Diseño de un sistema de gestión documental para el Departamento Comercial de la Empresa de Acopio y Beneficio de Tabaco de Sancti Spíritus, Cuba

Abstract

La gestión documental es un área de la administración relacionada con las tareas y procesos involucrados en la creación, custodia y tratamiento de la documentación. El Departamento Comercial de la Empresa de Acopio y Beneficio de Tabaco de la provincia de Sancti Spíritus, Cuba; es el encargado de gestionar toda la documentación con carácter económico y financiero de la organización. El departamento carece de un sistema de gestión documental que permita un adecuado tratamiento de los documentos que genera. Se planteó como objetivo del estudio: diseñar un SGD para el departamento comercial en la Empresa de Acopio y Beneficio de Tabaco de Sancti Spíritus. La investigación clasificó como descriptiva con un enfoque mixto predominantemente cuantitativo. Para la obtención de resultados se emplearon métodos en los niveles teórico y empírico. Para el diseño del sistema de gestión documental se empleó la metodología la ISO 15489-2. Se realizó un diagnóstico de la gestión documental, identificándose una gestión documental deficiente. Se diseñó el sistema de gestión documental del departamento y las herramientas funciones, normativas y operativas del sistema. Como principales conclusiones del estudio se obtiene que el Departamento Comercial de la Empresa de Acopio y Beneficio de Tabaco de Sancti Spíritus carece de un adecuado tratamiento de la documentación que generan. Se diseñó un sistema de gestión documental y como principales herramientas del mismo se encuentran: formularios para los documentos, libro registro general de entrada y salida de documentos, tabla de retención documental y cuadro de clasificación del área.