UNIVERSIDAD CENTRAL MARTA ABREU DE LAS VILLAS. FACULTAD DE CIENCIAS Económicas. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y FINANZAS. TRABAJO DE DIPLOMA TÍTULO “Manual de Procedimientos Contables para la Empresa Gráfica de Villa Clara “ Autor: Maribel Cuba Medina. Tutor: Lic. Leovaldo Fragas Dominguez. 2009 ”Año del 50 Aniversario del Triunfo de la Revolución” PENSAMIENTO ÂXÄ áÉv|tÄ|áÅÉ xá Ät Ütv|ÉÇtÄ|wtw wxÄ àÜtut}ÉA aÉ áx Ñâxwx w|Ü|z|Ü á| ÇÉ áx átux tÇtÄ|étÜ ç ÇÉ áx Ñâxwx tÇtÄ|étÜ á| ÇÉ xå|áàxÇ wtàÉá äxÜ•w|vÉá? ÄÉá vâtÄxá ÇÉ xå|áàxÇ á| ÇÉ {tç âÇ á|áàxÅt wx ÜxvÉÄxvv|™Ç wx wtàÉá vÉÇy|tuÄxáÊ V{x AGRADECIMIENTOS A Dios, por permitir mi existencia. A mis padres por apoyarme a lo largo de mi carrera. A Leovaldo Fragas Domínguez, por ser mi tutor. A mis niños Enmanuel y Samuel por existir y ser mi fuente de inspiración. A mi hermana y sobrinas por existir A mi esposo por su paciencia A mis compañeros de trabajo por la ayuda incondicional A mis compañeros de estudios, por compartir conmigo estos seis años de mi carrera. A mis profesores, y muy especial en memoria de Coromina A todos, los que de una forma u otra han contribuido a que este momento sea posible. ¡MUCHAS GRACIAS! DEDICATORIA A Dios, por permitir mi existencia. A mis compañeras de trabajo por el apoyo incondicional. A mi tutor por sus conocimientos, dedicación y empeño. A mis padres, esposo e hijos por su paciencia. RESUMEN RESUMEN RESUMEN El desarrollo de los procesos y las actividades que los componen en la Industria Gráfica, necesitan ser eficientes para aprovechar al máximo los recursos e instalaciones disponibles, pero para lograr ese máximo de eficiencia, se requiere de controles contables que puedan medir el comportamiento y tomar las acciones oportunas. Por ese motivo la investigación realizada se orientó a la elaboración del Manual de Procedimientos Contables para la Empresa Gráfica de Villa Clara, perteneciente a la Industria Ligera, el cual contribuirá al incremento de su gestión empresarial. El trabajo da cumplimiento a la legislación actual y pone en manos de los contadores una herramienta de trabajo de constante consulta y superación, además de representar una referencia obligatoria para los nuevos profesionales que se incorporen al departamento económico. El presente trabajo forma parte de los esfuerzos que viene realizando desde hace varios años, la dirección y los trabajadores de la mencionada empresa, para mantener la Certificación Anual de su Contabilidad. SUMMARY SUMMARY The development of processes and component activities in the printing industry, need to be efficient to maximize available resources and facilities, but to achieve that maximum efficiency is required of accounting controls that can measure the behavior and take appropriate action. That is why the investigation focused on the development of the Accounting Procedures Manual for the Enterprise Chart Villa Clara, from the Light Industry, which will help to increase their business management. The work complies with current legislation and puts in the hands of accountants working tool of an ongoing consultation and improvement, besides being an obligatory reference for new professionals to join the economic department. This work is part of ongoing efforts for several years, management and employees of that company, to maintain the annual certification of its accounts. INDICE INDICE . INDICE PÁGINA Introducción 1 Capítulo I. Marco Teórico Referencial 1.1 Introducción. 8 1.2 Antecedentes. 8 1.3 Situación actual. 13 1.4 Definición de conceptos. 16 1.5 Conclusiones Parciales. 21 Capítulo II Caracterización del objeto de estudio 2.1 Introducción. 22 2.2 Diagnóstico. 22 2.3 Resultados del Diagnóstico. 32 2.4 Acciones a Realizar. 32 2.5 Conclusiones Parciales. 37 Capítulo III Conformación del Manual y su Digitalización 3.1 Introducción. 38 3.2 Responsabilidades comunes. 75 3.3 Conformación del Manual. 76 3.4 Organización del registro contable. 76 3.5 Manual de Usuario del Sistema Contable. 77 3.6 Nomenclador de Cuentas. 77 3.7 Definición y Uso de las Cuentas. 80 3.8 Diseño de los Estados Financieros. 80 3.9 Diseño del conjunto de modelos y documentos 84 3.10 Diseño del Sitio Web 84 3.11 Consideraciones Generales 89 3.12 Conclusiones Parciales. 90 Conclusiones. 91 Recomendaciones. 92 Bibliografía. 93 Anexos 95 INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN Los grandes avances tecnológicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de la organización y de la administración, pues ésta debe reordenarse para subsistir. Ya, a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control sobre la gestión de los negocios y que éste se había quedado rezagado frente a un acelerado proceso de la producción. El control contable por tanto se hace necesario en los diferentes procesos que desarrollan las entidades, así como en cualquiera de los otros campos de aplicación de la administración y, en general, en actividades, colectivas, privadas y públicas; es por tanto lógico, enfocarlo conceptualmente como un sistema abarcador con identidad propia, que por supuesto para que funcione requiere de procedimientos que describan paso a paso sus características. Cuba, que perfecciona su sistema empresarial, a partir de un conjunto de principios que conducen a un desarrollo integral en términos de crecimiento económico, de beneficio social y de desarrollo cultural, no es ajena a la imperiosa necesidad de que toda su economía este regida por un sistema de control interno cualitativamente superior al que ha existido años atrás. Lo que demuestra la importancia y prioridad que la dirección del país, ministerios y organismos fiscalizadores le vienen dando a la contabilidad y al control interno asociado a las operaciones que se realizan. Por lo que le corresponde a las Empresas cumplir con la legislación vigente y realizar los cambios necesarios, en el marco de las condiciones actuales donde se desarrolla la economía cubana. Históricamente la Empresa Gráfica de Santa Clara subordinada a la Unión Poligráfica ha venido aplicando su registro contable y sus normas de control interno por algunas regulaciones de su Grupo Empresarial, por las actualizaciones de Finanzas al Día, por el Consultor Electrónico Disai del Página | 1 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara INTRODUCCIÓN Ministerio del SIME y otras fuentes de información emitidas por organismos reguladores. Esta situación ha provocado exceso de documentación a consultar, diferentes criterios para un mismo problema a resolver, falta de precisión en el registro contable, violaciones al control interno, etc. Teniendo en cuenta la necesidad de cambiar el escenario en que se desarrolla la contabilidad y el control interno de la Empresa Gráfica de Santa Clara, se ha determinado que la entidad requiere necesariamente de un Manual de Contabilidad. En el cual se especifiquen los procedimientos para el registro contable de sus operaciones y los procedimientos de control interno que demandan las mismas por cada subsistema contable, teniendo presente los fundamentos teóricos que rigen la contabilidad financiera y de costos y las normas de control interno, como vía para evitar la improvisación en las prácticas contables; e aquí el centro de la investigación que es avalada por la presente investigación. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA: SITUACIÓN PROBLÉMICA: Un diagnóstico del estado actual de la Empresa muestra claramente la ausencia de procedimientos, orientaciones metodológicas generales y/o regulaciones fundamentadas científicamente, que trae como consecuencia el predominio en la práctica de criterios empíricos cuyos efectos se manifiestan en falta de homogeneidad y uniformidad en los tratamientos contables, y en algunos casos se ha evidenciado violaciones de las Normas de Información Financiera y de Control Interno. PROBLEMA CIENTÍFICO. La situación problémica plantea para la investigación el siguiente problema científico: Ausencia de un manual de procedimientos para la contabilidad de la Empresa Gráfica de Villa Clara, con la finalidad de garantizar organización en el registro Página | 2 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara INTRODUCCIÓN contable, eficiencia y eficacia en las operaciones, estados financieros confiables y un control interno eficiente. Variable Independiente: Procedimientos contables para la emisión de los estados financieros. Variable Dependiente: Calidad en la información contable, control interno adecuado de los recursos. OBJETO DE ESTUDIO Y CAMPO DE ACCIÓN. Luego de la formulación del problema se evidencia que el objeto de estudio lo constituye Empresa Gráfica Villa Clara y el campo de acción se define en el sistema de contabilidad de dicha empresa y en las normas de control interno asociadas. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN. Objetivo General. La investigación persigue un objetivo de carácter general: • Elaborar los procedimientos contables que conforman el manual de contabilidad para perfeccionar el control interno de la Empresa Gráfica de Villa Clara y visualizarlas en un sitio web. Objetivos Específicos. Con el propósito de dar cumplimiento al objetivo general propuesto, se han definido los siguientes objetivos específicos: 1) Valorar los fundamentos teóricos que sustentan la investigación 2) Caracterizar el objeto de estudio de modo general y desde el punto vista de su proceso contable. 3) Definir los documentos complementarios que requiere el Manual. Página | 3 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara INTRODUCCIÓN 4) Mostrar los procedimientos desarrollados en la Empresa Gráfica Villa Clara. 5) Diseñar un Sitio Web que contenga el Manual, e instalarlo en la red interna de la empresa, con acceso a los especialistas y al personal de administración. PREGUNTAS DE LA INVESTIGACIÓN. 1. ¿Que elementos teóricos–prácticos reconocidos nacionalmente e internacional pueden emplearse para definir procedimientos contables en la Empresa gráfica Villa Clara? 2. ¿Cuáles procedimientos contables generales y específicos se definirán para el registro oportuno de los hechos económicos? 3. ¿Cual será el Nomenclador de Cuentas y el uso y contenido de las mismas, 4. ¿Cuál será la estructura del Manual? 5. ¿Cómo presentar el Manual de Contabilidad con el uso de las tecnologías de la información a través de un Sitio Web? JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Y SU VIABILIDAD. Conveniencia: El la medida que se aplique el Manual Contable y la administración exija su cumplimiento, se podrá lograr una seguridad razonable sobre el control interno de los recursos. Relevancia: La relevancia radica en la confección de un Manual Digitalizado, como herramienta de apoyo para la realización del Proceso Contable-Financiero, diseñado en Ambiente Web con la facilidad de acceder en tiempo real desde cualquier computadora conectada a la red de la entidad. Enmarcado en la creación de los procedimientos contables. Sin obviar que en el establecimiento de estos procedimientos, se tendrán presentes los principales fundamentos teóricos y metodológicos. RESULTADOS Y BENEFICIOS ESPERADOS. Página | 4 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara INTRODUCCIÓN Los beneficios de la investigación pudieran citarse según la novedad que desde el punto de vista científico proporciona, de acuerdo a su aporte práctico y según el efecto que socialmente provoquen sus resultados. La Novedad Científica de esta investigación reside en la adaptación, de las técnicas y de los procedimientos reconocidos, para lograr la elaboración del Manual Contable soportado sobre tecnologías de la información en Ambiente Web, lo que facilita su visualización y consulta en tiempo real por todos los especialistas contables y la administración de la empresa. El Aporte Práctico se manifiesta en proporcionar los procedimientos contables para el registro de las operaciones y de control interno asociados, con el objetivo de emitir estados financieros razonables y mejorar el control sobre los recursos de la empresa. El Efecto Social se manifiesta en que los clientes internos (trabajadores y administración) y los clientes externos (fisco, bancos, organismos superiores de dirección), podrán disponer de una información contable más objetiva, oportuna y eficaz, lo que contribuirá a alcanzar mayor eficacia y eficiencia en la toma de decisiones en ambos niveles. Entre los aportes más significativos de la investigación se encuentran los siguientes: Teóricos: 1) Sistematización y profundización del estudio sobre el tema de la elaboración de Manuales de Contabilidad. Prácticos: 1) Elaboración de los Procedimientos Contables. 2) Conformación del Manual Contable con el resto de la documentación que exige la legislación vigente. 3) Diseño del Sitio Web que contiene el Manual e instalación en el servidor interno de la entidad para su uso por todos los usuarios conectados. Metodológicos: 1) La investigación será una guía metodológica y una fuente de información y consulta para realizar Manuales de Procedimientos Contables Página | 5 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara INTRODUCCIÓN 2) La actividad científica de este tema se ha organizado con la aprobación de un proyecto de investigación adscrito a la línea de investigación universitaria de Gestión Empresarial. HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN. Para dar solución al problema científico se parte de la siguiente hipótesis: Si se conforma el Manual de procedimientos Contables sobre las bases normativas, tomando en consideración el desarrollo teórico alcanzado nacionalmente, la teoría difundida internacionalmente y las características específicas de la empresa, se logrará un proceso contable organizado y eficaz, que garantice un control interno razonable sobre los recursos y proporcione objetividad y oportunidad en la emisión de los estados financieros de la Empresa Gráfica Villa Clara. La presente investigación posee las siguiente Estructura capitular: CAPITULO I: Marco Teórico Referencial: donde quedarán reflejados conceptos claves para entender la importancia de la organización del proceso Contable- Financiero, su evolución, definiciones y características. CAPITULO II: Diagnóstico: donde se realiza una caracterización de la empresa, y del proceso Contable-Financiero, las principales fortalezas y debilidades del mismo y se especifican los aspectos que se necesitan para la conformación de los procedimientos y del manual contable. CAPITULO III: Conformación del Manual y su Digitalización: donde se elaboran los Procedimientos, se determina el clasificador de cuentas dentro de los parámetros que se definen por el Ministerio de la Industria Ligera, el uso y contenido aprobado por las normas cubanas de contabilidad para las cuentas que se utilizarán, los asientos contables más comunes por cada procedimiento, y los estados financieros; conformando el Manual de Contabilidad. Página | 6 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara INTRODUCCIÓN Con toda esta información y otras de interés contable, se diseño un Sitio Web al que pueden acceder todos los usuarios conectados a la red interna de la empresa. Página | 7 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPÍTULO I CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL CAPITULO I: “MARCO TEORICO REFERENCIAL”. 1.1 Introducción. La economía cubana desde los años 90 del pasado siglo, ha venido realizando profundos cambios, que han propiciado una mayor apertura al exterior, creación de empresas mixtas, asociaciones económicas internaciones (AEI), diversificación de exportaciones, mayor explotación de las fuentes renovables, crecimiento del capital humano, etc. Por la imperiosa necesidad de competir en el mercado internacional, tan injusto, para los países pequeños y menos desarrollados. Todas estas transformaciones relacionan al sistema empresarial cubano, y por consiguiente la búsqueda incesante de niveles eficiencia y eficacia, capaces de lograr competitividad, con bajos costos y con un uso racional de los recursos disponibles. Por lo que como resultado del perfeccionamiento del ejercicio de la profesión contable que lleva a cabo el país en el transcurso del año 2005, se elaboran las Normas Cubanas de Información Financiera, las cuales, están armonizadas con las Normas Internacionales de Información Financiera. Por tal razón el presente capítulo permitirá abordar lo relacionado con la evolución de las Normas Contables y la importancia que tienen las mismas para la empresa. 1.2- Antecedentes. La capacidad limitada de memorización del ser humano hizo necesario la invención de métodos de registros que les permitiera economizar y contabilizar sus recursos, al mismo tiempo que conservaba una historia de aquellos datos que eran precisos recordar. Se tiene conocimientos que en la civilizaciones de la antigüedad como por ejemplo Mesopotamia existía en el código de Hammurabi leyes que regulaban los préstamos, las ventas, los arrendamientos e incluso algunas relacionadas con la forma en que los comerciantes debían llevar sus registros. Hasta nuestros Página | 8 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL días han llegado tablillas sumerias con imágenes de como ellos llevaban sus cuentas. En Egipto eran bien considerados los escribas especializados que llevaban las cuentas del estado y de los grandes señores, aunque no era una generalización se conoce de faraones que imponían a los comerciantes llevar un detalle de sus cuentas. Grecia, desarrollo técnicas de contabilización de manera especial para controlar los tesoros que poseían en los templos, sus banqueros llevaban un libro diario y uno de cuentas a clientes. Fue en Roma donde los grandes comerciantes llegaron a perfeccionar sus libros al punto que algunos historiadores ven en ellos los primeros pasos hacia el "método de partida doble" pero que es hoy en día... ¿Qué es la Contabilidad? La contabilidad es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una entidad. El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información sobre una entidad económica. Esta entidad puede ser una empresa, una unidad militar, un hospital, una escuela, una granja, etc. El papel de la contabilidad es desarrollar y comunicar dicha información de forma tal que sirva de ayuda en la planificación y control de las actividades de la entidad. Para lograr lo anterior, los sistemas contables comprenden los métodos y procedimientos necesarios para resumir la información financiera en forma útil para quienes toman las decisiones. Los tres pasos básicos que debemos ejecutar para lograr lo antes expuesto son los siguientes: PRIMER PASO: Registrar la actividad financiera. La primera función de un sistema contable consiste en crear un registro sistemático de la actividad diaria de la entidad. Esta actividad se realiza a través de la ejecución de diferentes transacciones que tienen un soporte documental y estos documentos se expresan en términos monetarios y son la base de las inscripciones en los libros de contabilidad. Página | 9 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL El registro de estos documentos se puede realizar de forma manual o digitando los datos en el teclado de una computadora. SEGUNDO PASO: Clasificar la información. El registro completo de todas las actividades de una entidad implica un gran volumen de datos, de ahí la necesidad de clasificar la información en grupos o categorías, por ejemplo: agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o se paga en efectivo. TERCER PASO: Resumir la información Para que la información contable pueda ser utilizada por quienes toman decisiones, esta debe estar muy resumida y suministrar información clara y precisa de la situación financiera de la entidad en un momento determinado y de los resultados de las operaciones en un periodo limitado. Estos tres pasos constituyen los medios que se utilizan para lograr la información contable, el proceso contable involucra además la comunicación de esta información a los jefes y especialistas interesados en la misma, así como los usuarios externos. El análisis e interpretación de esta información orienta las decisiones a los diferentes niveles de dirección, que es en última instancia el objetivo final de la contabilidad. El tipo de información que cada jefe o especialista necesita de los tipos de decisiones que debe tomar o de los análisis que debe hacer. Teniendo en cuenta que la información que necesitan los diferentes usuarios difiere, los sistemas contables deben proporcionar diferentes tipos de informes los que se presentan de acuerdo a ciertas “reglas básicas”, de manera tal que sus usuarios estén en capacidad de interpretarlos de forma adecuada. Entre estos informes se encuentran los estados financieros que son la principal fuente de información y resumen, la actividad de la entidad en un momento dado durante un período específico, muestra a los jefes y funcionarios la situación financiera al final de dicho período, y lo ayudan a evaluar la situación actual y la perspectiva. Página | 10 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL Objetivos de la contabilidad. • Registrar en forma metodológica las operaciones de carácter financiero que ocurren en una empresa. • Suministrar información clara y precisa de la situación financiera en un momento determinado y los resultados de las operaciones en un periodo delimitado. • Analizar e interpretar los resultados obtenidos en la actividad de una empresa. • Sirve para elaborar presupuestos de diversas índoles sobre la actividad futura de la empresa. • Presenta datos precisos, medibles y analizables que le permitan a la administración tomar decisiones en cualquier momento, establecer responsabilidades, definir políticas, delegar autoridad, etc. Áreas de la contabilidad. 1. Relacionadas con la Contaduría: 1. Contabilidad General 1. Registra y sintetiza las operaciones financieras de un negocio y obtener resultados. 2. Contabilidad de Costos 1. Recopilar, clasificar, registrar, distribuir e informar sobre los costos incurridos en la transformación de bienes. 3. Contabilidad Especializada 1. Es la misma contabilidad general, bajo los mismos principios pero adaptados a una situación específica 4. Auditoria 1. Verifica los datos económicos de una empresa para un momento dado. Se divide en: 1. auditoria interna. Página | 11 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL 1. Tiene carácter continuo y es realizada por trabajadores de la misma empresa. Su función es velar por efectividad de los registros 2. auditoria externa. 1. Tiene carácter periódico y se realiza por personas ajenas a la entidad cuya misión es emitir una opinión de la actividad económica- financiera de la empresa. En 1973 se crea el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (Internacional Accounting Standards Comité, IASC ), organismo de carácter profesional, independiente, perteneciente al sector privado, con la participación de 10 países: Alemania, Australia, Canadá, EE.UU., Francia, Holanda, Japón, Reino Unido, Irlanda y México . Este Comité fue el encargado de emitir las IAS (International Accounting Standards) conocidas en español como NIC las cuales han desarrollado un papel muy importante puesto que son aceptadas cada vez y con mayor frecuencia por las Empresas, Organizaciones, mercados de valores y países. A partir de abril del 2001 se reestructura dicho comité cambiando su nombre de Comité de Normas Internacionales de Contabilidad a Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (Internacional Accounting Standards Board, IASB), con dos objetivos fundamentales: • Desarrollar estándares contables de calidad, comprensibles y de cumplimiento forzoso, que requieran información de alta calidad, transparente y comparable dentro de los estados financieros para ayudar a los participantes en los mercados globales de capital y otros usuarios de la información contable en la toma de decisiones económicas, en otras palabras establecer un sistema de información financiera armonizado. • Cooperar activamente con los emisores locales de estándares de contabilidad con el fin de lograr la convergencia definitiva de normas contables en todo el mundo. Conseguir la convergencia entre las normas Página | 12 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL contables de ámbito nacional y las NIC hacia soluciones de elevada calidad técnica. Las regulaciones a los procedimientos de información y registro contables que en sus inicios surgieron bajo la denominación de International Accounting Standards (IAS), en español Normas Internacionales de Contabilidad (NIC); en la actualidad luego de la reestructuración del Comité de Normas aparecen bajo el nombre de International Financial Reporting Standards (IFRS) o Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). 1.3-Situación actual. En relación con nuestro país con anterioridad al 2005, la contabilidad se regia por la existencia de las Normas Generales de Contabilidad para la actividad empresarial y presupuestada, que definían los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas de Valoración y Exposición y el Nomenclador de Cuentas Nacional, vigentes en las Resoluciones No. 10, de fecha 28 de febrero de 1997, y No. 57 de fecha 1 de diciembre de 1997, modificada por las resoluciones No. 99 de fecha 11 de marzo de 2003, No. 300 de fecha 11 de septiembre de 2004 y la No. 301 de fecha 11 de septiembre de 2004. Estos principios de contabilidad si bien regulaban y organizaban el proceso Contable-Financiero, no constituían normas aceptadas por la comunidad internacional, por lo que se hizo imprescindible, establecer las Normas Cubanas de Información Financiera armonizadas con las Normas Internacionales, por lo que teniendo en cuenta las características de la economía cubana, se dispone la aprobación de las Resolución 235/05 y 294/05 del Ministerio de Finanzas y Precios las cuales en su prologo determinan: a) Los Estados Financieros elaborados cumplan las citadas Normas en todos los aspectos sustanciales, revelando además este cumplimiento. b) Asegura una armonización coherente del contenido de los estados financieros emitidos en el país con las Normas Internacionales Información Página | 13 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL Financiera vigentes en el momento de armonización a que hace referencia cada Norma Cubana de Información Financiera. c) Asegura que los auditores comprueben que los Estados Financieros cumplen en todos los elementos relevantes, con las Normas Cubanas de Información Financiera armonizadas con las Normas Internacionales vigentes. Las Normas Cubanas de Información Financiera definen 6 Normas Generales: NCC-1 Presentación de Estados Financieros. NCC-2. Estado de Flujo de Efectivo NCC-3. Información Financiera Intermedia NCC-4. Políticas Contables NCC-5. Hechos ocurridos después de la fecha del Balance NCC-6. Operaciones con Moneda Extranjera Mediante la resolución 9/07 del propio ministerio se modifican las normas emitidas en el 2005, en lo referente a: • Primero: Modificar la Norma Cubana de Contabilidad No. 6 Operaciones con Moneda Extranjera y Pesos Convertibles, que forma parte integrante de la Resolución No. 235 de fecha 30 de septiembre de 2005, de este Ministerio, la que queda redactada tal y como aparece en el Anexo No. 1 de esta Resolución. • Segundo: Modificar, la Sección IV Nomenclador y Clasificador del Manual de Normas Cubanas de Información Financiera, que forma parte integrante de la Resolución No. 294 de fecha 20 de diciembre de 2005, de este Ministerio, la que queda tal y como aparece en los Anexos 2, 3 y 4 de esta Resolución. Aunque no podemos obviar, que el punto de partida de las transformaciones en la Legislación Contable lo constituye la Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios, que pone en vigor las definiciones del Control Interno, el contenido de sus componentes y sus Normas. En la misma se determina como obligatoriedad: Página | 14 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL • Los Sistemas de Control Interno de cada entidad, a partir del estudio de sus características, deben establecer sus acciones y medidas de control interno y deben cumplirse por todas las personas involucradas y responsabilizadas con su funcionamiento. • Es de aplicación para todo el Sistema Empresarial del país, las unidades presupuestarias, el Sistema Bancario Nacional y el Sector Cooperativo, en lo adelante entidades. • Los manuales de procedimientos deben confeccionarse teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de Control Interno. De esta manera el escenario estaba creado, para que 2 años más tarde y conjuntamente con la promulgación de las Normas Cubanas de Contabilidad, se modificará en el propio año 2005 la legislación referente a la conformación de los Manuales, derogando la Resolución 27/87 del extinto Comité Estatal de Finanzas, mediante la promulgación de la Resolución 54/05 del Ministerio de Finanzas y Precios que expresa en los apartados: • Primero: Las empresas estatales, privadas y mixtas, grupos empresariales, uniones de empresas, organizaciones económicas estatales, unidades presupuestadas y entidades del sector cooperativo y campesino, en lo adelante entidades, deben elaborar, a partir de las Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, un documento que contenga la base normativa contable de cada entidad, como parte del Sistema de Control Interno. • Segundo: El documento que elabore la entidad a estos efectos, puede adoptar la forma de Manual o de Reglamento, en lo adelante Manual, de manera independiente o formar parte como sección de otros documentos normativos de la empresa y deberá ponerse en vigor por el máximo responsable de la entidad. Aprobando el propio Ministerio al año siguiente la Resolución 148/06, lineamientos para: "Crear el manual de normas de control interno…” Logrando el Página | 15 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL Ministerio de Finanzas y Precios un marco común de control interno para el proceso contable-financiero, que permite homogenizar el trabajo a las entidades nacionales y en las Unidades Básicas de Producción subordinadas. Y como punto culminante en el año 2007 el Comité Ejecutivo del Consejo Ministros, aprueba el Decreto 281 “Sobre la continuidad y el fortalecimiento del sistema de dirección y gestión empresarial cubano”, el cual establece para las empresas en perfeccionamiento empresarial la obligatoriedad de: • Elaborar el manual de contabilidad de la organización superior de dirección y tomar las medidas organizativas para su correcto funcionamiento. • Controlar que las empresas tengan elaborados el manual de la contabilidad y que sus operaciones se rijan por el mismo. 1.4-Definición de Conceptos Creado el marco institucional para el desarrollo, aplicación y cumplimiento de los Manuales Contables y de Control Interno, de hace necesario definir los términos que lo integran. Las Normas Cubanas de Contabilidad (Resolución 235/05) en su prologo definen que: “La Contabilidad registra, clasifica y resume, en términos monetarios, las operaciones económicas que acontecen en una entidad y por medio de ella se interpretan los resultados obtenidos, representando un medio efectivo para la dirección de la entidad” y agregan: Constituye un servicio de excepcional importancia para: a) La toma de decisiones gerenciales, ya que constituye una eficaz herramienta de dirección b) La planeación y el control de las operaciones c) El control por áreas de responsabilidad d) Las coordinaciones de las actividades desarrolladas e) La información a los interesados externos, al Consejo de Dirección y al colectivo de trabajadores f) La exigencia por parte de la administración y el análisis de la eficiencia Página | 16 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL g) La formulación, complementación y apreciación de normas administrativas De igual manera plantean en la Norma Cubana de Contabilidad No. 1: Los Estados Financieros con propósitos de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no estén en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Los Estados Financieros con propósitos de información general comprenden aquellos que se presentan de forma separada o dentro de otro documento de carácter público, como el informe anual o un folleto. Los Estados Financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los Estados Financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los Flujos de Efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. Los Estados Financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado. Para cumplir este objetivo, los Estados Financieros suministran información acerca de los siguientes elementos de la entidad: a) Activos; b) Pasivos; c) Patrimonio Neto o Capital Contable; d) Ingresos y Gastos, en los cuales se incluyen las Pérdidas y Utilidades; e) Otros cambios en el Patrimonio Neto f) Flujos de Efectivo. COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Un conjunto completo de Estados Financieros incluye los siguientes componentes: Página | 17 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL De uso interno y externo: a) Estado de Situación (1); b) Estado de Resultado (1); c) Políticas contables utilizadas y demás notas explicativas (1). De uso interno: d) Estado de Costo de Producción o de Mercancía Vendidas (1); e) Estado del Movimiento de la Inversión Estatal (2); f) Estado de Origen y Aplicación de Fondos (1); g) Estado de Movimiento de Capital (3); h) Estado de Movimiento de las Utilidades Retenidas (3) i) Estado de Flujos de Efectivo (1); y (1) Para uso de todas las empresas del Sector Público y Privado (2) Para uso exclusivo de las empresas del Sector Público (3) Para uso exclusivo de las empresas del Sector Privado. ¿Quiénes son los Usuarios del los Estados Financieros? Los usuarios de los Estados Financieros se clasifican en Internos y Externos, los internos pueden ser: (Trabajadores, Administración, Dirección General, Consejo de Dirección, Grupo Empresarial, Ministerio), mientras que los externos son (Onat, Banco, Finanzas y Precios, Planificación, Auditores Externos, etc.) Definidos los conceptos e importancia de la Contabilidad, Estados Financieros y Usuarios, nos corresponde precisar el concepto de (Manual). Según el Diccionario de la Lengua Española en su vigésima segunda edición: Libro en que se compendia lo más sustancial de una materia. Libro en que los hombres de negocios van anotando provisionalmente y como en borrador las partidas de cargo o data, para pasarlas después a los libros oficiales, si están obligados a llevarlos, por ejercer el comercio. Según el sitio digital: http://deconceptos.com/general/procedimiento, 01/05/09 Es el que se utiliza en organismos administrativos, para permitir conocer su funcionamiento, describiendo la ubicación y funciones de los puestos de trabajo, sus tareas y responsabilidades, con el fin de favorecer el Página | 18 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara http://deconceptos.com/general/procedimiento CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL vínculo entre áreas, dividir el trabajo, conocer las competencias, reformularlas, y brindar mayor eficiencia en el control. A criterio de la autora el concepto de Manual, se define como: El conjunto de procedimientos definidos por subsistemas contables y de control interno, y otras normativas que regulan el flujo informativo, funciones y responsabilidades, estableciendo un marco común de referencia obligatoria para la realización del proceso Contable-Financiero. Así mismo otro aspecto a definir sería el concepto de (Procedimiento) el cual según la bibliografía consultada, posee varias definiciones: Según el sitio digital: http://definicion.de/procedimiento/, 22/04/09 Un procedimiento es la acción de proceder o el método de ejecutar algunas cosas. Se trata de una serie común de pasos definidos, que permiten realizar un trabajo de forma correcta. Según el sitio digital: http://deconceptos.com/general/procedimiento,15/03/09 Es un método de ejecución o pasos a seguir, en forma secuenciada y sistemática, en la consecución de un fin. Por su parte los autores: Guillermo Gómez Ceja: Un procedimiento describe una serie de labores concatenadas, que constituyen la sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado. Manuel Barrios: Es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etc. Koontz y O”Donnnell: Son planes en cuanto establece un método habitual de manejar las actividades futuras. Son verdaderas guías de acción, más que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Mientras que H.A. Finney (1982, p.13-24) en su libro “Curso de Contabilidad” precisa que los procedimientos contables son: Cuentas Página | 19 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL Débitos y créditos Cargos y créditos a las cuentas Cuentas de activos Cuentas de pasivo y capital Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos Registros de las operaciones Cuentas por cobrar y por pagar El diario y el mayor Pases al mayor Determinación de los saldos de las cuentas La balanza de comprobación Así mismo las Normas Internacionales de Calidad ISO 9000-2000, determinan como procedimiento, la forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso. Por lo que podemos definir para la organización el siguiente diagrama: ENTRADAS INTERRELACIÓN SALIDAS PROCEDIMIENTOS PRODUCTO PROCESO CONTABLE FINANCIERO Forma especifica en que se llevan a cabo las actividades identificadas, el que y el como hacer Consolidación de las Informaciones que generan las diferentes actividades, Caja y Banco, Cobros y Pagos, Inventarios, etc. Resultado del Proceso en este caso, “Certificación de la Contabilidad” Figura 1: Diagrama del Proceso Contable Fuente: La Autora A criterio de la Autora los Procedimientos describen pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación, alcance, elementos técnicos a emplear, condiciones requeridas, características, limitaciones, etc. Los procedimientos describen como se hacen las cosas que aseguran el Página | 20 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO I: MARCO TEORICO REFERENCIAL funcionamiento de los procesos. Por lo que elaborar procedimientos permite educar en sistematización, análisis de relaciones entre funciones, actividades y personas, con el objetivo de evitar errores y definir responsabilidades. Para una mejor comprensión en la presente investigación la autora considera que los procedimientos se deben clasificar como: Procedimientos de Control Interno: Son los describen los controles a realizar para cada subsistema contable, definiendo funciones y responsabilidades. Procedimientos Contables: Son los que describen los modelos y asientos de diario para cada subsistema y cuenta contable. Procedimiento General: Son los que agrupan las normas de control interno y de registro por cada subsistema contable. Procedimiento Específico: son aquellos que no se pueden asociar directamente a un solo subsistema contable, pero que por sus características e importancia para el control interno se necesitan detallar. 1.5-Conclusiones parciales. La legislación vigente orienta los cambios necesarios para que la empresa, conforme sus procedimientos contables y de control interno. El análisis bibliográfico realizado, que abarcó el estudio de varios autores y entes reguladores, nos permite asegurar que la conformación del manual contable, es un proceso coordinado donde intervienen varias actividades que se interrelacionan entre sí. La situación actual de la economía nacional requiere de la aplicación de un manual bien estructurado, en función del control de los recursos y del registro oportuno de los hechos contables. Página | 21 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPÍTULO II CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 22 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CAPITULO II. CARACTERIZACIÓN DEL OBJETO DE ESTUDIO 2.1-Introducción En una etapa inicial del trabajo se realiza un diagnóstico general de la empresa en busca de información sobre la personalidad jurídica y el funcionamiento integral de la misma: • Creación de la Empresa • Objeto Social Aprobado • Estructura de la Empresa • Facultades y Funciones • Legislación Interna (circulares, disposiciones, resoluciones) A continuación se procede a identificar las actividades que componen el Proceso de Gestión Contable-Financiera, este trabajo conjuntamente con la información obtenida del diagnóstico general a la empresa, posibilitan definir cuales son los procedimientos que necesita la entidad. Identificados las principales actividades y los procedimientos a redactar, se realiza una valoración de la Legislación Interna para conocer si cubre el funcionamiento de todas las actividades y luego se busca información sobre la legislación externa relacionada, para determinar los aspectos que deben ser incluidos en los procedimientos, que no están definidos legalmente por la entidad. Posteriormente se consolidan los resultados obtenidos y se procede a redactar los procedimientos que conformarán el manual, hay que tener en cuenta que las normativas que se establezcan no pueden estar fuera de las normas generales del control interno y otras deposiciones de organismos reguladores. 2.2-Caracterización y Diagnóstico. La Empresa Gráfica de Villa Clara se encuentra ubicada en la Carretera Central, Km. 295, banda a Esperanza, reparto Ciro Redondo; forma parte de la Unión Integración Poligráfica y pertenece al Ministerio de la Industria Ligera. Su creación está avalada por la Resolución no. 31 del 1ro. De octubre de 1993. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 23 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara El objeto social aprobado y actualizado para la Empresa está definido en la Resolución 130 del 2 de Febrero del 2002 del Ministerio de Economía y Planificación: • Producir y comercializar de forma mayorista las producciones e impresiones de la actividad gráfica en general, en ambas monedas. • Prestar servicio en ambas monedas de encuadernación, impresión y otros propios de la actividad gráfica, a las entidades del sistema del Ministerio de la Industria Ligera y a terceros. • Prestar servicio de impresión de tarjetas de cumpleaños, presentación y carpetas, a personas naturales cubanas y extranjeras, en ambas monedas. • Prestar servicio de transportación automotor, en ambas monedas, a las entidades del Sistema de Ministerio de la Industria Ligera y a terceros. En el último caso para aprovechar las capacidades disponibles, sin realizar nuevas inversiones y cumplimentando las regulaciones establecidas al respecto. • Prestar servicio de correo electrónico, en ambas monedas, a las empresas y entidades del Ministerio de la Industria Ligera, utilizando los proveedores públicos de acceso a Internet aprobados por el Ministerio de la Informática y las comunicaciones. • Brindar el servicio de diseño para las producciones que se imprimen en la Empresa o fuera de ella, a las entidades del sistema del Ministerio de la Industria Ligera y a terceros, en ambas monedas. • Vender de forma mayorista materiales de desperdicios y ociosos, en ambas monedas. • Prestar servicios de maquinado y carpintería a las entidades del sistema del Ministerio de la Industria Ligera y a terceros, en ambas monedas, aprovechando las capacidades disponibles y sin realizar nuevas inversiones. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 24 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara • Comercializar de forma mayorista y en ambas monedas, los artículos gráficos producidos por otras entidades de la Unión Integración Poligráfica. Misión: Satisfacer las expectativas de nuestros clientes en la impresión de toda la prensa del territorio central de Cuba, así como producir y comercializar libros de altas tiradas y otros servicios gráficos para todo el país con altos niveles de competitividad. Visión: Ser la empresa líder del mercado gráfico del centro del país, altamente competitiva por la calidad de los productos y la excelencia en el servicio al cliente, con un crecimiento sostenido por la introducción sistemática de los resultados de la Ciencia y la Innovación Tecnológica. Perfeccionamiento Empresarial Mediante el Acuerdo No. 5903 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministro, de fecha 20 de agosto del 2002, quedó aprobado el Perfeccionamiento Empresarial para la Empresa Gráfica de Villa Clara, condición que se mantiene en la actualidad Certificación de Estados Financieros La empresa posee certificado sus Estados Financieros en los últimos 5 años, por la entidad de Auditores y Consultores Independientes Audita S.A. Adscripta a la Corporación Cimex S.A. Estructura La empresa posee como estructura (Anexo 1), una dirección general, 3 direcciones específicas, un grupo de seguridad y protección y tres unidades empresariales de base (UEB): • UEB Planta de Impresión Plana. • UEB Planta de Impresión Rotativa. • UEB Administrativa. Principales funciones en el Proceso Contable-Financiero a) Organizar, dirigir y controlar la actividad contable-financiera. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 25 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara b) Dirigir, coordinar y controlar el proceso de elaboración del plan anual y los presupuestos (gastos e ingresos) de la empresa y sus unidades empresariales de base. Controlar el cumplimiento del plan en cada sección de conjunto con las áreas y las unidades empresariales de la empresa. c) Dirigir y ejecutar la gestión de cobros y pagos realizando análisis de los proveedores y clientes. d) Emitir y controlar los cheques y efectos correspondientes, así como las conciliaciones bancarias. e) Registrar y controlar los inventarios de medios de rotación y de activos fijos tangibles e intangibles. f) Confeccionar y contabilizar las nóminas, así como efectúa las retenciones que procedan de los trabajadores. g) Ordenar y efectuar los pagos al presupuesto del Estado por conceptos de impuestos, aportes y contribuciones de acuerdo a la legislación vigente. h) Elaborar los registros contables de las empresas y emitir los estados financieros. i) Analizar la disponibilidad financiera de la empresa y las razones. j) Confeccionar y controlar los modelos estadísticos. k) Realizar control, asesoramiento y supervisión a las unidades empresariales de base. l) Proponer la composición y organización de las comisiones de autocontrol interno de la empresa en estrecha coordinación con la organización sindical de la empresa. Funciones de la Dirección Contable Financiera a) Organizar, dirigir y controlar la actividad contable-financiera. b) Dirigir, coordinar y controlar el proceso de elaboración del plan anual y los presupuestos (gastos e ingresos) de la empresa y sus unidades empresariales de base. Controlar el cumplimiento del plan en cada sección de conjunto con las áreas y las unidades empresariales de la empresa. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 26 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara c) Dirigir y ejecutar la gestión de cobros y pagos realizando análisis de los proveedores y clientes. d) Emitir y controlar los cheques y efectos correspondientes, así como las conciliaciones bancarias. e) Registrar y controlar los inventarios de medios de rotación y de activos fijos tangibles e intangibles. f) Confeccionar y contabilizar las nóminas, así como efectúa las retenciones que procedan de los trabajadores. g) Ordenar y efectuar los pagos al presupuesto del Estado por conceptos de impuestos, aportes y contribuciones de acuerdo a la legislación vigente. h) Elaborar los registros contables de las empresas y emitir los estados financieros. i) Analizar la disponibilidad financiera de la empresa y las razones. j) Confeccionar y controlar los modelos estadísticos. k) Realizar control, asesoramiento y supervisión a las unidades empresariales de base. l) Proponer la composición y organización de las comisiones de autocontrol interno de la empresa en estrecha coordinación con la organización sindical de la empresa. Las funciones y facultades del resto de las direcciones, están definidas en el (Anexo 2). Funciones de las Unidades Empresariales de Base (UEB) UEB Planta de Impresión Plana 1. Responder por el cumplimiento de los objetivos de trabajo enmarcados en el Plan de Negocios. 2. Responder por los recursos asignados a su área. 3. Dirigir la política de atención al cliente. 4. Garantizar la actividad de precios, facturación y cobros, la cual está enmarcada dentro del grupo de atención al cliente. 5. Responder por la actividad del almacén de producción terminada. 6. Garantizar y responder por la calidad de los productos que se producen, así como por su constante mejoramiento. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 27 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara 7. Organizar y controlar el sistema de disciplina interna, y aplicar la política de estimulación y sanciones. 8. Garantizar y responder por el cumplimiento de las medidas de protección física aplicables a su área. 9. Responder por la actividad de abastecimiento material de los productos relacionados con sus productos. 10.Responder por la actividad de mantenimiento. UEB Planta de Impresión Rotativa. 1. Responder por el cumplimiento de los objetivos de trabajo enmarcados en el Plan de Negocios. 2. Responder por los recursos asignados a su área. 3. Dirigir la actividad relacionada con la impresión de la prensa nacional y provincial para la región central del país. 4. Responder por la actividad de mantenimiento. 5. Responder por la actividad de abastecimiento material de los productos relacionados con su actividad. 6. Establecer las estrategias que considere oportunas para garantizar el cumplimiento de los objetivos de trabajo. 7. Organizar la eficiencia de la planta a partir de la productividad del trabajo y la disminución de los costos de producción. 8. Garantizar y responder por la calidad de los productos que se producen, así como por su constante mejoramiento. 9. Organizar y controlar el sistema de disciplina interna y aplicar la política de estimulación salarial y sanciones. 10. Garantizar y responder por el cumplimiento de las medidas de protección física aplicables a su área. UEB Administrativa. 1. Responder por el cumplimiento de los objetivos enmarcados en el Plan de Negocios. 2. Garantizar los servicios de alimentación a todos los trabajadores, con especial énfasis en los horarios nocturnos. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 28 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara 3. Garantizar los servicios de limpieza a todas las áreas. 4. Controlar el funcionamiento de la brigada de transporte y prestar servicio de reparaciones menores a las Unidades Empresariales de Base que forman la Empresa. 5. Controlar la actividad del almacén central, así como la custodia de las reservas movilizativas y estatales. 6. Regular la actividad de mantenimiento constructivo a través de la brigada encargada de esta actividad y prestar servicios a las Unidades Empresariales de Base. 7. Controlar el cumplimiento de las disposiciones vigentes de protección física y las actividades de la defensa. La empresa posee un total de trabajadores de 263, de ellos: 12 dirigentes, 53 técnicos, 2 administrativos, 177 operarios y 19 de servicios. La entidad posee un departamento jurídico que controla todas las resoluciones que componen el marco legal de la empresa, la representa ante litigios, y dicta la legislación interna a emitir por la dirección general, estableciendo las actas de responsabilidad sobre los recursos asignados, principales contratos y obligaciones con terceros, medidas disciplinarias, aplicación de responsabilidades administrativas, etc. Identificación de Actividades En el análisis efectuado al Proceso de Gestión Contable-Financiera se identificaron las siguientes Actividades o Subprocesos: 1) Efectico en Caja y Banco 2) Cobros y Pagos 3) Inventarios 4) Activos Fijos 5) Inversiones 6) Nóminas 7) Costos CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 29 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara Se pudo constatar que las actividades o subprocesos relacionadas desde el numeral (1) hasta el numeral (6) no poseen procedimientos contables, ni de control interno establecidos para la empresa, por lo que es una práctica común realizar empíricamente o tomando como referencia normativas dispersas el registro contable y los controles asociados. Se pudo determinar además que en la entidad consta un Manual de Costos, realizado por la Consultora Conas S.A, por lo que se excluye esta actividad o subproceso en la redacción de los procedimientos. Una vez identificadas las necesidades en cuanto a legislación interna de la empresa, el siguiente paso va dirigido a consultar la legislación externa en busca de esas necesidades. Las fuentes fundamentales consultadas, que regulan y establecen las normas para el registro contable y el Control Interno son: Fuentes Externas • Resoluciones emitidas por el Ministerio de Finanzas y Precios • Resoluciones emitidas por el Ministerio de Economía y Planificación • Resoluciones emitidas por el Banco Central de Cuba • Resoluciones emitidas por el Ministerio de Auditoría y Control Fuentes Internas • Resoluciones emitidas por el Ministerio de la Industria Ligera • Resoluciones emitidas por la Unión Poligráfica Diagrama de Partes Interesadas Nombre: Partes Interesadas Ministerio Industria Ligera Unión Poligráfica Sistema Bancario Onat-Administración Tributaria Dirección de Finanzas Precios Dirección Planificación Dirección de Estadísticas Inre-Reserva Estatal Cliente Proveedor Empleados Sociedad Fuente: La autora CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 30 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara Principales características del Sistema Contable-Financiero El sistema contable automatizado ASSETS NS “Sistema de Gestión Integral”, es un sistema integral modular concebido para el control de la actividad económica empresarial. Permite realizar, controlar y contabilizar todas las transacciones relacionadas con el proceso de compra – venta de productos y servicios, los cobros, pagos y anticipos asociados a los mismos, recursos humanos y nóminas, los activos fijos y útiles y herramientas de su entidad. Es un sistema que facilita el uso de la parametrización para adaptarse a las exigencias de cada cliente en particular, en la emisión de varios reportes que tendrán la forma y el contenido que el usuario les defina. Posibilita el control del inventario perpetuo de múltiples almacenes y la generación automática de comprobantes de operaciones, ofrece un control estricto de las existencias, reservas y disponibilidad de productos, así como de las cuentas por cobrar y pagar debidas a la facturación y recepción de productos. Asimismo, permite la obtención de los Estados Financieros, su parametrización, según el contenido y formato que se desee, realiza conciliaciones bancarias y consulta los saldos de sus cuentas, mayor y submayor de las cuentas contables, prorrateo de gastos indirectos, etc. Dispone, además, de una amplia gama de análisis y consultas, plan del presupuesto y su ejecución, así como otros elementos que le permitirán no sólo conocer exactamente la situación actual de su empresa, sino proyectar el rumbo que deberá tomar la misma en el futuro y tomar decisiones para orientarla en un sentido positivo. Las auditorías contables le facilitan al usuario la posibilidad de localizar posibles errores de compatibilidad de sus datos, así como eliminar estas incorrecciones, garantizando la fidelidad de su información teniendo ésta depurada antes de efectuar un determinado cierre periódico en cualquier módulo. ASSETS NS Sistema de Gestión Integral, es un sistema flexible, amigable, con ayuda en línea, posee pantallas de entradas de datos con opciones fáciles de interpretar y ejecutar. El sistema ha sido ideado para facilitar el procesamiento rápido de la información, mostrando los resultados por pantalla e imprimiendo las páginas CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 31 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara que el usuario decida. Su arquitectura "Cliente-Servidor" fue seleccionada para su diseño por la robustez, flexibilidad, seguridad y la rapidez de esta tecnología por la ejecución de varias tareas simultáneamente, así como poder atender un elevado número de usuarios a la vez, empleando el tiempo libre del servidor en ejecutar otras tareas automáticamente, como por ejemplo, hacer copias de seguridad de sus datos. Desde el punto de vista de hardware, requiere ser instalado en un servidor de bases de datos, normalmente ubicado en una red de computadoras, el cual emplea los recursos del servidor en atender, simultáneamente, las solicitudes de un elevado número de clientes, brindándoles la información solicitada en un tiempo mínimo y garantizando la integridad máxima de sus datos. Proporciona opciones de seguridad que le permiten definir para cada usuario del sistema las opciones a las que puede acceder y si el acceso le facilita sólo ver dicha información o si también le posibilita modificarla. Como ASSETS NS Sistema de Gestión Integral es un sistema modular, usted tendrá la opción de instalar sólo los módulos que desee. Los datos estarán almacenados en el servidor de base de datos y disponibles para aquellas aplicaciones que accedan al servidor desde las estaciones de trabajo clientes. En el futuro usted podrá adquirir nuevos módulos si sus requerimientos cambian y si así lo desea. Si su entidad tiene una estructura organizativa a varios niveles, ASSETS NS Sistema de Gestión Integral le facilita intercambiar información entre ellas con el fin de consolidar los datos, obtener los resultados contables y sus Estados Financieros a distintos niveles. El sistema comprende las actividades siguientes: • Compras • Ventas • Devoluciones • Control de Inventario • Cobros y Pagos, Anticipos • Activos Fijos • Útiles y Herramientas • Recursos Humanos y Nóminas CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 32 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara • ContabilidadIDH_contabilidad • Auditorías Contables • Comunicaciones 2.3-Resultados del diagnóstico. Principales Fortalezas del Proceso Contable Financiero. Automatización del Proceso Contable. Esta descentralizada y actualizada la contabilidad. Establecimiento de responsabilidades administrativas sobre los medios asignados. La estructura contable de la Empresa, es lo bastante flexible para absorber cambios en los niveles de actividad. Se realizan revisiones sistemáticas de la información contable que se procesa por cada unas de las UEB. Se prepara periódicamente la información contable-financiera para las partes interesadas (Internas y Externas). Se procesa, registra y controla toda la documentación primaria de los diferentes subsistemas contables. Se elaboran y firman contratos por cada una de los servicios que se realizan. La empresa posee su Contabilidad Certificada. Está bien definida la estructura, funciones y facultades de la empresa. Existe un manual de costos, elaborado por la Consultora Conas S.A. Principales Debilidades del Proceso Contable Financiero Se realiza el registro contable empíricamente o por normativas generales no ajustadas a las características especificas de la empresa. Se desconocen disposiciones relacionadas con el control interno. No están bien definidas las funciones de cada especialista contable. No existen procedimientos generales y específicos. No existe un Manual Contable y de Control Interno 2.4-Acciones a Realizar Los resultados del diagnóstico permiten comprobar la necesidad real que posee la empresa de redactar sus procedimientos y establecer un Manual Contable, CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 33 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara que permita establecer un marco común para el registro contable y el control interno, no obstante se necesitan tener en cuenta algunos aspectos en su confección. Como elaborar los procedimientos Un buen procedimiento de control y un sistema contable bien establecido constituyen la base para la emisión de estados financieros razonables. Por lo tanto la administración esta en la obligación de garantizar su cumplimiento y de exigir su actualización en la medida que la legislación vigente se actualice. Desarrollo de Procedimientos Las normas de contabilidad y de control interno son el fundamento para la elaboración de procedimientos que garanticen: La descripción de las diferentes actividades que conforman los subsistemas contables y: • La separación de funciones • El establecimiento de responsabilidades • El flujo de información • Uso adecuado de modelos y registros • Emisión de Estados Financieros Específicamente, los controles deben asegurar que: • Se controle el efectivo en caja con la seguridad adecuada • Se depositen en el término establecido los ingresos a Banco • Se controlen los inventarios con la seguridad adecuada • Se realicen los movimientos de inventarios garantizando la responsabilidad sobre los mismos • Se controles los activos fijos con la seguridad adecuada CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 34 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara • Se realicen los movimientos de activos fijos garantizando la responsabilidad sobre los mismos • Se revisen y concilien las existencias de efectivo, inventarios y activos fijos periódicamente. • Se cobren en término las deudas de los clientes • Se realicen adecuadamente los pagos a proveedores, empleados y al fisco • Se registren por clientes y proveedores sus deudas y obligaciones • Las transacciones de todas las cuentas se registren correctamente, emitiendo estados financieros oportunos y veraces Las responsabilidades deben dividirse entre varias personas de tal forma que un solo individuo no pueda controlar todas las fases de una transacción. • La responsabilidad de controlar el efectivo en caja y la que registra las transacciones contables de tesorería no puede recaer en una misma persona. • La responsabilidad de solicitar, aprobar y efectuar pagos no debe recaer en una misma persona. • Los registros financieros deben revisarse periódicamente por otra persona que no sea la que normalmente registra las transacciones en libros. • La persona a cargo del control de inventario, equipos, mercancías y activos fijos no debe tener responsabilidad en la compra y adquisición y registro de los mismos. • La persona que distribuye los pagos de nómina, ya sea en efectivo o con cheque, no debe ser la misma que hace los cálculos y la preparación correspondiente. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 35 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara Encabezado de los procedimientos SUSTITUYE FICHERO:1 VIGENTE FICHERO:3 TOMO CAP. SEC. NOR. HOJA TOMO CAP . Figura 2: Encabezado de los procedimientos Fuente: La Autora Descripción del encabezado: 1) Número del fichero que sustituye el vigente 2) Nombre de la empresa y del manual 3) Número del fichero vigente 4) Número del tomo que sustituye el vigente 5) Número del capítulo que sustituye el vigente 6) Número de la sección que sustituye la vigente 7) Número de la normativa que sustituye la vigente 8) Número de hojas que sustituyen la vigente 9) Número del tomo vigente 10) Número del capítulo vigente 11) Número de la sección vigente 12) Número de la normativa vigente 13) Número de hojas vigente 14) Fecha del fichero que sustituye el vigente 15) Fecha del fichero vigente 16) Nombre del Tomo vigente 17) Nombre del capítulo vigente SEC . NOR. HOJA 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 EMPRESA GRÁFICA DE VILLA CLARA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES. De fecha:14 2 De fecha:15 TOMO: 16 CAPITULO : 17 SECCIÓN: 18 NORMATIVA: 19 CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 36 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara 18) Nombre de la sección vigente 19) Nombre de la normativa vigente Desarrollo del Manual Teniendo en cuenta lo normado en la Resolución 54/05 del Ministerio de Finanzas y Precios en su apartado tercero, el Manual de Contabilidad estará conformado por: De la Contabilidad General: a) Organización del registro contable, subdivisiones para el registro de la información primaria (área, departamento, divisiones, entre otros). b) Principales características de explotación del Sistema Contable- Financiero, soportado sobre tecnología de la información, si procede. c) Detalle del Sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo, bien sean: informatizadas, manual, parcialmente informatizado, centralizado o descentralizado e integrado o no. (Manual de Usuario). d) El Nomenclador de Cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico, que deben utilizarse en la entidad, de acuerdo con las actividades que desarrolla y el modo de procesamiento de la información. e) Definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis, en especial de las de utilización específica, establecidas atendiendo a las particularidades y actividades de la entidad, así como las aclaraciones que procedan en las de uso general. f) Diseño de los Estados Financieros de la entidad. g) Procedimientos a aplicar en cada subsistema contable, basados en las regulaciones emitidas por los órganos estatales, los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección. Estos procedimientos pueden contener ejemplos ilustrativos del registro contable del hecho económico. h) Diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la entidad y las instrucciones para su confección. CARACTERIZACIÓN Y DIAGNÓSTICO Página | 37 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara • De uso común, que establezcan relaciones con terceros, así como los que soporten las operaciones de carácter interno; • De uso específico, de acuerdo a las particularidades de las actividades que desarrollan. 2.5-Conclusiones Parciales Se hace necesario elaborar los procedimientos generales y específicos, mediante los cuales se pueda: .Profundizar en aspectos señalados en acciones de control recibidas en la empresa durante el año 2008. Definir aspectos que no estaban incluidos en las funciones de diferentes áreas de trabajo. Agrupar materias contables que se encontraban dispersas en diferentes resoluciones emitidas por varias instituciones reguladoras. Definir las normas especificas de control interno para casa subproceso identificado. Una vez elaborados los procedimientos, se hace necesaria la conformación del Manual de Contabilidad, ajustado a la legislación vigente sobre Contabilidad y Control Interno. CAPÍTULO III CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN CAPITULO III. Conformación del Manual y su Digitalización 3.1-Introducción Según se define en el Marco Teórico Referencial de la presente investigación los Procedimientos Específicos: son aquellos que no se pueden asociar directamente a un solo subsistema contable, pero que por sus características e importancia para el control interno se necesitan detallar. Se relacionan a continuación los Procedimientos Específicos realizados: Fichero N22701: Cobro a Trabajadores Módulo de Uniforme Fichero N22702: Registro de Operaciones por Desastres Naturales Fichero N22703: Utilización del Fondo de la ANIR Fichero N22704: Registro de facturas no recibidas los últimos días del mes Fichero N22705: Aplicación de la Responsabilidad Material Fichero N22706: Procedimiento para Efectuar Ajustes de Valores Fichero N22707: Operaciones relacionadas con el Comedor Obrero Fichero N22708 Reparaciones efectuadas en el Taller Automotor Fichero N22709: Registro de las Reparaciones Generales Fichero N22710: Depósitos en Garantía Fichero N22711: Cierre en estado Excepcional o Estado de Guerra Fichero N22712: Cese de Funciones de Directivos y Funcionarios Fichero N22713: Control del Combustible (Los mencionados Procedimientos Específicos se incluyen en el Tomo II del Manual y se muestran directamente en el Sitio Web ) Procedimientos Generales Procedimientos de Caja y Banco (Asientos Contables-Anexo 5) Fichero N22101: Control de los Fondos Fijos y los Pagos Menores La responsabilidad de la custodia del Fondo para pagos menores, y del Fondo para Cambio, será únicamente de la persona designada para esta función, la que será responsable de la realización de las operaciones en efectivo, previamente autorizadas y entre los límites establecidos. Página | 38 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN El Director de la entidad será el encargado de autorizar las operaciones de ampliación o cancelación de los fondos utilizados en la entidad, previo estudio que justifique las operaciones antes mencionadas, presentados por el departamento de finanzas. Las operaciones del fondo para pagos menores se ajustaran a lo establecido por la legislación y en ningún caso podrá utilizarse los ingresos en efectivo de la entidad para efectuar pagos de ningún tipo. El cajero designado está obligado a garantizar en todo momento, que la suma del efectivo a su cuidado más los documentos emitidos, sea igual a la ascendencia del fondo autorizado y registrado en libros. El cajero mostrará a su inmediato superior y demás funcionarios autorizados, de solicitarlo éstos, la situación del fondo que opera. Los pagos que se realicen mediante los fondos fijos estarán debidamente autorizados por el o los funcionarios de la entidad a que se le haya otorgado por escrito esa función. El cajero tendrá copia de dicha autorización la que utilizará como control de firmas. Los pagos se realizarán mediante el modelo Vale para Pagos Menores, al que se le adjuntarán los comprobantes del pago. Con relación a este modelo, se cumplirá lo siguiente: • Que esté llenado en máquina de escribir, bolígrafo o lápiz tinta, sin enmiendas o tachaduras. • Que todos los espacios estén debidamente llenados. • Que esté foliado en forma consecutiva. • Que tenga adjunto el justificante correspondiente. • Que el justificante sea cancelado con el cuño “PAGADO” y la fecha. Que el pago esté autorizado mediante la firma de una de las personas facultada para ello, lo que se comprobará contra el control de firmas que ha de obrar en Página | 39 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN poder del cajero o custodio. En el caso en que el vale carezca de justificante por corresponder a alquiler de autos o alguna compra menor o servicio que el proveedor no suministre comprobante justificativo, en el referido vale se detallará la operación realizada y si constituye alguna compra, se hará referencia a lo adquirido, así como el establecimiento en que se efectuó la compra. Esta operación se realizara solo en casos excepcionales, ya que como practica siempre se agotaran los esfuerzos para lograr el documento que justifica esta operación. Cuando el pago esté amparado en un justificante que sea una factura o vale de venta, no será necesario describir los productos, sino, el número del vale o factura y el establecimiento. El reembolso del Fondo fijo para pagos menores, se efectuará cada vez que se haya consumido las dos terceras partes del efectivo autorizado e indefectiblemente el último día de cada mes, independientemente de que se haga o no el trámite bancarios del reintegro del efectivo, a fin de que los gastos queden registrados en el período al que corresponden. A tales efectos se confeccionará el modelo Reembolso del Fondo, en el que se detallarán los documentos que respaldan la operación en numeración consecutiva de forma ascendente. El registro contable de los gastos reembolsados se hará en el área de contabilidad, momento en el cual se estampará el cuño de “PAGADO” en los vales para pagos menores y en sus justificantes. Cuando sea necesaria la adquisición de productos o servicios y la persona que va a realizar la compra requiera que se le entregue el efectivo previamente, se utilizara un vale provisional, el cual tendrá un consecutivo diferente al utilizado en los Vales para pagos Menores. A los efectos del cuadre del fondo al cierre del mes el vale provisional se considerara efectivo para el cuadre de la cuenta. Los documentos justificativos de las operaciones del fondo se liquidarán a lo sumo en un término de tres días hábiles después de entregado el efectivo. Se podrá efectuar pagos a privados Página | 40 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN por compras de bienes y servicios, entendiéndose por Privados los siguientes: Trabajadores por cuenta propia, representantes de los agricultores pequeños, así como agricultores individuales y la población en general, cuando en su carácter de personas naturales realicen operaciones mercantiles o de prestación de servicios a la entidad y que conste su inscripción fiscal como trabajadores por cuenta propia. Los medios de pago que se podrán utilizar en las transacciones de pagos a privados son efectivo y cheque. Los cheques incluirán al menos los siguientes datos: • Banco, sucursal y número de la cuenta bancaria del deudor • Nombre completo del beneficiario • Numero del carnet de identidad del beneficiario • Concepto del pago • Importe de la operación • Numero de inscripción como trabajador por cuenta propia. En los Vales para Pagos Menores, se consignará como mínimo: • Nombre completo del beneficiario • Numero del carnet de identidad del beneficiario • Concepto del pago • Importe de la operación • Numero de inscripción como trabajador por cuenta propia. Queda prohibido hacer pagos globales que incluyan a más de una persona, fraccionar los mismos y designar beneficiario a intermediarios. Los pagos se harán directamente al vendedor del bien o al ejecutor del servicio prestado. Los pagos a privados no podrán exceder de 100,00 ( CUP) y en todos los casos serán autorizados por el director de la entidad, solo se podrá exceder este limite en aquellos casos recogidos en los anexos 1 y 2 de Instrucción 1/08 del Banco Central de Cuba Página | 41 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN El Fondo fijo para cambio, no podrá ser utilizado para realizar pagos y estará disponible al inicio de las operaciones de cada día en billetes de baja denominación y en moneda fraccionaria. El Fondo fijo para cambio será asignado por escrito a cada una de las personas encargadas de realizar operaciones relacionadas con el objeto por el cual fue creado, con el fin de que éstas dispongan del efectivo para los vueltos. El importe del Fondo fijo para Cambio, estará en poder de las áreas que operan el mismo estando estas obligadas a observar las medidas seguridad y custodia del efectivo contenidas en este manual. Los pagos en efectivo efectuados en la entidad a partir del fondo para pagos menores en ningún caso podrán ser superiores a 500,00 pesos, según lo dispuesto en la Resolución 324/94 del Banco Nacional de Cuba (Los Fichero N22102 al 22107 se incluyen en el Sitio Web del Manual) Procedimientos de Cobros y Pagos Fichero N22151: Cobros y Pagos (Asientos Contables-Anexo 6) Contratación Cuando sea aconsejable una mayor estabilidad del vínculo contractual por la naturaleza de la prestación, se pueden otorgar contratos cuya duración exceda del ejercicio anual de la planificación, los que son modificados o concretados mediante suplemento, en relación con aquellas cuestiones del mismo que sufren variaciones o requieren ulterior precisión durante el tiempo de su vigencia. Los contratos se redactarán de forma tal que aparezcan claramente formuladas las prestaciones que lo conforman y los requisitos que deben reunir éstas para su cumplimiento, entendiendo por ello, la descripción completa de los productos o servicios específicos contratados, sus cantidades, unidades de medidas, precios y tarifas conforme a las disposiciones legales vigentes, valor total, entre otros. Dichas prestaciones tienen que estar en correspondencia con el objeto social, empresarial o finalidad económica del sujeto que las presta. Página | 42 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN La entidad, sus clientes y proveedores deben acordar los plazos para el cumplimiento total o parcial de sus respectivas obligaciones. En tal sentido, pueden convenir expresamente plazos, transcurridos los cuales cesa la obligación de aceptar la prestación contratada, sin perjuicio de la responsabilidad que se derive del incumplimiento. En el contrato deben pactarse, las formas y procedimientos por los que las partes pueden negociar y solucionar amigablemente sus controversias antes de llegar a formular una reclamación judicial, incluyendo penalidades, debiéndose agotar todas las posibilidades de arribar a acuerdo llegado el momento. No obstante, de iniciarse procedimientos judiciales, las partes deben asegurarse estar debidamente representadas y actuar de forma diligente, conforme con la ley. La Dirección General y la Dirección Comercial de la Empresa definirán cuales han de ser los contratos a firmar que garanticen el plan de Negocios. Todos los contratos los firmara el Director General. Cada personal designado o responsabilizado para controlar y ejecutar la concertación de los distintos Contratos Económicos responderá de su necesaria Calidad y que los mismos recojan en sus distintas obligaciones aspectos que no resulten omisos o desfavorables a la entidad. A esos efectos antes de procede a firmar los contratos se esta en la obligación de someterlos a la consideración y análisis del Comité de Contratación. En el acto de otorgamiento del Contrato tienen que ser exigidos a la otra parte los documentos siguientes: Documento que acredite la representación con que se comparece a firmar el Contrato. Certificación de Solvencia Bancaria. Licencia Bancaria. En caso de tratarse de una Inversión el documento que aprueba la Inversión. Resolución de creación de la Empresa. Cobros Página | 43 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN El control del consecutivo de las Facturas y Órdenes de Compra a emitir por el departamento comercial se comprobará por el personal del departamento contable, conciliando mensualmente entre ambos departamentos el uso correcto del consecutivo. Las Facturas y Órdenes de Compra canceladas por cualquier motivo se conservaran, para no alterar el consecutivo de las mismas, explicado al detalle el motivo de la cancelación, en el cual constará la firma de aprobación de la administración. Es necesario que exista siempre separación de funciones entre: El almacenero que efectúe la entrega de productos o mercancías. El comercial que realiza la facturación y la gestión de cobro. El especialista contable que registra los cobros y sus pagos. Las cuentas por cobrar se registrarán por detalle de factura, cliente, tipo de moneda, cuenta y subcuenta en submayores diariamente, los cuales se actualizarán con las facturas recibidas y en la medida que se reciban los cobros. Con toda esta documentación se conformaran los expedientes por clientes, en los cuales se clasificarán independientemente las facturas cobradas (cuño de cobrado, fecha y referencia del cobro) de las facturas pendientes por cobrar. Las cuentas por cobrar se analizarán mensualmente al detalle de clientes, facturas, tipo de moneda, y por Edades, y en los casos de existir facturas envejecidas el departamento comercial gestionará el cobro de las mismas mediante acta de conciliación que conservará firmada por las partes. Los cobros anticipados que se registren por la prestación de servicios o productos pendientes de realizar o entregar, se contabilizarán por el detalle de las prefacturas emitidas y firmadas por las partes, por cliente, tipo de moneda, cuenta y subcuenta. Procediendo a analizar las mismas mensualmente y en los casos que se compruebe que el servicio o producto ya no proceden, se devolverá al cliente el importe total según el tipo de moneda. Las cuentas por cobrar a trabajadores por los diferentes conceptos se analizarán por trabajador, comprobando que mensualmente se paguen las mensualidades Página | 44 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN previamente acordadas y que en el caso de causar baja de la empresa se pague el resto de la deuda pendiente o se establezca convenio de pago legalizado. Las Letras de Cambio se contabilizan en Efectos por Cobrar a Corto Plazo o Largo Plazo, según el vencimiento de las mismas. Las que se registran por detalle de letras, clientes, tipo de moneda, cuenta y subcuenta. Verificando mensualmente el vencimiento de las mismas. Los Efectos y Cuentas por Cobrar que estén en proceso de reclamación se contabilizaran por facturas, cliente, y tipo de moneda como: Efectos y Cuentas por Cobrar en Litigio (346 y 347 respectivamente) Los Efectos y Cuentas por Cobrar que estén en proceso judicial se contabilizaran por facturas, cliente, y tipo de moneda como: Efectos y Cuentas por Cobrar en Proceso Judicial (348 y 349 respectivamente) Provisión Para Cuentas Incobrables Anualmente se crea y mantiene una Provisión para Cuentas Incobrables en moneda nacional, siempre y cuando se registren utilidades en sus resultados económico-financieros. Para la formación de la Provisión, se utiliza el método siguiente: Importe de las cuentas incobrables en pesos cubanos de tres (3) ejercicios económicos inmediatamente anteriores al ejercicio económico en que se crea la Provisión, dividido entre el Saldo de Cuentas por Cobrar en moneda nacional de esos mismos tres (3) ejercicios económicos. El índice que resulte de la división anterior lo aplica al saldo de las Cuentas por Cobrar en pesos cubanos vencidas con que finaliza el ejercicio económico inmediato anterior a aquel para el cual se crea la Provisión. El gasto incurrido para la formación o incremento de la Provisión se considera un gasto financiero, deducible para el cálculo del Impuesto sobre Utilidades, hasta el importe que resulte de aplicar el índice antes calculado, siempre que dicho índice sea inferior o igual a 0.1. En el caso de que no se hayan tenido gastos por cuentas incobrables de años anteriores, no se forman esta Provisión hasta que se dispongan de la estadística Página | 45 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN suficiente. En estos casos la entidad cancelará directamente sus cuentas incobrables debitando sus Gastos Financieros (836 y 837) • Se Garantizará que la Provisión quede ajustada al cierre de cada ejercicio económico. Considerando los incrementos de la Provisión como gastos financieros y las disminuciones, distintas de su uso, como ingresos financieros del período. • Se Garantizará que la base de cálculo de la Provisión, su uso y ajuste quedan reflejados en las notas o memorias a los estados financieros de la entidad. • Se realizará la cancelación de las cuentas por cobrar vencidas, declaradas incobrables durante el ejercicio económico en marcha debitando la Provisión creada, asegurando que las cancelaciones estén debidamente expedientadas y su cancelación aprobada por lo niveles correspondientes según los montos existentes. Cálculo y ajuste de la provisión para cuentas incobrables Para el año 2008: Concepto 2005 2006 2007 Total Cuentas Incobrables canceladas 200.00 300.00 500.00 1 000.00 Saldo Cuentas por Cobrar (moneda nacional) 10 000.00 12 000.00 8 000.00 30 000.00 Índice 0.03 Saldo Cuentas por Cobrar (moneda nacional) al cierre 2007: 8 000.00 Cálculo de la provisión: 8 000.00 x 0.03 = 240.00 (importe de la provisión a crear en el 2008) Ajuste de la provisión para el año 2009 (Caso de Defecto): Se supone que se cancelaron 50.00 durante el 2008 contra la provisión creada. Concepto 2006 2007 2008 Total Página | 46 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN Cuentas Incobrables canceladas 300.00 500.00 50.00 850.00 Saldo Cuentas por Cobrar (moneda nacional) 12 000.00 8 000.00 12 000.00 32 000.00 Índice 0.027 Saldo Cuentas por Cobrar (moneda nacional) al cierre 2008: 12 000.00 Calculo de la provisión: 12 000.00 x 0.027 = 324.00 (importe de la provisión para el 2009) Análisis de la Provisión al cierre del 2008 (Caso de Defecto): Saldo de la Provisión al inicio 2008: 240.00 Cancelaciones 50.00 Saldo 190.00 Importe de la Provisión para 2009 324.00 Defecto de la Provisión (Importe a incrementar la Provisión) 134.00 Ajuste de la provisión para el año 2009 (Caso de Exceso): Se supone que se cancelaron 50.00 durante el 2008 contra la provisión creada. Concepto 2006 2007 2008 Total Cuentas Incobrables canceladas 300.00 500.00 50.00 850.00 Saldo Cuentas por Cobrar (moneda nacional) 12 000.00 8 000.00 5 000.00 25 000.00 Índice 0.034 Saldo Cuentas por Cobrar (moneda nacional) al cierre 2008: 5 000.00 Calculo de la provisión: 5 000.00 x 0.034 = 170.00 (importe de la provisión para 2009) Análisis de la Provisión al cierre del 2008 (Caso de Defecto): Saldo de la Provisión al inicio 2008: 240.00 Página | 47 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN Cancelaciones 50.00 Saldo 190.00 Importe de la Provisión para 2009 170.00 Exceso de la Provisión (Importe a liberar de la Provisión) 20.00 Pagos Todos los pagos en (cuc) antes de ejecutarse, se aprobarán por el comité de divisas de la empresa conformado a tales efectos, el cual analizará las solicitudes entregadas por el departamento de contabilidad, según Instrucción 1/07 del Banco Central de Cuba. Las cuentas por pagar y anticipos se registrarán por detalle de informe de recepción amparado por la factura y la recepción a ciegas, por proveedor, tipo de moneda, cuenta y subcuenta, en submayores diariamente, los cuales se actualizarán con las recepciones recibidas y en la medida que se tramiten los pagos. Con toda esta documentación se conformarán los expedientes por proveedores, en los cuales se clasificarán independientemente las recepciones pagadas (cuño de pagado, fecha y referencia del pago) de las recepciones pendientes por pagar. Es necesario que exista siempre separación de funciones entre: El almacenero que recibe las mercancías y productos. El personal designado para autorizar el pago. El especialista que registra la contabilidad. Los Pagos se analizarán mensualmente por edades, recepciones, proveedores y tipo de moneda y en los casos de existir recepciones envejecidas pendientes de pago, el departamento comercial realizará conciliaciones firmadas por las partes que se archivarán. Los anticipos que se registren por el importe de los pagos efectuados a los proveedores por la recepción futura de los productos o mercancías, se contabilizarán por el detalle de las prefacturas recibidas y firmadas por las partes, por proveedor, tipo de moneda, cuenta y subcuenta. Procediendo a analizar las mismas mensualmente, y de existir saldos Página | 48 Manual de Contabilidad para la Empresa Gráfica de Villa Clara CONFORMACIÓN DEL MANUAL Y SU DIGITALIZACIÓN envejecidos donde se compruebe que el servicio o producto ya no proceden, se reclamará al proveedor el importe pagado según el tipo de moneda. Las Cuentas por Pagar Diversas se analizarán mensualmente. En los casos de que las mismas pertenezcan a Salarios no Reclamados de Trabajadores, los submayores se habilitarán por trabajador, tomando en consideración que de transcurrir 180 días sin ser reclamados, se procederá a realizar los aportes correspondientes al Presupuesto del Estado. Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores por diferentes causas, deben registrase oportunamente en los submayores según la documentación firmada por la partes, para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido. Los Efectos por Pagar se contabilizarán como Efectos por Pagar a Corto o Largo Plazo, según el vencimiento de los mismos. Registrándose por el detalle de las letras, clientes, tipo de moneda, cuenta y subcuenta. Verificando mensualmente el vencimie