Departamento Ciencias de la Información Título: Instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Autor: Laura Odalys García Peñate Tutores: Lic. Idoleysis Rodríguez Dávila Dra. Iliana Artiles Olivera Lic. Betsy Lima Pérez , Julio 2020 Academic Departament Information science Title: Documentary control instruments for the central archive of the Municipal Remedies Housing Directorate. Author: Laura Odalys García Peñate Thesis Director: Lic. Idoleysis Rodríguez Dávila Dra. Iliana Artiles Olivera Lic. Betsy Lima Pérez July, 2020 Este documento es Propiedad Patrimonial de la Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas, y se encuentra depositado en los fondos de la Biblioteca Universitaria “Chiqui Gómez Lubian” subordinada a la Dirección de Información Científico Técnica de la mencionada casa de altos estudios. Se autoriza su utilización bajo la licencia siguiente: Atribución- No Comercial- Compartir Igual Para cualquier información contacte con: Dirección de Información Científico Técnica. Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Carretera a Camajuaní. Km 5½. Santa Clara. Villa Clara. Cuba. CP. 54 830 Teléfonos.: +53 01 42281503-1419 Dedicatoria A mis padres por ser la fuerza que me inspira, el apoyo en los momentos más difíciles y un ejemplo de guía profesional. A mi hermano del alma, por creer en mí. A mis abuelos, por su cariño incondicional. Agradecimientos A ti mami por vivir cada sentimiento conmigo, durante esta etapa de vida inolvidable. A ti papá por ser mi guía, por brindarme tu apoyo y por tu esfuerzo por ser una gran profesional. A mi hermanito por incitarme a estudiar, y darme la fuerza que necesitaba. A ustedes abuelitos por contemplarme en todos mis caprichos. A mi familia y en especial a mi tía Gladis por su cariño y preocupación. A mi tutora Idoleisys por su esmero, dedicación y apoyo para culminar de la mejor manera posible mi formación académica. A mi tutora Iliana por sus preocupación y palabras tan reconfortantes. A todos los profesores del departamento, por su esmero en su enseñanza. A mis amistades, durante esta maravillosa etapa por ser parte de esta historia vivida. A kari y a lisi, esas amigas que nunca olvidaré. Muchas Gracias Resumen El control documental constituye una acción fundamental para el desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. La presente investigación tiene como objetivo general proponer instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Esta investigación es mixta, asume un enfoque predominantemente cuantitativo y presenta un alcance descriptivo. Emplea métodos y técnicas del nivel teórico y empírico, que sirvieron para recopilar y cuantificar toda la información necesaria para llegar al resultado científico de esta investigación. En un primer momento se realiza un análisis teórico conceptual de los temas fundamentales de la misma, luego se efectúa un diagnóstico para conocer el estado actual del control documental, en el Archivo Central de la institución, para posteriormente modelar los instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Palabras Clave Control documental; Archivo Central, Dirección Municipal de Vivienda, Instrumentos de control documental Abstract Document control constitutes a fundamental action for the development and implementation of document management and the archival function. The present research has the general objective of proposing documentary control instruments for the Central Archive of the Municipal Housing Directorate of Remedies. This research is mixed, assumes a predominantly quantitative approach, and is descriptive in scope. It employs methods and techniques at the theoretical and empirical level, which were used to collect and quantify all the information necessary to arrive at the scientific result of this research. At first, a conceptual theoretical analysis of the fundamental issues of the same is carried out, then a diagnosis is made to find out the current status of documentary control, in the Central Archive of the institution, to later model the documentary control instruments for the Central Archive of the Municipal Housing Directorate of Remedies. Keywords Documentary control; Central Archive, Municipal Housing Directorate, Document control instruments Tabla de Contenido Introducción ........................................................................................................... 12 Antecedentes ..................................................................................................... 15 Situación Problémica .......................................................................................... 17 Problema Científico ............................................................................................ 17 Objetivo General ................................................................................................ 17 Objetivos específicos.......................................................................................... 17 Preguntas de investigación ................................................................................ 18 Justificación de la Investigación ......................................................................... 18 Objeto de la investigación .................................................................................. 19 Campo de investigación ..................................................................................... 19 Estructura Capitular ............................................................................................ 19 Norma Bibliográfica ............................................................................................ 20 Capítulo 1. Aspectos teóricos y conceptuales relacionados con el control y gestión documental en los archivos centrales ................................................................... 21 1.1 El control documental como proceso y su implicación en la gestión documental: fundamentos teóricos ..................................................................... 21 1.2 Los archivos centrales en la administración pública: necesidad e importancia ........................................................................................................................... 28 1.3. Instrumentos de control documental............................................................ 36 1.4 Conclusiones parciales del capítulo ............................................................. 46 Capítulo 2. Referentes Metodológicos de la Investigación .................................... 47 2.1 Enfoque de la investigación .......................................................................... 47 2.2 Tipo de Investigación.................................................................................... 47 2.3 Etapas de la Investigación ............................................................................ 48 2.4 Hipótesis de investigación ............................................................................ 48 2.5 Diseño de investigación ................................................................................ 49 2.6 Contexto de la Investigación. Población y muestra ...................................... 49 2.7 Métodos de investigación ............................................................................. 51 2.8 Técnicas de investigación ............................................................................ 52 2.9 Variable ........................................................................................................ 57 2.10 Operacionalización de la Variable .............................................................. 57 2.11 Limitaciones del Estudio ............................................................................. 58 2.12 Metodología a utilizar para el Diagnóstico del control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios y la confección de las interrogantes de las técnicas a aplicar. .................................. 59 2.13 Resultados del diagnóstico aplicado al Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios .................................................................. 60 2.14 Conclusiones parciales………………………………………………………….70 Capítulo 3. Instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. ..................................................... 71 3.1 Modelación del Cuadro de clasificación documental (CCD) (orgánico- funcional) ............................................................................................................ 71 3.2 Modelación de la Tabla de Retención Documental ...................................... 84 3.3 Modelación Libro de Registro de Entrada y de Salida .................................. 95 3.4 Conclusiones parciales ................................................................................. 98 Conclusiones ......................................................................................................... 99 Recomendaciones ............................................................................................... 101 Referencia Bibliográfica....................................................................................... 102 Anexos ................................................................................................................ 108 Índice de Tablas Tabla 1.Tipología de Cuadros de Clasificación. (Fuente: elaboración propia a partir de Sierra (2006) .................................................................................................... 40 Tabla 2.Tabla de Cuadro de Clasificación Orgánico – funcional. (Fuente: elaboración Propia) ............................................................................................... 73 Tabla 3.Tabla de Retención. (Fuente: Elaboración propia a partir del Manual de procedimientos para el tratamiento documental del archivo nacional de la República de Cuba) ............................................................................................... 86 Tabla 4.Acta de depuración. (Fuente: Elaboración propia a partir del Manual de procedimientos para el tratamiento documental del archivo nacional de la República de Cuba) ............................................................................................... 89 Tabla 5.Calendario de Transferencia. (Fuente: Elaboración propia a partir del Manual de procedimientos para el tratamiento documental del archivo nacional de la República de Cuba) ........................................................................................... 92 Tabla 6. Libro Registro General de Entrada de Documentos. (Fuente: Elaboración propia a partir del Manual de procedimientos para el tratamiento documental del archivo nacional de la República de Cuba) ........................................................... 95 Tabla 7. Libro de Registro General de Salida. (Fuente: Elaboracion propia a partir del Manual de procedimientos para el tratamiento documental del archivo nacional de la República de Cuba) ...................................................................................... 97 Tabla 8.Valores Primarios y Secundarios. Fuente: (Elaboración Propia) ............ 114 Índice de Ilustraciones Ilustración 1. Instrumentos de Consulta. (Fuente. Carrasco and Contreras (2020) .............................................................................................................................. 37 Ilustración 2. Productividad científica por países. (Fuente: elaboración propia) .... 53 Ilustración 3. Colaboración entre autores. (Fuente: elaboración propia) ............... 54 Ilustración 4. Productividad por años. (Fuente: Elaboración Propia) ..................... 55 Ilustración 5. Temáticas más usadas. (Fuente: Elaboración Propia) ..................... 56 Ilustración 6. Etapa de la Metodología DIRKS. (Fuente: Alonso et al., 2007) ....... 60 Ilustración 7. Soporte Documental. (Fuente: elaboración propia) .......................... 64 Ilustración 8. Valoración de la documentación. (Fuente: elaboración propia) ....... 65 Ilustración 9. Frecuencia con que se generan las tipologías documentales. (Fuente: elaboración propia) .................................... Error! Bookmark not defined. Introducción El valor de los archivos como custodios de la documentación en las organizaciones es incalculable, es decir, son los guardianes de la memoria documental de las mismas. Todos tienen una misión en específico, que se centra fundamentalmente en el tratamiento archivístico, conservación, preservación, difusión y facilitación de los documentos. Estos últimos constituyen un importante legado puesto al servicio del usuario en todo momento. Para que esta misión de los archivos se desarrolle de la mejor manera, existen instrumentos que facilitan y ayudan a mantener un orden de la documentación, corrobora lo anterior expuesto la Universidad Autónoma del Estado México (UAEM, 2017) cuando plantea que la implementación de instrumentos "impulsa la organización, descripción, recuperación y localización de la documentación en los Archivos" (p16). Por tanto es fundamental conocer y destacar la utilidad de estos instrumentos en los archivos centrales, por ello la autora Patricia Peñuela (2012) plantea que el archivo se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico. Varios autores refieren que la tipología de archivos es variada, dentro de ellos se encuentran los archivos centrales donde se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar la documentación pertinente y determinar el tiempo que permanecerá ese documento en ese archivo para luego ser transferido al archivo histórico, refiriendo otras de las tipologías de archivos. Estas instituciones de información estatales son englobadas por la administración pública con un carácter tanto político como administrativo, por lo que el autor Guerrero (2007) afirma que la administración pública "constituye la actividad del Estado que está encaminada a producir las condiciones que facilitan la continuidad de la sociedad y crear las capacidades de desarrollo de los elementos que la constituyen"(p7). Teniendo en cuenta este concepto, es necesario, que en las entidades de carácter público, sea de ventaja ejercer un buen control documental, mediante instrumentos que se utilizan para lograr un control en los archivos, estos son establecidos con objetivos específicos para un alto desarrollo y organización de la información en las entidades. En esta investigación se modelan tres instrumentos, que contribuyen a un mejor control documental en el archivo central de vivienda de Remedios: el cuadro de clasificación documental, la tabla de retención documental (TRD) y el libro de registro de entradas y salidas. Cada instrumento tiene una finalidad específica, valoran la documentación y la describen para controlar el material documental del archivo. El cuadro de clasificación documental según la Norma Española (ISO 15489-1, 2016) comprende herramientas para vincular los documentos al contexto de su creación. Vinculando los requisitos de gestión documental con el cuadro de clasificación, se pueden llevar a cabo procesos para la adecuada gestión de los documentos. El cuadro de clasificación documental posibilita un análisis de las funciones, actividades y métodos de trabajo. Por tanto, el cuadro de clasificación en dichas entidades, es el eje principal del resto de los instrumentos de control. Por otra parte, las tablas de retención documental, que es el instrumento archivístico definido por la norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) sirven para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización. Es uno de los instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión documental. Es una herramienta que permite, por medios de la identificación serial de la información, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, por cada archivo hasta llegar a su disposición final. Las TRD traen consigo facilitar el manejo de la información, logran gestionar de manera eficiente la administración, revisión documental y se implementa la importancia del manejo integral de la información. Como último instrumento a modelar se encuentra el libro de registro de entrada y de salidas, este es de obligada utilización en todas las entidades, debe existir una constancia de todo lo escrito o comunicación que sea presentado en cualquier institución, así como también la documentación que circule internamente y externamente. Dicho registro se encargará de recoger el número de orden correlativo, la fecha exacta en que se produce la recepción o salida, el tipo de documento, procedencia, destino y resumen del contenido. Estos instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de los archivos. Cada uno por su parte tiene la función de ayudar a determinar el valor de los documentos y de la información contenida en ellos, con el fin de establecer las prioridades del archivo, el control de la producción de información, la categorización y la optimización de los procesos. Con la modelación de estos instrumentos, se quiere lograr un mejor trabajo, estructura y localización de la documentación existente. Se prevé que la información sea manejable por parte de los trabajadores, y que estos tengan conocimiento total de la misma. Por lo que lograr un mejor control y organización en los archivos y a su vez una excelente atención al público, es tarea primordial para las entidades de la administración pública. Por tanto, con el desarrollo de esta investigación, se pretende lograr un mejor control documental en el archivo central de vivienda de Remedios, además de favorecer y mejorar el trabajo de la entidad. Antecedentes Una vez realizada la búsqueda y el análisis de la bibliografía referente al tema de investigación, se encontraron estudios tanto nacionales como internacionales que constituyen antecedentes para la misma; pues poyan y coinciden en alguna medida con esta investigación. Dentro de los documentos que constituyen antecedentes se pueden mencionar los siguientes: El Trabajo de Diploma del autor (Pérez, 2005) sobre una "Propuesta del Cuadro de Clasificación del Sistema de Archivos del Instituto Cubano de Radio y Televisión". En este se abordan aspectos teóricos conceptuales relacionados con la temática, se presentan la estructura orgánica y las funciones de dicha entidad, lo que permite identificar las series documentales del centro, para luego confeccionar el Cuadro de Clasificación correspondiente, los subfondos de Presidencia, del Nivel Central y de Unidades Independientes. La tesis de la autora (Font, 2010), constituye un antecedente fundamental para la presente investigación. Coincidiendo en alguna medida con uno de los objetivos específicos de la misma, mediante su "Diagnostico del estado de la gestión documental en la universidad central "Marta Abreu" de las Villas (UCLV). Cuba", ya que realiza un diagnóstico con el objetivo de conocer el estado real de la gestión documental en la Universidad. La "Ponencia en los archivos del colegio de Michoacán" por la autora (Gómez, 2012) donde plantea que los instrumentos de consulta y control archivístico, son herramientas de trabajo y se registra la información de las series de documentos por funciones comunes y sustantivas, permite la identificación precisa de las series documentales apoyándose en las fichas de valoración de cada una de las áreas. El trabajo de diploma de la autora (García, 2013), "Cuadro de Clasificación Documental de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Central "Marta Abreu" de las Villas”. Donde plantea que existen demandas de investigaciones sobre el desarrollo y aplicación de estos cuadros, por lo tanto, propone el perfeccionamiento del mismo, para poseer todas las condiciones en el mejoramiento de la actividad informacional en la institución a que se destina. La "Propuesta de Cuadro de Clasificación y Descripción del archivo personal del musicólogo Antonio Iglesias" por parte de (Peláez, 2017), la misma propone un ejemplo del procedimiento documental de la documentación musical y se establecen las bases sobre el proceso documental de los archivos personales musicales en la Biblioteca Nacional de España, estableciendo un contexto histórico y social sobre la vida y obra del musicólogo Antonio Iglesias. Los "Estados de las Tablas de Retención Documental en las instituciones de educación básica y media del departamento de Antioquia, casos: Institución educativa Fe y Alegría. Nueva Generación e institución educativa, concejo de Bello, del municipio de Bello, Antioquia" por (Pérez, 2017), esta autora en su trabajo de grado examinó el estado de las Tablas de Retención Documental en las instituciones de educación básica y media del departamento de Antioquia, exponiendo su elaboración, presentación y convalidación ante el Consejo Departamental de Archivos. Aprovechando dicha situación realiza un estudio de caso tomando como referencia a dos instituciones del municipio de Bello, la Institución Educativa Fe y Alegría Nueva Generación y la Institución Educativa Concejo de Bello. La "Propuesta de Tablas de Retención Documental (TRD) para las áreas misionales de la contraloría municipal de Popayán, Cauca" de la autora (Pinto, 2019) con el objetivo de elaborar esta herramienta archivística para el desarrollo de la gestión documental, garantizando la preservación y conservación de los documentos de archivo y determinando la situación en la que se encuentra el archivo. Situación Problémica El archivo central de vivienda de la Dirección Municipal de Remedios se encuentran escasos instrumentos de control (no existe la tabla de retención, el cuadro de clasificación y el registro de entradas y de salidas). Además, la institución no cuenta con el personal especializado en la temática para resolver dichos problemas. Además carecen de espacio suficiente para almacenar toda la documentación presente en la entidad. Por lo que se considera que el control documental en la institución es de un nivel bajo. Por lo anterior expuesto, el archivo central de vivienda de la Dirección Municipal de Remedios necesita contar con instrumentos que permitan controlar, organizar y valorar sistemáticamente su fondo documental. Problema Científico ¿Cómo intencionar el control documental del archivo central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios? Objetivo General Proponer instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Objetivos específicos Examinar los antecedentes teóricos y conceptuales del control documental y de los archivos centrales. Diagnosticar el estado actual del control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Modelar instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Preguntas de investigación ¿Cuáles son los antecedentes teóricos y conceptuales referidos al control documental y a los archivos centrales? ¿Cuál es el estado actual del control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios? ¿Cómo modelar instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios? Justificación de la Investigación Actualmente el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios, no cuenta con la presencia de instrumentos de control, por lo que el control documental es deficiente en la entidad. Con la necesidad e importancia que presentan los instrumentos de control para los archivos centrales, constituyendo herramientas para organizar, administrar, facilitar, conservar y uniformar el acervo documental, esta investigación se ha propuesto modelar instrumentos de control documental para el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Los instrumentos de control, contribuirán a que los archiveros sean eficientes y ágiles en su quehacer, además de que la información generada, recibida, obtenida, adquirida, transformada o conservada en la Dirección Municipal de Vivienda en Remedios sea de mayor accesibilidad para todos. Los Instrumentos de Control a modelar para la Dirección Municipal de Vivienda en Remedios, constituirán una guía y apoyo para llevar a cabo los procedimientos de la gestión documental en el archivo central de esa institución y posteriormente digitalizar la documentación existente en la misma. Por tanto, normalizar las pautas de organización en el archivo y dotar a esa institución de los siguientes instrumentos de control: el registro de entradas y salidas, el cuadro de clasificación orgánico-funcional y la tabla de retención es tarea prioritaria para esta investigación. El presente estudio es el inicio de futuras investigaciones relacionadas con la elaboración de instrumentos de control en archivos centrales, puesto que revelará impactos necesarios de gran importancia para futuras investigaciones referentes a la gestión documental. Esta investigación tributará al proyecto: Fortalecimiento del sistema de Gestión Documental vinculado a las entidades de Vivienda y el Hábitat en coordinación con la XETID. Es un proyecto con el que se quiere posteriormente digitalizar las series documentales existentes en estas entidades. Está compuesto fundamentalmente por un grupo de profesores de la Universidad Central Martha Abreu de Las Villas. Objeto de la investigación Control documental Campo de investigación Archivo Central de la administración pública perteneciente a Vivienda Estructura Capitular La tesis en su estructura consta de tres capítulos: Capítulo 1: destinado al marco teórico referencial que fundamenta el objeto y el campo de la investigación. Capítulo 2: presenta el enfoque metodológico de la investigación y el diagnóstico actual del estado del control documental del Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios Capítulo 3: modela los instrumentos para el control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios De igual manera se presentan conclusiones y recomendaciones a partir de las respuestas al problema científico, la implicación de futuras investigaciones y se expone un cuerpo de anexos que facilita la comprensión de la memoria gráfica de la tesis, además de la bibliografía utilizada durante la investigación. Norma Bibliográfica La bibliografía utilizada durante la investigación, se empleó el estilo APA en su 6ta edición para la elaboración o confección de las citas y referencias, que fueron utilizadas con el apoyo del gestor bibliográfico EndNote X7. Capítulo 1. Aspectos teóricos y conceptuales relacionados con el control y gestión documental en los archivos centrales Los archivos son parte de la memoria de las instituciones, existiendo desde que el hombre decidió plasmar por escrito sus relaciones como un ser social, por lo cual los archivos han crecido y se han adaptado a la sociedad. Para lograr que en estas entidades exista una adecuada organización, actualización, conservación, es necesario cumplir con una serie de requisitos, normas y sobre todo un adecuado control del mismo. En consecuencia, el control documental es un sistema de gestión cuyo propósito es hacer cumplir los procesos y prácticas para la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de los documentos. Por ende, la implementación correcta de la gestión documental, permite recuperar la información contenida en los documentos, modificarla si es necesario y archivarla el tiempo que sea necesario. De este modo, usando criterios básicos de economía y racionalización, es más sencillo determinar cuáles se pueden eliminar para ahorrar espacio ya que, en un momento dado, dejan de tener utilidad, y cuáles deben quedar guardados por su mayor valía. En síntesis, es necesario el control documental en archivos para asegurar la eficiencia, desarrollo, confianza, trazabilidad, calidad y seguridad de la información durante el proceso de gestión documental. 1.1 El control documental como proceso y su implicación en la gestión documental: fundamentos teóricos Inicialmente cuando se habla de gestión, es asumir y llevar a cabo las responsabilidades de un proceso, son las acciones u operaciones para una correcta administración y dirección de organización en las instituciones. Cuando se trata de organizaciones de informaciones, se desarrolla el papel fundamental http://exact.com.pe/blog/importancia-control-documentos/ de la gestión documental, que es un término bastante usual en la Sociedad de la Información, debido al creciente desarrollo de la información y la generación de contenidos que esto conlleva y su repercusión en las organizaciones que la utilizan cotidianamente. La base de toda gestión documental son los documentos, sin ellos no pudiera existir la misma y tampoco se pudiera habla de organización de documentos. Para una buena gestión documental, existen técnicas archivísticas y herramientas para administrar eficientemente los documentos existentes, debido a una necesidad indispensable de consultar documentos y que estos se encuentren organizados. Plantea la norma internacional ISO (ISO 15489-1 2001, 2001): La gestión documental es un área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. (p.4) Según estudios realizados por la Universidad de Málaga (2006), gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos. Por otra parte, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de un determinado valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Universidad. Sin embargo para Fernández (2010) la gestión documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el principio de procedencia. (p.1) Muchas son las definiciones respecto a la gestión documental. La mayoría engloba todos los procesos del ciclo de vida de los documentos o sea su trayectoria por etapas. Por lo anterior expuesto se puede decir que los autores, con diferentes nombres hacen referencia al ciclo de vida y a sus procesos sin obviar ninguno, desde que el documento nace hasta que muere, siendo la gestión documental la que tiene en cuenta todas las etapas para darle tratamiento a los documentos. La gestión documental encierra una serie de objetivos fundamentales que permite a las instituciones crear y mantener un orden que ayuda a la conservación de los documentos. La ATS Gestión Documental (2019), propone una serie de objetivos para la obtención de notables resultados dentro de la institución, ellos son: Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el buen desarrollo de un sistema de gestión documental, desde de la planeación hasta su disposición final. Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en la institución, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento de los objetivos. Asegurar el cumplimiento de la legislación vigente. Los objetivos son claros y progresivos, para ofrecer un servicio total en el manejo del almacenamiento. La gestión documental logra crear y mantener un orden específico para la preservación de los documentos. Es de vital importancia que estos sean archivados de forma correcta, para que luego sean consultados de manera adecuada. La gestión documental ocupa un papel fundamental en las instituciones o empresas, para que los documentos existentes en las mismas sean controlados y centralizados, por tanto la (TBS, 2019) plantea algunas ventajas y beneficios para llevar a cabo estos procesos: Contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes. La gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible. Dentro de las instituciones que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas, contratos, etc), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación. En la actualidad, muchas instituciones o empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación, con el fin de gestionar la información, es muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que logre un fácil almacenamiento y búsqueda rápida. Sin embargo, la importancia de la gestión documental no solo radica aquí, además de recorrer todo el ciclo de vida de los documentos, permite organizar y recuperar la documentación, logrando así un manejo del control de documentos. Para que exista un buen funcionamiento es necesario contar con un adecuado control de las funciones que presentan los archivos, a continuación, se exponen diferentes criterios de autores que ayudan a demostrar la rigurosidad e importancia del control de manera general. Al respecto Veiga (2006) plantea: El control es la función que pretende asegurar la consecución de los objetivos y planes prefijados en la fase de planificación. Como última etapa formal del proceso de gestión, el control se centra en actuar para que los resultados generados en las fases anteriores sean los deseados. (p.12) Sin embargo Flores y Rivas (2012) definen: Es la función que actúa sobre los objetivos y planes para comprobar su consistencia y corregir las desviaciones. El rendimiento de la organización en la consecución de los objetivos y la gestión, en la ejecución de los planes, para determinar si es apropiada. (p.72) Por su parte el diccionario de la Real Academia Española (RAE, 2019) define control por medio de sinónimos; algunos de los cuales indican actividades tales como: comprobación, inspección, fiscalización e intervención". Considerando las anteriores definiciones, se puede atribuir que el control es importante para todas las instituciones, pues de ello depende el buen manejo dentro de las mismas, la dirección acertada y la verificación de que todos los procesos dentro de ella ocurran en tiempo y como estén estipulados. Es verificar si se cumplen los planes o no propuestos, se considera como una actividad administrativa de la institución. Por ello el control, tiene como objetivo fundamental verificar todos los procedimientos administrativos de una institución, jugando un papel importante dentro de estas. A partir de lo anterior expuesto se ve reflejada la necesidad de un acertado control documental en las instituciones, siempre que se desee lograr proteger y mantener un control exitoso de la documentación que posean. La Norma Española ISO 30301:2011 (2001) que trata al control documental como un procedimiento documentado que debe definir los controles necesarios para: Aprobar la documentación antes de su distribución. Revisar, actualizar la documentación y aprobarla nuevamente. Asegurar que en la documentación están identificados los cambios y el estado actual de la revisión. Asegurar que las versiones pertinentes de la documentación aplicable están disponibles en los puntos d uso. Asegurar que la documentación permanece legible y rápidamente identificable. Asegurar que la documentación de origen externo está identificada y su distribución controlada. Evitar el uso involuntario de documentación obsoleta y clasificarla como obsoleta si se conserva para cualquier propósito. (p.15) En este sentido y con un enfoque hacia los documentos Alvarado (2005) enfatiza que el control documental debe asegurar que las versiones vigentes de los documentos se encuentren en los puntos donde se requieran, que estén legibles y fácilmente identificables. Todos aquellos documentos de origen externo deben ser identificables y con un control de su distribución, previendo el uso de aquellos documentos obsoletos. En caso de que se mantengan estos documentos por cualquier razón deben ser claramente identificados como tales. El control de los documentos ha de garantizar el Sistema de Gestión de la Calidad definido e implantado en la organización. Así, se establece la necesidad de definir, mediante un procedimiento, las características sobre cómo se efectuará dicho control. Para un buen control documental en las instituciones de archivos, esta investigación se afilia a la Norma (ISO 9001, 2008) en el apartado 4.2.3 que plantea que los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Reitera que todos los documentos necesitan una alta calidad para ser controlados, explicitando que los registros, como un tipo especial de documento, requieran de un control documental. Esta norma plantea que el control de documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental para una adecuada gestión de la calidad. Los distintos documentos, definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para un buen desempeño del control documental. Corroborando con lo planteado por la norma, para una buena ejecución del control documental, debe existir y realizarse los pasos fundamentales, para controlar el soporte documental existente en el archivo. Tomando las medidas más efectivas de seguridad, conservación y preservación que exigen los mismos y que así conlleva a una adecuada gestión de la calidad, para una adecuada preservación del patrimonio y por lo tanto un mejor servicio al público. Acorde con los análisis, se deriva que el control documental en los archivos es de vital importancia, para un buen manejo, control y actualización de los documentos resguardados. Es importante evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos y en el caso de aquellos documentos que se mantengan por alguna razón aplicarles una identificación adecuada para su posterior búsqueda y control. El control de la documentación proporciona un método para dar conformación a los documentos y que así puedan gestionarse fácilmente y establece además los procesos de mantenimiento del inventario de la documentación. Para Gómez (2019) controlar los documentos es necesario, para ello se determinan pautas que cumplan con las siguientes tareas: Aprobación, revisión y actualización de los documentos. Identificación de los cambios y distribución de la documentación vigente para el encuentro accesible en los puntos de uso. Mantener los documentos legibles e identificables y un buen control de la documentación obsoleta. Para que en toda organización de información exista una apropiada gestión documental, es necesario disponer de una buena planificación, desarrollo, implementación de un adecuado control documental, siendo este un pilar fundamental, dentro de la gestión documental, para ello se aplican leyes, normas, herramientas, que deben ser de uso obligatorio para mantener la gestión documental y los resultados de las mismas, de la forma más favorables posible. Es fundamental conservar, dirigir y establecer un estricto control documental dentro de las ramas de la administración pública, ya que esta encierra todas las instituciones, por ello es de vital importancia para la investigación, teniendo en cuenta que la gestión documental vive gracias a los documentos que están presentes en dichas instituciones, llevar a cabo y mantener el control documental en los archivos, cualquiera que sea su tipología, sirve de total apoyo para las mismos. 1.2 Los archivos centrales en la administración pública: necesidad e importancia Los Archivos resguardan los documentos de valor documental, preservan el patrimonio documental y por ello, son considerados como instituciones que deben ser conservados para su uso por las generaciones actuales y futuras, por su gran importancia para la sociedad. Estos deben tener acceso al público; facilitar información a los usuarios sobre la institución y sobre la colección documental con que cuentan; tienen un efecto sobre la confianza que el público coloca sobre quienes custodian los archivos y sobre los servicios que facilitan. Autores emiten diferentes criterios referentes a los archivos, dentro de ellos se pueden enunciar los siguientes: Madruga (2002) afirma: "El archivo es el conjunto de documentos producidos y/o recibidos por una institución o persona en el ejercicio de sus actividades" (p.3). Sin embargo, según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA, 2012) la palabra "archivo" tiene tres acepciones: Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos. (p.8) Analizadas estos dos conceptos, se puede atribuir que un archivo es un local donde se custodia un conjunto de documentos, cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos, con cualquier fecha, formato, soporte o material. Es depositar ordenadamente cada uno de ellos. Las personas deben saber qué documentos tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde para tener un mejor servicio al público, que sea de forma razonable y eficiente para permitir una mejor disposición cuando sea necesario. Por su parte Patricia Peñuela (2012) emite que es el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Este concepto guarda estrecha relación con lo planteado por Madruga en el 2002, puesto que ambos autores coinciden con la misma acepción de la palabra archivo. Ya que es aquel local o construcción que fue creado para un fin de salvaguardar información, a través de una serie de gestiones, permitiendo el acceso a los documentos, que llegan a la misma por una serie de gestiones. Es de vital importancia la conservación y preservación de estos documentos para futuras generaciones. Según el Boletín Oficial del Estado (BOE (2014)), los archivos son: Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. (p.7) Teniendo en cuenta los criterios expuestos con anterioridad se puede sintetizar, que archivo es una colección de documentos que se pueden encontrar en cualquier soporte, es decir pueden ser textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos, pues permiten una mejor conservación, ordenación, clasificación y un mejoramiento considerable para el desempeño del archivero en su labor. Este autor le agrega al concepto la tipología de documentos que se pueden encontrar en los archivos en sus diferentes soportes, no solo habla del documento en su soporte duro o de forma general, sino que plantea que también existen documentos electrónicos dentro de los mismos. En la actualidad, cuando se habla de archivo es conveniente nombrarlos según los fondos documentales que posee la entidad a la que pertenece. Esto posibilitará que el usuario comprenda mejor a qué tipo de archivo se refiere y por ende el indudable valor que se le debe agregar al mismo de acuerdo a su colección. Existe una tipología de archivos en función del ciclo de vida de los documentos, estos se han clasificado según el valor de la información que contienen, Martín (2009) emite una serie de tipos de archivos en consecuencia al tipo de derecho al que se adscribe el organismo productor de los fondos documentales, ellos son: Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento) Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio. Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del documento). Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento). (p.6) Esta tipología de archivos demuestra que cada uno juega un papel diferente e importante según su función: reunir, organizar, conservar, difundir y servir documentos. Dichos documentos transitan por cada uno de ellos según la edad del documento y el tiempo que se deben conservar. Como objetivo principal, se encuentra la protección, la conservación y el acceso a la información. Precisamente para esta investigación una de las tipologías se convierte en un eslabón fundamental. Pues los archivos centrales serán el centro de atención de la misma por ser la gestión documental su función principal. Los archivos centrales custodian y conservan la documentación por un período de tiempo antes de ser transferida al archivo intermedio. Esta investigación se afilia al Decreto ley 265/2009 "el Sistema Nacional de Archivos de la república de Cuba", donde Castro (2009) plantea en la cuarta sección, artículo 18 que los archivos centrales son aquellos que reciben, organizan y guardan, por un plazo de hasta veinticinco años los documentos transferidos por los archivos de gestión, una vez que su consulta haya dejado de ser frecuente y coordinan el funcionamiento de dichos archivos. En el artículo 20 de esta misma sección plantea las funciones fundamentales de estos archivos dentro de los cuales se encuentran: a) coordinar, proponer las regulaciones que procedan en su ámbito y controlar el funcionamiento de los archivos de su organización. b) conservar por el término de hasta veinticinco años la documentación producida por los archivos de gestión que les sean tributarios, que aún mantenga vigencia administrativa, pero cuya consulta ya no es frecuente. c) transferir sus documentos de valor histórico o permanente, de acuerdo con los plazos de retención que se establezcan, al archivo histórico correspondiente. d) asumir, dentro de su esfera de acción, la documentación de archivos de una entidad que se extinga. e) coordinar la superación y desarrollo de los recursos humanos del sistema institucional. f) garantizar el tratamiento archivístico de las series documentales en la fase de producción, velando por la adecuada instalación y acondicionamiento de los fondos, tanto en las oficinas como en los locales, que le sirven de sede. (p.6) Según Patricia Peñuela (2012) el archivo central o intermedio se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico. El archivo central es aquel donde se procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar la documentación pertinente. Estará durante un tiempo determinado y luego será transferido al archivo histórico. Existe una serie de funciones planteadas por Ballesteros (2013) que se cumplen para una buena organización de un archivo central: Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la documentación institucional sea recuperable para uso de la administración y como fuente de la historia. Administrar adecuadamente los documentos, acordes a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación. Dirigir y controlar la gestión documental del área Metropolitana. Proponer cronograma la transferencia y eliminación de documentos para presentarlo al jefe inmediato y Comité de Archivo, de acuerdo con los criterios de la tabla de retención documental. Proponer el plan de capacitación para el recurso humano de su área. Conservación y limpieza anual de los archivos de gestión, central e histórico verificando su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas Legales. Optimizar el funcionamiento de los archivos central e histórico. Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias. Organizar el archivo central de acuerdo a las dependencias y normas del Archivo General de la Nación. (p.18) Plantea el Boletín Oficial del Estado (BOE, 2014) que el archivo central es "La unidad administrativa cuya función es la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficina, hasta su transferencia al archivo intermedio’’ (p.8). Esta investigación se acoge al concepto dado por, Chacón (2014) donde expresa que el Archivo Central es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional. En este se administra, custodia y conserva la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las oficinas productoras que han sido declarados con valor permanente y/o de valor temporal como archivos de gestión o secretariales. Se muestra este concepto como unos de los más abarcadores pues demuestra y aclara la necesidad e importancia de esta unidad administrativa. Cuya función principal es la gestión documental aplicada a los documentos de los organismos a los que están adscritos, transferidos desde las unidades productoras o desde los archivos de oficina hasta su transferencia al archivo intermedio, se considera unos de los más completos, porque asume en si la base fundamental de la función del archivo central, que es la aplicación de la gestión documental en la documentación, define todo el proceso que realiza el archivo desde la llegada del documento hasta su transferencia al otro archivo. En síntesis, el archivo central tiene como base fundamental planificar, organizar y dirigir todas las funcionalidades archivísticas, para que estas se cumplan y exista la implementación de instrumentos que mejoren el trabajo en los archivos. Custodiar y ofrecer servicios de consulta de la documentación a los usuarios es su meta principal. Es de vital importancia estos archivos para la base de sus derechos y de su identidad, ya que los responsables de los mismos sean conscientes de las ventajas de un buen sistema archivístico, como garantía de una buena gestión. Los archivos centrales se encuentran en todas las instituciones con que cuenta un país, pues el valor documental que existe en ellos debe continuar, de esta misma manera pasa con la información que se genera en las instituciones requieren de organización y cuidados para evitar su deterioro al pasar de los años. La administración pública engloba todas las instituciones y por tanto los archivos centrales, a continuación, se hace un recorrido a los conceptos de la misma. Siendo esta una producción diaria de un gran volumen de papel, es decir de documentos, se valora en otras ocasiones como la habilidad de servir bien, como una buena técnica, dirigida a obtener metas y objetivos concretos, donde exista planificación y eficiente uso de los recursos disponibles. Estos archivos son parte importante de la estructura de la administración pública, ellos ayudan a la eficiencia, a la eficacia y al ahorro de costos de las administraciones públicas. De hecho, los archivos son considerados como verdaderos sistemas de gestión e incluso están orientados a la certificación de calidad, para Torres et al. (2014) es importante como los archivos están estructurados con normas y políticas de actuación, con procesos bien definidos y con herramientas basadas en una sólida metodología. Sin archivos sería difícil una buena gestión de la administración pública y el ejercicio del derecho de acceso a la información pública. Teniendo en cuenta estas funcionalidades se emiten varios criterios acerca de Administración Pública, por ello señala la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV, 2011) en su artículo 141: La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho. (p.27) Estudios realizados por la Biblioteca Jurídica Virtual del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM (2016) plantea que: La administración pública, es el conjunto de áreas del sector público del estado que, mediante el ejercicio de la función administrativa, la prestación de servicios públicos, la ejecución de las obras públicas y la realización de otras actividades socioeconómicas de interés público, trata de lograr los fines del estado. (p.94) Señala el autor Andara (2018) "que la Administración Pública en sentido subjetivo u orgánico se refiere al “cuerpo o conjunto de autoridades, funcionarios y agentes, en general, de órganos del Estado ordinariamente encargados de ejercer” las actividades, tareas o funciones del Estado" (p.1). Entre los autores que han intentado definir la administración pública muchos comparten la idea de que se trata, de una actividad principal del poder ejecutivo o de una estructura integrada. Dicha administración tiene como base fundamental el poder y para muchos es poder ejecutivo. Además, es aquella que está interesada en conseguir los fines y objetivos del estado. La administración pública es el estado en acción y es el estado como constructor sin perder de vista, construir teniendo en cuenta las instituciones que esta encierra manteniendo un carácter tanto político como el administrativo. Siendo así, las instituciones de información, dentro de la administración pública deben de contar con un arduo trabajo y control en las mismas, donde para ello se utiliza y se trabaja mediante medios e instrumentos que ayudan a estas instituciones dentro de la administración pública a mantener una mejor labor para el Estado. 1.3. Instrumentos de control documental Para que exista un buen funcionamiento en los archivos, es necesario un eficiente control documental de la información existente. Con la finalidad de integrar, estructurar la aplicación de principios, normas, instrumentos, técnicas y métodos de archivos mejorando una organización, conservación, acceso y servicio de la documentación resguardada. Para la existencia de una buena administración y control en las instituciones debe haber una serie de instrumentos que faciliten el trabajo del archivero. Para ello, los autores Carrasco y Contreras (2020) se apoyan en la identificación y clasificación a través de un cuadro, donde muestran cada tipología de instrumentos y la especificación de cada uno de ellos. Ilustración 1. Instrumentos de Consulta. (Fuente. Carrasco and Contreras (2020) Como se muestra en el gráfico anterior, estos autores refieren dos clasificaciones de instrumentos de consulta o también llamado instrumentos de información, que tiene como fin, establecer un control físico o administrativo, para una adecuada localización. Dentro de este se encuentra, los instrumentos de control e instrumentos de referencia, con sus respectivas clasificaciones. Para la investigación se tomará como estudio los instrumentos de control, de los cuales se conocen una serie de definiciones que sirven para caracterizar los instrumentos de control. Emiten autores, diferentes criterios acerca de que es un instrumento de control, dentro de los cuales podemos citar: Por parte Mena (2009) señala que los instrumentos de control: Son un término en los servicios de archivo, se puede definir como aquel conjunto de herramientas que permiten el adecuado seguimiento, localización e inspección de los documentos que custodia un archivo, cuyo análisis cualitativo y cuantitativo facilitan la realización de estudios de usuarios, que tiene como objetivo analizar el comportamiento de los préstamos, conocer de forma sustantiva a los usuarios, entender sus necesidades de información y el grado de satisfacción que tiene de los servicios que recibe.(p.19) Para Gómez (2016) "es el instrumento técnico que nos ayuda a la organización, conservación y localización expedita de los documentos"(p.3). Partiendo de las definiciones expuestas por los autores anteriores, se puede atribuir que los instrumentos de control son aquel medio que utiliza el archivero para un mejoramiento, control, seguimiento y actualización de la documentación. Facilitan la búsqueda y recuperación de los mismos. Los instrumentos de control en los archivos se elaboran, para lograr un adecuado control de la documentación resguardada y así un mejor servicio al público para cuando sea de su interés recuperarlos o buscarlos. Por ello la autora Mena (2009) considera que la aplicabilidad de estos instrumentos en los archivos es de vital importancia, pues permiten brindar servicios en condiciones de seguridad, y buena disposición de los documentos, asegurando a su vez, su integridad y conservación. Por lo anterior se puede concluir que dichos instrumentos tienen una doble función: por un lado, el control como tal, y por otro, facilitar la realización de estudios de usuarios que permitan conocer a los clientes. 1.3.1 Cuadro de Clasificación La clasificación es un proceso clave dentro de la gestión documental. Permite identificar los documentos de cada institución y se encuentra como uno de los instrumentos de control más utilizados. Por ello en esta investigación se propone estudiar el cuadro de clasificación, que es el primer elemento de descripción de un archivo. Refleja la estructura del mismo y las funciones de cada área administrativa, logrando la organización del fondo documental. A continuación, se ofrece una serie de conceptos que definen a dicho instrumento de control. Para Andaur, Díaz, y Pereira (2019) el Cuadro de Clasificación es una: Visión acabada de la relación entre las funciones de una institución y los documentos resultantes de su ejercicio. Permite que la forma de organización de los documentos se mantenga estable en tiempo, aunque la institución varíe en su estructura orgánica. (p.4) El Tribunal Electoral de la ciudad de México (2019) atribuye que "es un instrumento técnico que describe la estructura funcional y documental, que establece los principios para diferenciar y agrupar las series documentales que conforman el acervo documental y permiten mejorar los procesos de organización" (p.3). Se coincide con ambos autores, pues se alude que el cuadro de clasificación, es aquel instrumento de organización archivística encargado de ordenar indudablemente, que describe y vincula los documentos. Facilita el acceso a ellos, una mejor recuperación y uso de la documentación. Es fundamental que dicho instrumento este creado y empleado correctamente en los archivos, para efectuar una adecuada organización y conservación de los mismos. Para el PJEC (2013) el cuadro de clasificación presenta una importancia incalculable pues: 1. Proporciona una estructura lógica que representa la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de cada área administrativa. 2. Facilita su localización; es decir, facilita el acceso a la información contenida en el acervo documental. 3. Facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo. (p.4) El Cuadro de Clasificación, es la herramienta fundamental que permite codificar, identificar y organizar cada una de las series, subseries y tipologías documentales de la institución y el único que accede una visualización conjunta de los fondos. Da un lugar y orden lógico a los documentos existentes, para lograr la posterior recuperación de información y un servicio brindado al público eficazmente. Sin embargo, existen autores que además de establecer la importancia del cuadro de clasificación establecen diferentes modelos para la elaboración del mismo. Para Sierra (2006) existen cuatro modelos que permiten la elaboración de un cuadro de clasificación dentro de los que se pueden mencionar: el cuadro de clasificación Orgánico-Funcional, el Orgánico, el Funcional y el Uniforme-Integral de Documentos. Todas estas clasificaciones se encuentran explicadas en la tabla a continuación. Tabla 1.Tipología de Cuadros de Clasificación. (Fuente: elaboración propia a partir de Sierra (2006) Orgánico- Funcional Orgánico Funcional Uniforme-Integral de Documentos Representa las unidades mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades intermedias (series y Este modelo tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada organización (organigramas) en el cual se parte de la idea Este modelo se encuentra ligado con las funciones de la entidad. Y segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea Este último modelo se caracteriza por ser una variación del Cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la interacción de todas las unidades subseries) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en dos puntos fundamentales, el primero, es que sólo registra las series que le corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones y segundo, su actualización y/o modificación es más o menos constante que cada unidad administrativa define las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. nuevamente una serie ya existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra. administrativas al ser un único cuadro, presenta el consolidado de series (generales y específicas). Posee una visión global (secciones y subsecciones), permite compartir información (procedimiento y trámites comunes), hablar el mismo idioma (conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la eventualidad de cambios organizacionales garantizando estabilidad en el tiempo. Una vez analizada esta tipología de Cuadros de Clasificación, se alude que este instrumento de control archivístico, ayuda a instituciones para el control de su fondo, su localización. Logra un mejor manejo, organización y recuperación de la documentación. Es importante mantener o crear este cuadro de clasificación en todas las instituciones, para lograr la accesibilidad a los documentos, y buen resultado a nivel institucional. Para la realización de esta investigación, se utilizará el cuadro de clasificación orgánico- funcional, para ello hay que tener en cuenta elementos como la estabilidad, objetividad y naturaleza de los documentos y procesos administrativos. Pues será la mezcla como su nombre lo indica de lo orgánico y funcional, ya que en este tipo de cuadros las categorías más generales son los órganos o sujetos productores y traen consigo las series documentales. Estos cuadros reflejan el contenido o asunto del documento, vigente en el archivo central de vivienda de remedios. 1.3.2 Tablas de Retención Documental (TRD) La tabla de Retención Documental, es aquel instrumento de control archivístico que contiene el listado de todas las series documentales de la institución, en cada etapa del ciclo de los documentos. Dicha tabla indicará cuanto tiempo deben permanecer los documentos en cada archivo, para ello se debe tener en cuenta un paso fundamental que es la valoración documental, considerando a esta, base importante para la construcción de este instrumento, se concibe como una función archivística que forma parte de la gestión documental y por la cual se evalúan las series a partir de sus valores primarios y secundarios para fijar el tiempo de su conservación y destino final. La identificación precede a la valoración y a la selección, el objeto del proceso de valoración son las series documentales, a pesar de que los documentos son los que tienen valores. Sin embargo, los valores repercuten en las series documentales. Una vez identificados y conformados esta serie de pasos da lugar a la conformación de la tabla, para ello existen una serie de definiciones que caracterizan a la misma de los cuales se pueden encontrar: Las Tablas de Retención Documental tienen una finalidad, para la autora (Sierra, 2009) por una parte, será entendida como herramienta archivística que vincula la fase de evaluación documental (valoración, selección y eliminación) con las agrupaciones intermedias (series y subseries) y específicamente con el propósito de establecer el tiempo de permanencia (retención documental) de los documentos, dentro de los procesos, subprocesos y actividades propias de la institución. Por otra parte, la autora Cuesta (2016) argumenta que las Tablas de Retención Documental, "son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos" (p.15). Según Ortiz (2012) las tablas de retención documental son "un listado de series documentales a las cuales se les asigna, tanto el tiempo de permanencia en cada nivel de archivo dentro de la institución, como su disposición final" (p.22). Se puede asumir que estos autores están en correspondencia con sus aserciones, pues considerando la relación entre ellos se puede asumir que las tablas de retención son aquellas donde se les asigna el tiempo de permanencia o retención de los documentos, en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Permite determinar el destino de los documentos desde que nacen en las oficinas hasta que son guardados definitivamente en un Archivo Histórico. La propia autora anterior, muestra la importancia y los beneficios de las instituciones con la implementación de la Tabla de Retención documental pues para ella: Facilita el manejo de la información. Contribuye a la racionalización de la producción documental. Facilita el control y acceso a los documentos a través de los t tiempos de retención en ella establecidos. Regula las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Facilita la gestión de los documentos. Identifica y refleja las funciones de la institución. Integra los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. Facilita el manejo integral de los documentos. Permite identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de oficina. (p.14) Se concuerda con la autora en que las Tablas de Retención Documental juegan un papel importante para mantener un adecuado control de las documentaciones, pues definen el tratamiento de los documentos según su valoración. Esta tabla mostrará el período de tiempo que permanecerá la documentación en cada archivo. 1.3.3 Registro de Entrada y de Salida En todas las instituciones existirá un registro general para que conste la entrada de los documentos que llegan y la salida de los que hayan sido remitidos definitivamente. Este registro tiene como objetivo fundamental, la constancia de entrada y de salida de todos los documentos. Según estudios realizados por la Empresa Provincial de Informática, S.A, (Eprinsa, 2008) el registro permite llevar un control exhaustivo de la entrada y salida de documentos, permitiendo posteriormente mediante distintas opciones, la recuperación detallada de información y la búsqueda, para ellos algunos autores emiten criterios detallados los cuales son: Plantea aytos (2009): El Registro de Entrada / Salida es una herramienta que permite gestionar de forma centralizada todo el flujo de entrada / salida de documentación que se realiza en los registros administrativos de entrada y salida de la Administración Pública permitiendo la realización de las tareas de estas oficinas de una manera ágil y completa. (p.7) Para pixelware (2020) el Registro de Entrada y Salida es un proceso corporativo fundamental y obligatorio en los organismos públicos. Las oficinas de registro reciben numerosa documentación, información y solicitudes en diferentes formatos (en papel que debe digitalizarse y en formato electrónico ya que el Registro Electrónico se integra con el Registro General) que debe clasificarse, registrarse e incluirle el sello de control (tanto físico como digital) para distribuirla y entregarla de forma automática a cada destinatario, el cual puede aceptar, rechazar o trasladar el registro recibido. El registro de entrada y de salida es un instrumento con el cual debe constar todas las entidades locales, existirá como base fundamental un Registro General para que exista constancia de la entrada de los documentos que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados definitivamente. Los registros de entrada y de salida son una solución pensada para gestionar toda la documentación independientemente del formato y su origen, que entran y sale en una organización. Permite archivar, distribuir y controlar toda la información con la máxima eficacia. Estos instrumentos de control antes explicados, serán modelados para mejorar el control documental en el archivo central en la entidad de vivienda de Remedios. Tienen objetivos en común dichos instrumentos, donde describen genéricamente el fondo documental del archivo existente en la institución, dando a conocer sus http://pixelware.com/sistemas-gestion-documental/ http://pixelware.com/sistemas-gestion-documental/ características fundamentales, como las secciones y series que lo forman, fechas extremas y volumen de la documentación. Para así tener un control de toda la información. Para ello se necesita un excelente trabajo por parte de los especialistas encargados, teniendo así una mejor organización, almacenamiento, y servicio al usuario. 1.4 Conclusiones parciales del capítulo Durante la elaboración del capítulo 1 de la investigación, se abordaron varios conceptos, que sirvieron de apoyo a los resultados de la misma, aportó referentes teóricos importantes, destacándose las investigaciones de reconocidos autores, donde la autora se apoyó en algunos de ellos, para la modelación de sus instrumentos. Se tuvo en cuenta diferentes criterios de autores, acerca de las temáticas y se describió detalladamente cada una de ellas. Capítulo 2. Referentes Metodológicos de la Investigación En los referentes metodológicos de esta investigación se evidencian elementos que constituyen el complemento de la misma, como son: la metodología utilizada para la realización del diagnóstico, el tipo de investigación, el enfoque de la investigación, la hipótesis, el diseño, los métodos y técnicas entre otras. Se toma como referencia para los siguientes análisis los aportes de (Hernández, Fernández, y Baptista, 2014), para contribuir con el objetivo fundamental de la presente investigación. 2.1 Enfoque de la investigación “El enfoque cuantitativo es secuencial y probatorio. Cada etapa precede a la siguiente y no podemos “brincar” o eludir pasos” (Hernández et al., 2014). Esta investigación es mixta con un enfoque predominantemente cuantitativo, se analiza el fenómeno del control documental, haciendo énfasis en los instrumentos que se utilizan para poder llevar a cabo el mismo. Se emplean métodos y técnicas que viabilizan la investigación de manera secuencial en sus etapas probatorias. 2.2 Tipo de Investigación De acuerdo a la naturaleza e intención de las investigaciones, estas pueden ser de alcance descriptivo. Según (Hernández et al., 2014) “los estudios descriptivos se realizan con la intención de puntualizar o detallar las propiedades, particularidades y cualidades de determinados fenómenos que se pretenden analizar. Miden o recogen información de manera independiente o conjunta sobre conceptos” (p. 92). Esta investigación es Descriptiva, pues se encarga de especificar las particularidades más importantes del control documental y de los instrumentos de control; midiéndolos, evaluándolos y describiéndolos. 2.3 Etapas de la Investigación La presente investigación consta de cuatro etapas: Etapa 1: Se realiza el planteamiento del problema, y se abordan todos los referentes teóricos conceptuales, teniendo en cuenta el objeto y el campo de la investigación. Etapa 2: Se plantean aspectos metodológicos, que sirven de apoyo para la conformar la investigación, partiendo de la población y la muestra. Etapa 3: Se realiza un diagnóstico, apoyados en la etapa D de la metodología DIRKS (Diseño e implementación de sistemas de gestión de registros), mediante la aplicación de la entrevista estructurada grupal y el cuestionario a algunos trabajadores de la entidad, lo cual conllevará a diferentes resultados. Etapa 4: Se modelan los tres instrumentos de control documental propuestos, a partir del resultado del diagnóstico, ellos son: el cuadro de clasificación documental, la tabla de retención documental y el libro de registro de entradas y de salidas. 2.4 Hipótesis de investigación Para, (Hernández et al., 2014) las hipótesis descriptivas intentan predecir un dato o valor en una o más variables que se van a medir u observar. Pero cabe comentar que no en todas las investigaciones descriptivas se formulan hipótesis de esta clase o que sean afirmaciones más generales. En esta investigación la hipótesis es descriptiva pues se predice el comportamiento del control documental teniendo en cuenta la modelación de instrumentos de control para la entidad objeto de estudio. El control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda en Remedios, se optimizará con la modelación de instrumentos de control documental para garantizar la organización, actualización y conservación de los documentos. 2.5 Diseño de investigación Esta investigación es no experimental, de tipo transaccional descriptivo pues se observan los fenómenos tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos, es decir, se observa en el contexto del Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda el comportamiento que presenta la variable control documental en su forma natural. 2.6 Contexto de la Investigación. Población y muestra El centro de Vivienda, de la Provincia de Villa Clara en el municipio de Remedios tiene como objeto social, dirigir, ejecutar y controlar la aplicación de las formas metodológicas trazadas por los organismos rectores, los acuerdos y otras disposiciones de los órganos locales provincial y municipal correspondiente. Además, de controlar en materia de política de la vivienda, planificación, finanzas, abastecimiento técnico material y de relaciones con los servicios generales de administración; cumple con determinadas funciones estatales tales como: participar en la elaboración, conforme a la metodología establecida, el presupuesto para los servicios generales de administración de la entidad y presentar el mismo a la unidad presupuestada provincial una vez aprobado. Controlar su cumplimiento, captar, procesar, registrar, y emitir la información contable y estadística de la actividad del presupuesto asignado, es otra de sus funciones. Esta entidad también se encarga de realizar los pagos en efectivo por conceptos de salario, vacaciones, subsidios, contrataciones, dietas y gastos menores, así como los correspondientes reintegros y custodiar el efectivo en caja. Contratar la fuerza de trabajo que requiere la entidad conforme a los procedimientos establecidos, establecer los correspondientes controles y controlar el comportamiento de la disciplina laboral y proponer las medidas a tomar para garantizar el adecuado desarrollo de la misma. Garantiza y organiza lo siguiente: La distribución de los abastecimientos necesarios para el normal desarrollo de las actividades de administración en la entidad. El mantenimiento, control y reparación del medio básico asignado a la entidad, así como, las inversiones, los mantenimientos reparación de los inmuebles de la misma. La presentación de los servicios y reparaciones y mantenimiento del fondo habitacional del territorio, según los planes aprobados a tales efectos. La Dirección Municipal de Vivienda en Remedios, provincia Villa Clara, plantea determinados objetivos de trabajo para el año 2020. Prever y Facilitar acciones de trabajo armónicas dentro y fuera de la Vivienda que permiten el aseguramiento de las condiciones previas necesarias para el cumplimiento exitoso de las responsabilidades de la entidad, realizando las conciliaciones oportunas y consecuentes que emanan de los acuerdos, decisiones y orientaciones recibidas. Garantizar la atención sistemática a los planteamientos, quejas y solicitudes que emanan de la población, ofrecer las respuestas correspondientes, valorar las solicitudes y resultados alcanzados. Asegurar el desarrollo de los controles, ayudas y atención especializada previstos para la atención a las particularidades internas y da respuesta a las necesidades identificadas en los resultados del balance de trabajo del año anterior, los controles superiores recibidos, las medidas para resolver los problemas señalados y el comportamiento del alcance de los objetivos y las tareas planificadas. Evaluar el alcance del resultado en los indicadores fundamentales que miden la eficiencia para cada actividad efectuada, así como el comportamiento de la aplicación correcta de las distintas normativas desde la prevención anticipada que evite totalmente la existencia de incidencias negativas que afectan de algún modo la entidad en cualquiera de sus centros o áreas de trabajo. Población: Esta investigación nos remite directamente a que la población de la investigación sea: todos los documentos almacenados en el archivo central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios. Muestra: Coincide la muestra con la población. 2.7 Métodos de investigación Con el propósito de arribar a la esencia de la problemática estudiada se utilizaron métodos de nivel teórico y empírico en la investigación. Los métodos del nivel teórico, permiten penetrar en el objeto, conocer su realidad actual y contextual para extraer la información necesaria en la construcción de un resultado, llegar a conclusiones y proponer recomendaciones. En la investigación se emplearon los siguientes: Analítico–sintético: Se realiza una revisión bibliográfica para extraer las principales ideas y conceptos sobre las bases fundamentales de la investigación, que son: el control documental en los archivos y sus instrumentos de control correspondientes, se estudia toda la información encontrada, para así arribar a determinados resultados y respectivas conclusiones. Inductivo–deductivo: Se utiliza este método a partir de las características más generales de la investigación, para llegar al tema en concreto. Se parte del concepto de control documental, para llegar a las tipologías de los instrumentos de control documental y especificar cuáles son los instrumentos a modelar en la presente investigación. Los métodos y técnicas del nivel empírico, revelan la información sobre la realidad estudiada, contribuyendo a la veracidad y viabilidad de los resultados propuestos como respuesta al problema científico, empleándose en esta investigación los siguientes: El Análisis Documental: teniendo en cuenta los métodos teóricos explicados inicialmente, se realiza un análisis documental de la bibliografía utilizada para el desarrollo de la investigación y de esta manera, interpretar y analizar la información de los documentos procesados. Luego sintetizarlos posibilitando su posterior recuperación e identificación. Permitió obtener los referentes teóricos de las diferentes tipologías documentales, haciendo énfasis en los artículos científicos, de mayor actualidad, que posibilitaron la realización de la investigación. Por lo que constituye la base fundamental del Marco Teórico de la presente investigación. La Encuesta: se emplea con el objetivo de obtener la información necesaria referente a los instrumentos de control documental presentes en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios y para conocer el contexto donde se desenvuelve la investigación. Para ello la técnica utilizada fue la entrevista estructurada grupal y el cuestionario. 2.8 Técnicas de investigación Revisión Bibliográfica: se empleó para conocer las fuentes documentales utilizadas en la investigación. Con la ayuda del gestor bibliográfico EndNote X7 y la norma APA en su 6ta edición. Teniendo en cuenta la cantidad de referencias bibliográficas que ayudaron al cumplimiento de los objetivos de esta investigación, se realiza un pequeño estudio métrico para analizar la representatividad de diferentes campos del EndNote. Se procesaron un total de 72 referencias, inmersas en el período de (1992-2020). Recuperadas de diferentes fuentes de información como son la base de datos Dialnet, el Google Académico y la base de datos EndNote. Esta última herramienta permite generar listas de datos según los campos a calcular, además de normalizar los datos para evitar errores en la cuantificación de los mismos. También se utilizó para una mejor organización y visualización de los resultados Microsoft Excel, ayudando a calcular a través de fórmulas y a conformar los gráficos para representar indicadores métricos entre ellos se encuentran: la productividad por autores, la colaboración entre autores, años más productivos, productividad por países y temáticas más usadas. Luego de haber analizado la productividad científica de los 101 autores implicados en la investigación se constató que durante este período los autores presentan una baja producción de artículos ya que solamente existen dos autores que presentan dos artículos cada uno, representando un 1.98% del total, el resto presenta un artículo por autor, representando un 98.01% del total. Por lo tanto en este período se puede afirmar que los autores más productivos son: Luis Fernando Sierra y la ISO15489-1. Ilustración 2. Productividad científica por países. (Fuente: elaboración propia) 0 20 40 60 80 100 1 2 Productividad científica por autores Cantidad de Autores con n articulos Otro indicador analizado en este estudio es la colaboración entre autores muy relacionado con la productividad de autores, puesto que si los autores no tienden a publicar es un poco más difícil que trabajen en colaboración. Tomando como referencia que existen autores que colaboran y otros que no colaboran, se puede explicitar que en este período existen 64 autores que no colaboran representando un 65.97% del total de autores y 33 autores para un 34.02% solamente fomentan el trabajo en equipo, pues colaboran con otros autores dentro de ellos se pueden mencionar: Ayala Mora, Moreno Orjuela, María R. Carrasco, Elizangela Aganette y Gustavo Martínez Sierra entre otros. Ilustración 3. Colaboración entre autores. (Fuente: elaboración propia) El análisis de la productividad por años arrojó, que la mayor producción de documentos utilizados en la investigación comprende los años del 2012 hasta el 2020 con 49 documentos referenciados, por lo que se puede decir que más de la mitad de los documentos son actuales, representando el 68.05% de la bibliografía utilizada. El año más productivo es el 2019 con 11 documentos referenciados, para el 15.27% del total de documentos utilizados. Sin embargo, los años menos productivos fueron el 1992 y el 2001 con una sola publicación cada año. Además, se puede inferir que la moda para este período estudiado es de 5 documentos por 0 10 20 30 40 50 60 70 0 1 Colaboración entre autores Colaboración entre autores año, representados por 5 años fundamentalmente, dentro de ellos se encuentra el 2006, 2009, 2013, 2014 y 2017. Ilustración 4. Productividad por años. (Fuente: Elaboración Propia) El análisis referente a las temáticas más usadas en la investigación, demostró los temas fundamentales de la misma. Corroborando que la bibliografía referenciada está en correspondencia con los temas abordados en la investigación. Se demuestra que las temáticas más usadas son: control documental y clasificación cada una presente en 11 documentos aproximadamente lo cual quiere decir que representan los temas centrales de esos documentos, pudiendo mencionarse en alguna medida en otros. La temática que le sigue presente en 9 documentos es instrumentos que de conjunto con las temáticas retención documental, y registro de entradas y salidas forman parte del objetivo fundamental de la investigación que no es más que los instrumentos de control. Las últimas temáticas mencionadas están presentes en 7 documentos respectivamente, sin embargo temáticas como: normalización, patrimonio documental, document management, documenting governmen y metodología de la investigación se encuentran cada 0 2 4 6 8 10 12 19 92 20 01 20 05 20 06 20 07 20 08 20 09 20 10 20 11 20 12 20 13 20 14 20 15 20 16 20 17 20 18 20 19 20 20 Productividad por años Cantidad de Artículos por años una en un documento solamente, demostrando positivamente que existe en la investigación bibliografía en idioma inglés. Es válido señalar que las últimas temáticas mencionadas mantienen durante la investigación una gran impotacia auque solo se encuentren presente en un documento. Ilustración 5. Temáticas más usadas. (Fuente: Elaboración Propia) Entrevista estructurada grupal: se utilizó para determinar el estado actual de los documentos que se encuentran en el archivo de la dirección Municipal de Vivienda de Remedios, mediante el diagnóstico que se realizó, con el objetivo de conocer si cuentan o no con instrumentos de control y en qué estado de elaboración, manejo y eficiencia se encuentran. La entrevista es realmente importante para las correcciones, esclarecimientos del objeto de estudio, y la hacen eficaz para 0 5 10 15 control documental registro de entradas y … metodología DIRKS instrumentos archivo clasificación gestión documental normalización patrimonio documental documenting … document management sistemas de archivos información y … sistemas de gestión retención documental administración pública metodología de la … organización de … gestión de la calidad Temáticas más usadas Total de Temáticas obtener la información deseada, lo que impide prescindir de ella. Tuvo el propósito de profundizar en los criterios y experiencias de las personas que trabajan en la entidad, la cual fue aplicada al archivero y 6 trabajadores más, está compuesta por 16 preguntas basándose en tres indicadores fundamentales, la estructura administrativa de la entidad, el control documental y la valoración, este último apoyando la comisión de valoración que se creó para modelar la tabla de retención documental, como uno de los instrumentos de control propuestos en la investigación. Es válido señalar que los resultados obtenidos justifican la modelación del resultado científico de esta investigación. Cuestionario: se aplicó esta técnica a diferentes trabajadores de la entidad, específicamente al archivero y a los directivos principales de cada departamento (ver anexo 2), consta de 10 preguntas, que varias presentan incisos. Este cuestionario se realizó con el objetivo de conocer el estado actual del control documental de sus fondos y las carencias del mismo, responde a indicadores relacionados con la captura documental y la organización de los documentos posibilitando y facilitando la modelación de los instrumentos de control documental para la entidad propuesta. Al igual que en la entrevista estructurada los resultados del cuestionario justifican la propuesta de modelar instrumentos de control para dicha entidad ya que no existen o se encuentran incompletos estos instrumentos. 2.9 Variable control documental 2.10 Operacionalización de la Variable Definición Conceptual Control Documental: Plantea la norma (ISO 9001, 2008) que el control de documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental para una adecuada gestión de la calidad. Los distintos documentos, definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para un buen desempeño del control documental. El control documental se apoya de instrumentos de control, como el cuadro de clasificación documental, la tabla de retención documental y el libro de registro de entrada y salida, para así lograr una mejor, selección, organización, clasificación y conservación de los documentos. Indicadores Dimensión Soporte documental Control documental en el Archivo Gestión de la Calidad Captura Documental Registro de Entrada y de Salida Organización (Clasificación y Ordenación Cuadro de Clasificación Documental Valoración Tabla de Retención Documental 2.11 Limitaciones del Estudio Durante el desarrollo de esta investigación, se presentaron algunas limitaciones, pues el país fue víctima de la pandemia COVID-19, la cual trajo algunas restricciones, he imposibilitó las visitas necesarias a la entidad de vivienda. A la hora de realizar el capítulo 3, pues no se confeccionó de la mejor manera posible, al no contar con toda la información deseada, debido a que no hubo una buena comunicación con todos los trabajadores del centro. Aunque a través de la familia de la autora de la investigación se pudieron aplicar las técnicas de esta investigación. Tampoco la comisión de valoración creada en la entidad pudo terminar su trabajo, por lo que no se concluyó, aunque se intentó completar la información lo mejor posible. El trabajo a implementar, en dicha institución para lograr un favorable control documental por medio de los instrumentos, se hizo más complicado debido a que nunca antes, en la entidad se había realizado o aplicado estos instrumentos y los trabajadores no disponían de mucho conocimiento. 2.12 Metodología a utilizar para el Diagnóstico del control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios y la confección de las interrogantes de las técnicas a aplicar. La metodología fundamental utilizada para realizar el diagnóstico sobre el estado actual del control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios se basa en la metodología DIRKS, Designing and Implementing Recordkeeping System (Diseño e implementación de sistemas de gestión de registros). La autora Fernández (2017) describe que la DIRKS es la primera metodología en la Norma Australiana (AS-4390) de 1996. Tiene como fin el diseño o rediseño de un sistema para la gestión de registros que incluya esquemas para el control de registros (registro, clasificación, indización y flujos de uso), decisiones de valoración para aquellos registros a capturar por el sistema, determinación de su valor a largo plazo para obtener programas de disposición y necesidades de almacenamiento para uso operativo y mantenimiento a largo plazo. La metodología de DIRKS es flexible y puede aplicarse en diferentes niveles, en función de las necesidades particulares de un organismo, en todas las instituciones, precisamente por su flexibilidad, claridad y las limitaciones de tiempo con que se cuenta en esta investigación para su desarrollo se utiliza esta metodología. Para ello (Alonso, García, y Lloveras., 2007) plantean en la norma ISO 15498, dicha metdología, que consta de 8 etapas: Ilustración 6. Etapa de la Metodología DIRKS. (Fuente: Alonso et al., 2007) Para realizar el diagnóstico de esta investigación se tuvo en cuenta las etapas de la A a la D, pero en realidad se aplicó como tal la etapa D, con adecuaciones ya que esta metodología es para diseñar un sistema y el alcance de esta investigación es proponer instrumentos de control. Esta metodología fundamentalmente se utilizó para elaborar las interrogantes que componen las técnicas de investigación como son: la entrevista estructurada grupal y el cuestionario, posibilitando una mejor elaboración de las mismas y una información más completa para caracterizar el contexto donde se desenvuelve la investigación, así como la modelación de los instrumentos de control documental propuestos. 2.13 Resultados del diagnóstico aplicado al Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios Una vez realizado el diagnóstico para conocer el estado actual del control documental en el Archivo Central de la Dirección Municipal de Vivienda de Remedios, mediante la aplicación de la entrevista estructurada grupal y el cuestionario. Ambas técnicas arrojaron resultados distintos teniendo en cuenta los indicadores para los que fueron elaborados. Después de haber analizado detenidamente las respuestas de los entrevistados y encuestados, se llegaron a las siguientes conclusiones: Resultados de la entrevista estructurada grupal (Ver anexo 1) La entrevista realizada responde a tres indicadores fundamentales, a continuación aparecerán los resultados obtenidos según los análisis correspondientes. Es válido señalar que no fue necesario realizar varias preguntas sobre la entidad ya que fueron respondidas en un documento digital, cuando se le realiza a los entrevistados la primera pregunta. Las demás respuestas obtenidas aparecen en el epígrafe 2.6 de este mismo capítulo, cuando se expone la caracterización de la entidad objeto de estudio. Es importante señalar que los datos que se preguntan de manera general a los entrevistados estarán presentes en el capítulo 3 en la propuesta modelada de los instrumentos de control y algunos los serán expuestos específicamente cuando se muestre la comisión de valoración conformada para completar la tabla de retención. Estos datos son: Nombre y apellidos, Departamento al que pertenece, Cargo a nivel institucional que ocupa y Funciones que realiza. Teniendo en cuenta el indicador referente a los datos relacionados con la estructura administrativa que posee la institución, se evidencia que: La institución está compuesta por 6 departamentos fundamentalmente, algunos subordinados a otros pero en relación. (Ver anexo 3) Todos los trabajadores conocen la existencia del archivo central con que cuenta la entidad, aunque emiten criterios respecto al poco espacio físico de almac