: Riesgos legales: Incluyen pérdidas, daños o la no recuperación de documentos e información que podrían resultar en litigios o incumplimiento de las leyes o regulaciones. Riesgos financieros: Incluyen pérdidas, daños o la no recuperación de documentos e información que podrían resultar en pérdidas financieras o amenazas de la posición financiera de la organización. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 31 Riesgos de reputación: Incluyen pérdidas, daños o la no recuperación de documentos e información que podrían resultar en daños de la imagen pública, la confianza o la reputación de la organización. Riesgos operacionales: Incluyen pérdidas, daños o la no recuperación de documentos e información necesaria para completar las transacciones comerciales de la organización con eficacia. Riesgos ambientales: Incluyen pérdidas, daños o la no recuperación de documentos e información que documentan las prácticas ambientalmente seguras de la organización. Una adecuada gestión de riesgos mejora la gobernanza informacional. Por ello es necesario que todas las organizaciones, sea cual sea, su misión, deben crear documentos auténticos, fidedignos, utilizables, y conservarlos íntegramente durante todo su ciclo de vida en su cadena de custodia. Esto proporciona una triple utilidad: dar soporte y continuidad a las actividades que realiza la organización, cumplir con el marco regulatorio y proporcionar la responsabilidad necesaria sobre los documentos. Debido a lo novedoso de la temática y a su naturaleza múltiple e integradora, variados autores como Meijer, A. y Bolívar (2016); Nogueira, et. al. (2019); Makalef et. al. (2020); Rodríguez, Y. (2020) y Gutiérrez, E. J. D. (2021) exponen como premisa fundamental que las organizaciones con un programa de gobernanza de información son mucho más eficientes en relación con los procesos a los cuales se somete la información en las organizaciones, como son la búsqueda, recolección, procesamiento y uso, aportándole mayor valor a sus activos de información. Sobre la base de las consideraciones anteriores, se puede plantear que la Gestión Documental en el escenario de la gobernanza de información constituye un proceso dinámico, iterativo y estratégico que permite minimizar todo tipo de riesgos. Es un proceso fundamental que apoya de manera directa la gobernanza de información, debido a que la misma se encuentra mediatizada por diversas disciplinas que apoyan su finalidad. La relación sinérgica entre los componentes de la gobernanza de la información y la Gestión Documental han calado con éxito en las organizaciones y en muchos ámbitos de nuestra sociedad, situando a la Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 32 documentación como un elemento estratégico en las estructuras institucionales. 1.3 Políticas de Gestión Documental en universidades Las organizaciones debido al volumen documental que manejan en la actualidad, deben contar con políticas, procedimiento, guías de buenas prácticas o normas que establezcan directrices. Para el manejo de la documentación, en diferentes formatos, la organización ejecutora o las vinculadas a la misma deben desarrollar de manera coordinada la gestión de los documentos. Dentro de estas nomenclaturas se destacan las Políticas de Gestión Documental como una de las herramientas más populares y abarcadoras. Entre algunas de las denominaciones que podemos encontrar sobre el tema destacan la dada por Barnard, A. y Voutssas, J. en el Glosario de Preservación Archivística Digital. Versión 4.0 (2014), el mismo declara el término lineamiento (guidelines) que se refiere a lo conocido también como política (policy), en el mismo se refiere a: “Una proposición u otra indicación de política o procedimiento formulada por un cuerpo con autoridad y conocimiento del tema dentro de una organización y que sirve para determinar acciones, lograr una tarea dada o lograr un conjunto de metas y objetivos. Por lo general los lineamientos tienen menos peso que un acuerdo o un estándar. También se le conoce como “directriz” (p.87). Por su parte, Jardim (2016) la define como: El conjunto de premisas, decisiones y acciones -que produce el Estado y que se incluyen en las agendas gubernamentales en nombre de los intereses sociales- que consideran los diferentes aspectos (administrativo, legal, científico, cultural, tecnológico, etc.) de la producción, uso y preservación de la información archivística pública y privada. Una política de Gestión Documental describe los principios que una organización aplica para gestionar sus documentos, su compromiso y las Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 33 acciones tomadas para cumplir con las obligaciones legales y de cumplimiento. Así como las responsabilidades que se deben asumir por los distintos niveles de la organización. Así lo establecen las buenas prácticas y normas de referencia en la materia como la ISO 15489 e UNE-ISO 30300. Las trascendencias más fuertes y ambiciosas asociadas al término “política”, nos remite a países como Canadá (Directive on recordkeeping, 2009) o Estados Unidos (Managing government records directive, 2012). En ellos la gestión de los documentos se impulsa desde el más alto nivel gubernamental y se considera una función vertebral, necesaria para evaluar el impacto de los programas y las políticas públicas, para mejorar los procesos de trabajo, y para compartir conocimientos entre instancias del gobierno y las administraciones. Para la RTAI (2015): Una Política de gestión de documentos y archivos puede ser definida como una declaración de intenciones en la que se exponen las grandes líneas de actuación y los objetivos que una organización quiere alcanzar en relación a la gestión de los documentos que produce o recibe en el ejercicio de sus funciones y actividades, pudiéndose incluir en la misma, un resumen del plan de actuación y de los procedimientos para conseguirlo. (p. 7) Zapata (2005) advierte sobre los peligros a los cuales se puede encontrar la organización que no posee una política en materia de Gestión Documental: […]si la organización asume una actitud proactiva frente al problema documental y reconoce que su resolución depende fundamentalmente de la adopción de una política apropiada, clara y consistente, que garantice la eficiente administración de sus documentos y su información, incluida la protección de los documentos esenciales para la continuidad del negocio y para la preservación de la memoria institucional. (p. 99) Las acepciones anteriores indican que el objetivo último de una política consistirá en la creación, gestión y control de documentos auténticos, fiables y Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 34 utilizables y, por supuesto, también interoperables. Debe incluir las estrategias de alto nivel capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización protegiendo la integridad de dichos documentos durante todo el tiempo que se precise. Este objetivo es esencial en el contexto de la e- administración, en el que necesariamente se producen cambios en las formas de producción, uso, almacenamiento y difusión del documento contemporáneo. Las administraciones universitarias juegan un papel muy importante, ya que las mismas deben adoptar las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar el cumplimiento de su misión social. No puede estar desligada del marco regulatorio imperante, ni de los procedimientos específicos que se encuentran arraigados en las universidades, como ejemplo de buenas prácticas en la gestión de sus documentos. Desde el punto de vista práctico proporciona un repertorio de elementos tras los que subyace toda una serie de decisiones, programas y acciones que las administraciones universitarias tienen que poner en marcha para la gestión de los documentos administrativos o no. Refiriéndose a la importancia de las políticas de Gestión Documental, Jardim (2016) enuncia que los sistemas que no fueron diseñados como producto de políticas archivísticas han fracasado o tenido problemas para ser plenamente desarrollado. Ello supone que los organismos universitarios deberán contar con un enfoque sistémico de la gestión de los documentos, adecuadamente documentado, planificado y programado. En el mismo deben definirse concretamente los roles y responsabilidades, los procesos y procedimientos y los mecanismos de supervisión y auditoría periódica que permitan la actualización y mejora permanente. La política documental trasciende el marco de la interoperabilidad. La interoperabilidad debe ser un aspecto crucial en la política de gestión de los documentos electrónicos. Según la sección G01/G Política de Gestión de Documentos y Archivo del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) del 2015 (Franco y Pérez, 2015) enuncian que una política de gestión de documentos y archivos debe comprender también las actuaciones necesarias encaminadas a: Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 35 Entender el contexto legal, administrativo y social en el que se desarrolla la organización Comprender la misión, las funciones y actividades de la organización y su estructura jerárquica Diagnosticar las fortalezas y debilidades de la misma Planificar estratégicamente los objetivos que se quieren alcanzar Analizar y normalizar todos los procesos relativos a la Gestión Documental que se desarrollan en el seno de la misma Asignar los roles, responsabilidades y competencias de todo el personal de la organización que crea o gestiona documentos o participa en el sistema de gestión de los mismos Comunicar a todo el personal de la organización la importancia que para la misma tiene una correcta gestión de documentos y archivos Formar a todo el personal (interno y externo) en materia de gestión de documentos y archivos Identificar los requisitos funcionales, normativos y administrativos necesarios para una correcta gestión y conservación de los documentos y archivos en un SGD Diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) consistente y, en la medida de lo posible, automatizado Evaluar, revisar y mejorar continuamente todas las actuaciones relativas a la propia Política de gestión de documentos, a todos los procesos identificados en el SGD, así como el propio SGD Documentar todas las actuaciones realizadas y la propia Política de gestión de documentos. (p. 8) La Política de Gestión Documental no es una cuestión meramente técnica, sino que se sitúa en un plano conceptual más amplio y marca la estrategia de las administraciones universitarias en materia de gestión de documentos. La Política en una administración debiera ser una para todos los documentos y no articularse en base a los soportes. De esta manera logrará ser transversal a todos los documentos y procesos documentales universitarios. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 36 Una de las características de una política es que involucra a varios sectores o dependencias, según sea el nivel al cual va dirigida, afectará a una institución, a un ámbito de la misma. Es necesario que exista una interoperabilidad entre los diferentes componentes de la misma y los sistemas existentes en la entidad. La coherencia entre los distintos ámbitos y niveles que logre establecer las líneas maestras a seguir y depure con claridad la estructura de responsabilidades y capacidades requerida para hacer posible una adecuada gestión de los documentos. La planificación universitaria debe lograr la coordinación necesaria para que las estrategias creadas en la política logren la consecución de los objetivos propuestos. Esto permite, una evaluación y supervisión de los procesos documentales en su ámbito de aplicación. Se debe destacar que la declaración de intenciones no garantiza en sí misma una buena política de gestión de los documentos. Su éxito dependerá fundamentalmente de la aprobación y el respaldo universitario, visible y activo, de la dirección, y de la atribución de los recursos necesarios para llevar a cabo su implementación. Por lo tanto, una política de gestión de los documentos precisa de la intención y de directrices generales de la organización en relación con el sistema de gestión de los documentos, expresadas formalmente por la alta dirección de la citada organización. Por tanto, la creación de una Política de Gestión Documental en universidades debe proporcionar un conjunto de directrices de alto nivel estratégico para la organización, que deben incidir de manera transversal, continua y directa sobre todos los agentes implicados en el SGD y sobre todos los procesos del Sistema. La formulación de la misma no es un esquema fijo, su configuración responde, entre otros aspectos, al cumplimiento del marco regulatorio, la misión organizacional y las prácticas documentales arraigadas en la institución. 1.3.1 Componentes de las Políticas de Gestión Documental en universidades La estructuración de una política de Gestión Documental en universidades debe normalizar y estandarizar a través de los procesos ejecutados por el SGD la producción, recepción, distribución, organización, consulta, conservación y Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 37 disposición final de los documentos. La conformación de la misma debe responder explícitamente a la necesidad de perpetuar el funcionamiento armónico de su SGD y el logro de la gobernanza informacional o archivística. La importancia de la conformación de una política en Gestión Documental en las universidades abre la posibilidad discrecional de que las directrices se puedan aplicar a entornos híbridos: papel y electrónico. Es importante ganar claridad en la temática debido a que existe el peligro de que se evolucione en las distintas administraciones universitarias hacia una multiplicidad de prácticas dispares en el manejo de documentos en ambos formatos. La política de gestión de documentos y archivos regulará las prácticas realizadas por los responsables de su gestión y por cualquier otra persona que genere o use documentos en el ejercicio de sus actividades. Por lo tanto la política de gestión de documentos en una organización también debe incluir: El establecimiento de normas y buenas prácticas El diseño de procedimientos y directrices La prestación de servicios relacionados con su gestión y uso La integración del sistema de gestión de documentos en los sistemas y procesos de la organización o institución Definición del alcance y ámbito de aplicación Roles y actores involucrados Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de Gestión Documental Acciones de formación relacionada contemplados Actuaciones de supervisión y auditoría de los procesos de gestión de documentos Proceso de revisión del contenido de la política La supervisión y auditoria para la rendición de cuentas Puede ocurrir que los SGD que no fueron diseñados o implementados acompañados de políticas en materia de Gestión Documental fracasen o tengan problemáticas en su desarrollo. Esto posee una relación directa con los componentes que conforman la política, los mismos deben fomentar la Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 38 cooperación y articulación, con la alta dirección, las áreas donde se gestionen documentos, la planeación, las tecnologías y el control interno. La política de Gestión Documental se debe conformar y ejecutar de forma tal que las instituciones logren garantizar: […] la administración de los activos de información estratégicamente con la gobernanza y los informes adecuados para satisfacer las necesidades actuales y futuras de las instituciones gobierno y la comunidad. Implementarán procesos, prácticas y sistemas de administración de información adecuados para el propósito que satisfagan las necesidades identificadas para la creación, el uso y la reutilización de los activos de información. Utilizar, reducir las áreas de ineficiencia y riesgo de la gestión de la información para garantizar que los recursos públicos se gestionen de forma eficaz. (National Archives of Australia, 2021, p. 10) Para afrontar esta dificultad García (2021) sugiere tener en cuenta el análisis de las normativas existentes, los resultados obtenidos en el diagnóstico del estado de su gestión documental, así como del análisis comparativo, bajo criterios de diversidad, convergencia y divergencia de la muestra seleccionada de políticas internacionales en la materia. Ciertamente, la realidad archivística es muy compleja, ya que no existe un consenso establecido sobre la cantidad de componentes, ni las temáticas de los mismos que deben incorporarse o no en la política. A partir de un análisis de diversas Políticas de Gestión Documental de diferentes centros de Educación Superior se evidencia la diversidad de criterios en el uso de los componentes como muestra la “Tabla 4”. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 39 Tabla 4 Relación de componentes de Políticas de Gestión Documental en universidades Componentes Universit y of South Africa Universit y of New Zelanda George Washingto n University Universit y of Sidney Universida d Industrial de Santander Propósito X X X Declaración de Política X Alcance y Público Objetivo X X X Marco Normativo y Reglamentario X Sistemas de Gestión Documental X Disposición, Eliminación o Destrucción de los Documentos X X Identificación de los Sistemas de Documentos Sistema de Clasificación Almacenamiento y Custodia X X Acceso y Seguridad X X X Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 40 Administración Legal y Peso Probatorio X X X Relación con Otras Políticas X X Contexto de la Política X Comunicación X Implementación Roles y Responsabilidad es X X X X Monitoreo y Revisión X X Entrenamiento Sanciones y Exención Aprobación o Autorización X Glosario de Términos X X X X Referencias X X A pesar de la existencia de diferentes criterios en cuanto a la conformación de las políticas, cada componente cumple una función específica. La adopción de los mismos en el diseño de este instrumento, permite conocer la profundidad y exhaustividad que se pretende alcanzar en la gestión documental de la organización. A continuación se detallan todos los componentes analizados: Propósito: Actúa como la introducción de la política de Gestión Documental, es donde se enuncian los objetivos y por qué es necesaria la misma, donde su primera finalidad será “generar planes y proyectos que fomenten la mejora continua, el aumento de la calidad y el rescate, organización, automatización, Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 41 disposición y difusión de la memoria institucional” (Universidad Técnica Particular de Loja, 2017, p. 2). Declaración de Política: Detalla de manera precisa el propósito de la política de Gestión Documental para que el personal logre entenderlo de manera clara. Puntualiza el compromiso que debe asumir la organización en aras de las mejoras prácticas de la Gestión Documental, viendo a la política como un marco para los procesos y documentos. “Determinar apropiadamente, métodos para la gestión de los registros universitarios” (George Washington University, 2020, p. 2). Alcance y Público Objetivo: Muestra la dimensión de la política e identifica para quiénes y a qué se aplicará esta, “permite la administración, actualización y modernización de la gestión documental al interior de la entidad” (Secretaría General, 2018, p. 6) Marco Normativo y Reglamentario: Ofrece las pautas legales y normativas sobre los subprocesos que comprende la gestión documental. “Debe incluir tanto la legislación general (nacional y/o internacional), como la administrada específicamente por la organización” (Pérez y Mena, 2018, p. 14). Sistemas de Gestión Documental: Brinda declaraciones sobre la composición y funcionamiento armónico del sistema. “Con la finalidad de mejorar los servicios a los estudiantes, colaboradores de la Universidad (…) y así impulsar el uso de medios electrónicos que promuevan la interacción, comunicación, transparencia y acceso a la información” (Universidad Politécnica Salceriana, 2018, p. 6). Disposición, Eliminación o Destrucción de los Documentos: Se brindan las directrices sobre la eliminación de documentos y se indican los períodos de retención, teniendo en cuenta las obligaciones jurídicas y las propias necesidades funcionales de la organización. “Todos los documentos producidos y/o recibidos (…) deberán ser objeto de un proceso de análisis, evaluación, valoración y selección a objeto de establece sus plazos de retención, sea esta temporal, permanente o en todo caso su eliminación” (Universidad Tecnológica Indoamericana, 2018, p. 8). Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 42 Identificación de los Sistemas de Documentos: Identifican y detallan todos los sistemas que están creando y almacenando documentos, así como la información contenida en los mismos. “Unidades administrativas de toda la universidad, que entre sus múltiples atribuciones se encargan de establecer proyectos y generar directrices para la adecuada gestión de documentos universitarios” (Universidad Técnica Particular de Loja, 2017, p. 3). Sistema de Clasificación: Se describen los sistemas de clasificación que serán empleados en documentos electrónicos, así como en impresos y se especifica a quién se debe contactar cuando se presenten dificultades. Almacenamiento y Custodia: Se señalan las pautas referentes al lugar de almacenamiento y al“…control de registros basado en su posesión física” (National Archives and Records Service of South Africa, 2006, p.5). Acceso y Seguridad: Se ofrecen normas sobre la seguridad de los sistemas y recursos de información, así como los “mecanismos de consulta que faciliten el acceso a la información requerida por los usuarios internos y externos, en cumplimiento de normas que garanticen la seguridad y reserva de la información institucional […]” (Secretaría General, 2018, p. 7) Admisibilidad Legal y Peso Probatorio: Se aborda la necesidad de asegurar que los documentos sean admisibles como evidencia. “Para ello, se puede ofrecer una descripción de los metadatos que deben ser capturados o utilizar referencia cruzada con un esquema de metadatos” (Pérez y Mena, 2018, p.14). Relación con Otras Políticas: Se puntualiza la relación con aquellas políticas que incidan y apoyen las prácticas de Gestión Documental. Contexto de la Política: Se detalla la relación de la Política de Gestión Documental con otros sistemas de Gestión Documental existentes en la organización. “La preservación del contenido y el contexto es fundamental para garantizar la continuidad de los servicios gubernamentales y la rendición de cuentas” (National Archives of Australia, 2021, p.16). Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 43 Comunicación: Se identifican los métodos de comunicación que se utilizarán para dar a conocer la política “y se publicarán con los cambios aprobados” (Stellenbosch University, 2016, p. 2). Implementación: Se enuncian los puntos que administrarán la implementación de la política. “Es aplicable a todas las funciones institucionales (…). Es aplicable a todos los empleados, contratistas, consultantes y estudiantes que manejen o creen documentación electrónica y física, incluidos documentos asociados a datos o informaciones” (Stellenbosch University, 2016, p.1). Roles y Responsabilidades: Se determinan las diversas responsabilidades del personal respecto a las prácticas de Gestión Documental. A su vez la política debe hacer ver que todo el personal es responsable por la Gestión Documental más allá de las funciones específicas de cada individuo, nivel o área. “Todo el personal, (...) es responsable de mantener registros precisos y confiables de acuerdo con sus funciones y responsabilidades” (Heriot-Watt University, 2015, p.5). Monitoreo y Revisión: Debido a la importancia de que la Política permanezca actualizada respecto a los procesos, objetivos y requisitos de la organización, se deben establecer los responsables, así como los plazos para la revisión de la misma. “La política será revisada cada cinco años, o con mayor frecuencia si las principales autoridades que la aprobaron si así lo determinan” (University of South Australia, 2019, p. 4). Entrenamiento: El personal deberá asistir a cursos o talleres de formación en Gestión Documental para garantizar la familiarización integral con la política de Gestión Documental. Se realizarán “actividades de formación y sensibilización relevantes proporcionadas para apoyar el cumplimiento de esta política” (Heriot-Watt University, 2015, p.6). Sanciones y Exención: Para los miembros del personal que no cumplan con las normas de la Política se indican las sanciones. De igual manera, puede incluir una referencia al procedimiento de exención o a la política de mala conducta o códigos de conducta pertinentes. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 44 Aprobación o Autorización: Se documenta la acción de aprobación, incluyendo la firma del mayor responsable de la organización y fecha en que esta ha sido aprobada. Implica “adoptar las decisiones oportunas y ejecutar los actos necesarios para el buen gobierno de la institución” (Universidad Técnica Particular de la Loja, 2017, p. 1). Glosario de Términos: Se ofrece una lista de definiciones de los términos clave utilizados en la redacción de la política de Gestión Documental. “Se relacionan los conceptos principales de la archivística con sus principales definiciones […]” (Secretaría General, 2018, p. 8). Referencias: Se presenta una lista de las referencias utilizadas para el desarrollo de la política de Gestión Documental, así como de aquellas que puedan ser útiles para su comprensión. Las mismas “(…) se revisan y actualizan según sea necesario para cumplir con las necesidades comerciales y obligaciones legales” (Heriot-Watt University, 2015, p.7). Los componentes que debe contener una política de Gestión Documental en las universidades se establecen en dependencia de las demandas institucionales. Siempre se seleccionarán con el objetivo de promover la eficiencia y la oportuna administración del proceso de Gestión Documental institucional, así como la investigación, el desarrollo e innovación del conocimiento. El conjunto de actuaciones, agentes y herramientas estratégicas pueden conformar una política de gestión de documentos consistente y, por lo tanto, un SGD sólido. “Los procesos, las prácticas y los sistemas de gestión de la información son adecuados para su propósito cuando satisfacen las necesidades identificadas para la creación y el uso de información precisa” (National Archives of Australia, 2021, p. 15). La normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos aseguran la adecuada atención y protección de los mismos. Permite que la documentación objeto de incidencia compartan parámetros y valores probatorios que permitan ser preservados y recuperados de modo eficiente y eficaz. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 45 Será, además, una base sólida para la elaboración de procedimientos archivísticos y/o técnicos y de herramientas operativas para el SGD. Los componentes de una política constituirán los elementos principales para el logro de la transparencia administrativa, instrumento fundamental en la gestión de los documentos. Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 46 Capítulo 2: Diagnóstico de la Gestión Documental en la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas La UCLV fue fundada el 30 de noviembre de 1952, esta institución constituye el Centro de Educación Superior más importante de la región central de Cuba y es acreedora de la condición de Excelencia, otorgada por la Junta de Acreditación Nacional en 2016. La componen: la sede central, la sede pedagógica “Félix Varela”, la Facultad de Cultura Física y 12 centros de estudio. Actualmente cuenta con 12 facultades, en las que se estudian 54 carreras que abarcan las ciencias humanísticas, las técnicas y las naturales. Esta universidad tiene como misión formar profesionales competentes en las ciencias técnicas, agropecuarias, pedagógicas, económicas, sociales, humanísticas, exactas y de la cultura física, mediante la educación de pregrado, la superación continua y el posgrado. Basada en el desarrollo de las ciencias, la tecnología y la innovación, con calidad, integridad y patriotismo, en función de satisfacer la demanda de la región central y el país en general. Para lo cual dispone de instalaciones adecuadas y un capital humano de elevado nivel científico, humanista y con tradición de excelencia en su trabajo. La UCLV no comprende a la Gestión Documental dentro de sus procesos fundamentales, al igual que el MES. “El éxito de la Gestión Documental depende, en gran medida, del grado de implicación de los órganos de decisión de la universidad y de la colaboración de todas las unidades” (Font, Ruiz y Mena, 2012, p. 578). El SGD de la UCLV cuenta con un total de 62 especialistas B en Gestión Documental, distribuidos en sus archivos de gestión, fundamentalmente, en el rectorado, vicerrectorados, direcciones y facultades de la institución. Cuenta además con un Archivo Central de nueva creación encargado de recepcionar la documentación proveniente de los archivos de gestión de las diferentes dependencias universitarias. La institución debido a sus funciones, actividades y complejidad genera un volumen considerable de documentación resultante de Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 47 su gestión diaria. Por ende, la UCLV no está exenta de los riesgos que conllevan una inadecuada o pobre Gestión Documental. En consecuencia, es preciso determinar el estado de la Gestión Documental en la UCLV con el propósito de identificar las reales prácticas que allí se desarrollan. En el proceso de recolección de los datos fue utilizado el Cuestionario de autoevaluación o chek-list del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA), el mismo se compone de los niveles Inicial, Intermedio y Avanzado. Dichos niveles se dirigen a 3 estratos fundamentales: Gestores Documentales (Nivel Inicial), Administradores de Red (Nivel Intermedio) y Directivos (Nivel Avanzado). Los diferentes niveles hacen alusión a los estratos y los subprocesos o etapas por los que pasan los documentos. Para ARMA Internacional (2013) dichos niveles responden a los principios de responsabilidad, transparencia, integridad, protección, cumplimiento, disponibilidad, retención y disposición. Otorgando un nivel de confianza del 95% y un intervalo de error del 5%, se obtuvo como muestra 24 trabajadores. El cuestionario fue aplicado a la totalidad de la muestra, agrupada en estratos según la distribución que muestra la “Tabla 5”. Tabla 5 Cantidad de encuestados por estratos Estratos No. de trabajadores No. de encuestados Gestores Documentales 10 9 Administradores de Red 7 6 Directivos 9 8 Población Total 26 24 Coeficiente=Muestra/Población 0,923076923 Para determinar la muestra se utilizó la calculadora del tamaño de la muestra que ofrece la página web www.macorr.com/sample-size-calculator.html http://www.macorr.com/sample-size-calculator.html Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 48 2.1 Análisis de los resultados A continuación se describen de manera detallada los tres niveles establecidos en el Cuestionario de autoevaluación o chek-list del MGD de la RTA, los cuales fueron analizados en la UCLV. Los gráficos exponen la situación general que presentan las dependencias implicadas en el proceso de diagnóstico. Esta visión fue de gran ayuda para la comprensión del fenómeno desde las perspectivas que aluden a la importancia de la Gestión Documental dentro de la gobernanza de información, explicadas con anterioridad en el acápite 1.2.1 del Capítulo1. 2.1.1 Nivel Inicial El nivel inicial hace énfasis en los diferentes subprocesos asociados a las actividades, reglamentaciones, normativas y a las diversas posturas a asumir por los archiveros o gestores documentales institucionales en el uso de la documentación. Este nivel engloba los elementos necesarios a tener en cuenta en las diferentes fases del tratamiento archivístico desde el control de la creación documental hasta la difusión, así como otros procesos asociados al uso de la documentación como se observa en la “Figura 1”. Figura 1Estado de la Gestión Documental en el Nivel Inicial Propuesta de Política de Gestión Documental para la UCLV 49 Uno de los ítems analizados para diagnosticar el estado de la gestión documental en el nivel inicial es Servicios. Para su estudio se tuvo en cuenta la respuesta a un total de 42 preguntas, de las cuales sólo fueron contestadas favorablemente 16. Esto representa un 38% del total, el resultado muestra un fenómeno bastante común en los SGD institucionales, los cuales se limitan mayormente a brindar servicios de consulta de documentos a sus usuarios internos. Esta problemática suele ocurrir tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central. Por otra parte, este bajo porcentaje responde al desconocimiento de los archiveros de las potencialidades informativas que posee su fondo documental. El Control físico y la conservación poseen 24 interrogantes, de ellas 14 fueron respondidas favorablemente para un 58%. En cuanto al Control físico y la conservación, los especialista