Concepción de una arquitectura colaborativa de gestión documental como base para la extracción, transformación y carga de datos residentes en documentos - Luna Pérez, Mareilys (Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas. Facultad de Matemática, Física y Computación. Departamento Ciencias de la Computación, 2013)
Las organizaciones generan una gran cantidad de documentos, en los cuales sostienen muchas de sus operaciones. El gran volumen documental y la diversidad de la información contenida en documentos hacen que estos sean de alto valor estratégico. Gestionar el volumen de información de las organizaciones constituye un reto importante en los días de hoy. El manejo incorrecto de los documentos dada la inexistencia de mecanismos adecuados para su revisión e intercambio, influye en forma negativa en los procesos de toma de decisiones pues se incrementa el margen de error y la desconfianza por parte de los consumidores de la información, al no poder acceder oportunamente a los datos que necesitan, en la mayoría de las veces dispersos en las estaciones de trabajo, o en manos de otros especialistas. Para dar respuesta a las necesidades (1) de manejo de documentos en ambientes colaborativos, y (2) apoyar además los procesos de Toma de Decisiones mediante la integración de la información vital contenida en documentos que viajan de una organización a otra, de forma oportuna, como requisitos fundamentales que justifican la investigación, en el presente trabajo se aborda la concepción, diseño y la implementación de una Arquitectura de Gestión Documental partiendo de la caracterización de las técnicas y herramientas de Gestión Documental, así como de las técnicas y herramientas de Integración de Datos, seleccionando e integrando al Sistema de Gestión Documental Alfresco con Pentaho Data Integration. El estudio e integración de ambas técnicas y herramientas, establecen un marco de referencia práctico para la resolución de problemas similares a los descritos. La solución fue instanciada en el Observatorio de Seguridad Ciudadana (OVS) de la República Bolivariana de Venezuela, dada las necesidades de recepción y revisión del documento de MS Excel “Registro de Cadáveres” desde la Coordinación Nacional de Ciencias Forenses (CNCF), y su procesamiento automatizado, para poder brindar instrumentos de análisis al propio OVS, a otros niveles superiores del Gobierno, e incluso al propio CNCF.

Nowadays, organizations manage a big amount of documents that support many of the operations and processes. The huge volume and the diversity of the managed information on them, increase its strategic value. Manage this documental volume has become an important challenge. The incorrect management of documents, based on the inexistence of mechanisms to review and to exchange, cause negative effects on the decision support processes because it raises the error margin and the distrust of the consumers of the information, who can’t reach the data on time, frequently, distributed on computers and specialists. To solve these requirements of (1) document management on collaborative environments, and (2) support decisions by the integration of the data on documents, transferred between organizations, this work is focused on the conception, design and implementation of an Architecture of Document Management based on the characterization of the techniques and tools of Document Management and Data Integrations, selecting and integrating the Document Management System Alfresco with Pentaho Data Integration. The study and integration of both techniques and tools, establish a practical reference to solve similar problems. The solution was instanced on the Observatory of Public Safety (OVS) of the Bolivarian Venezuelan Republic, based on the needs of review of a MS Excel document called “Cadaver Registry” from the National Forensic Center (CNCF), and the automatic integration requisite, as an instrument of analysis for the OVS, and superiors levels of the Government, included the CNCF.
Keywords: Toma de decisiones; Arquitectura de gestión documental; Gestión documental